Файл: Жизненный цикл проекта (Теоретические аспекты управления проектным циклом).pdf

1.2. Жизненный цикл проекта как объект управления проектами

Эффективность и успешность деятельности современной организации во многом определяется качеством осуществляемых управленческих мероприятий в сфере руководства проектным циклом. Компетентное управление проектным циклом является показателем правильного направления стратегического развития в соответствии с имеющимися возможностями.

Жизненный цикл проекта является важнейшей составляющей в управлении проектами. Это набор последовательных фаз проекта, количество и состав которых определяется потребностями управления проектом организацией или организациями, участвующими в проекте. От того, насколько эффективно организован процесс управления по всем стадиям жизненного цикла проекта, зависит и судьба проекта.

В течение последних десятилетий сформировалась новая научная дисциплина – управление проектами (projectmanagement) – раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы, средства наиболее эффективного и рационального управления изменениями.

Прежде чем приступить к анализу основных характеристик и наиболее важных составляющих жизненного цикла проекта как основной темы изучения работы, необходимо остановиться на понятии проект, что оно означает, что в себя включает, и что вообще представляет собой проект.

В управлении проектами используется несколько различных концепций понятия «проект», и каждая из них отражает специфику отрасли, которая эту концепцию выдвигает. Наиболее приемлемой и отвечающей самой сути проекта представляется следующая, достаточно универсальная, концепция:

проект – это изменение или реформирование существующей системы, при этом изменение имеет цели, базу ресурсов, временные рамки ожидание конечного результата и требования к нему.

Некоторые специалисты понятие «проект» обозначают как совершенно новый и неповторимый объем работ (процесс и результат), который будет существовать в единственном экземпляре. В неповторимости и возможности существования в единственном экземпляре выражается главная суть понятия «проект». Любая выполненная работа, результаты которой будут только в единственном варианте, может считаться проектом. Например, проведение крупного международного мероприятия считается проектом, так как проводится он всего один раз, по этому плану мероприятия больше проводиться не будут.

Процесс реализации любого проекта протекает во времени и представляет собой ряд следующих друг за другом стадий. Полная их совокупность и составляет жизненный цикл проекта. Нет возможности говорить об универсальном жизненном цикле в силу того, что все проекты различны, и его специфика будет определяться условиями каждого конкретного проекта.

Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями). Фазы ограничены по времени, включают в себя те показатели, которые характеризуют достижение поставленных в них целей. Жизненный цикл проекта включает все фазы от момента инициации до момента сдачи проекта заказчику. управленческий проект строительство

Разделение процесса реализации проекта на фазы, как правило, основывается на выявлении важнейших контрольных точек (вех) проекта. Каждая фаза, в свою очередь, может быть разделена на фазы следующего уровня (подфазы, стадии, этапы). Переход из одной фазы в другую в пределах жизненного цикла проекта обычно подразумевает некую форму технической передачи или сдачи результатов, и часто именно это указывает на переход от фазы к фазе. По результатам каждой фазы может приниматься решение о продолжении или прекращении проекта.

Также жизненный цикл проекта определяют как промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации^[9].

Понятие жизненного цикла проекта – одно из наиболее важных аспектов управления проектами.

В методологии управления проектами понятие жизненного цикла проекта играет довольно большую роль, которая заключается в следующем:

• жизненный цикл влияет на продолжительность проекта, так как определяет его начало и завершение;

• на основе жизненного цикла проекта определяется структура и перечень работ по проекту;

• с помощью жизненного цикла проекта формируются статьи затрат и занятости персонала проекта;

• жизненный цикл помогает детализировать основные этапы, а также установление контроля.

Как уже отмечалось, жизненный цикл проекта является важнейшей составляющей в управлении проектами. От того, насколько эффективно организован процесс управления по всем стадиям жизненного цикла проекта, зависит и судьба проекта.

Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства.

Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.

Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».

Для деловых людей начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.

Важнейшим элементом жизненного цикла проекта являются участники проекта. Участники проекта – этоосновной элемент его структуры, который обеспечивает реализацию замысла проекта.

1. главный участник – этоЗаказчик, т.е. будущий владелец и пользователь результатов проекта. Им может быть физическое или юридическое лицо, а также организации, объединившие свои интересы и капиталы;

2. инвестор – этосторона, вкладывающая денежные средства в проект;

3. проектировщик - разработчик проектно-сметной документации;

4. поставщик -материально-техническое обеспечение проекта;

5.подрядчик – юридическоелицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактами;

6. консультант;

7. руководство проектом – этообычно проект-менеджер, т.е. юридическое лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами по проекту (планирование, контроль и координация работ участников проекта);

8. команда проекта – этоорганизационная структура, возглавляемая проект-менеджером и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей;

9. лицензиар – этоюридическое или физическое лицо, обладатель лицензий и ноу-хау, которые используются в проекте;

Уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта. Эти изменения показаны на рис. 1

Рисунок 1. Типичный пример изменения уровня затрат и численности задействованного персонала в течение жизненного цикла проекта^[10]

Уровень неуверенности и, следовательно, риск недостижения целей наиболее велики в начале проекта. Уверенность в завершении проекта, как правило, увеличивается по ходу выполнения проекта.

Способность участников проекта повлиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта. Это показано на рис. 2. Главная причина этого состоит в том, что стоимость внесения изменений в проект и исправления ошибок в общем случае возрастает по ходу выполнения проекта.

Рисунок 2. Влияние участников в течение проекта^[11]

Окончанием существования проекта может быть:

• ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;
• перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;
• достижение проектом заданных результатов;
• прекращение финансирования проекта;
• начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);
• вывод объектов проекта из эксплуатации.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

Также жизненный цикл проекта называют еще проектным циклом или циклом проекта.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что каждый проект имеет цель и свой жизненный цикл. Жизненный цикл присутствует в каждом из нескольких классов проекта: монопроекты, мультипроекты, мегапроекты. Так же жизненный цикл делиться на 5 фаз: концептуальную, фазу разработки, фазу выполнения, фазу завершения и эксплуатационную фазу.

Глава 2. Анализ жизненного цикла проекта на примере открытия кафе

2.1. Краткая характеристика проекта

Реализовывается традиционный проект в сфере услуг. Название проекта: Кафе «Дотер». Цель проекта – открытие тематического кафе. Задачей проекта является открытие кафе для любителей видеоигр. Целевой аудиторией проекта буду являться люди, которые любят и увлекаются видеоиграми и не только, конкурентами могут являться только другие тематические кафе.

Необходимо выделить промежуточные и конечные результаты проекта.

К промежуточным результатам относятся:

• аренда помещения;
• наём сотрудников;
• отделка (внешняя внутренняя);
• установка мебели.

А конечным результатом является открытие кафе «Дотер». Для реализации проекта необходимо выполнить следующие этапы:

1. Поиск места под аренду.
2. Составление договора аренды.
3. Заключение договора аренды.
4. Поиск инвесторов.
5. Заключение договора с инвестором.
6. Поиск подрядчиков.
7. Заключение договора с подрядчиком.
8. Поиск поставщиков.
9. Заключение договора с поставщиком.
10. Наём строительной бригады.
11. Заключение договоров с бригадой.
12. Закупка материалов.
13. Внешняя отделка помещения.
14. Внутренняя отделка помещения.
15. Закупка мебели.
16. Расстановка мебели.
17. Наём персонала.
18. Заключение договора с персоналом.
19. Выделить средства на рекламу.
20. Наём маркетолога.
21. Заключение договора с маркетологом.
22. Проведение рекламы.
23. Подготовка к открытию кафе.
24. Открытие кафе.

Предъявляются следующие требования к проекту:

• Проект должен быть сдан в срок.
• Продукты должны быть свежие.
• Материалы должны быть не хуже среднего качества.
• Проект не должен превышать рамок бюджета.
• Персонал должен быть высокой квалификации.

Необходимо выделить следующие ограничения проекта:

• бюджет;
• время.

Необходимо выделить следующие критерии успешности проекта:

• Уложится в положенные сроки проекта.
• Уложиться в бюджет проекта.
• Успешно сдать проект заказчику.

Для реализации проекта была выбрана проектная организационная структура (рис. 5).

Рисунок 3. Организационная структура проекта^[12]

Реестр заинтересованных сторон с их краткой характеристикой представлены в таблице ниже (табл. 1).

Таблица 1

Реестр заинтересованных сторон проекта^[13]

2.2. Определение жизненного цикла проекта

Как было сказано в главе 1, жизненный цикл проекта состоит из фаз. Ранее были приведены фазы проекта, в числе которых: прединвестиционная фаза, фаза разработки, фаза реализации, фаза завершения.

1. Прединвестиционная, которая включает в себя:
2. разработка идеи проекта;
3. определение целей;
4. вынесение требований;
5. составление бизнес-плана;
6. поиск инвесторов, подрядчиков и поставщиков.
7. Разработка, которая включает в себя:
8. заключение договора с инвестором;
9. заключение контрактов с основными поставщиками;
10. разработка структуры проекта;
11. определение этапов и сроков выполнения поставленных задач;
12. определение бюджета проекта;
13. назначение руководителя проекта;
14. формирование команды проекта;
15. определение и распределение рисков между участниками проекта;
16. определение сроков и способов поставки материалов;
17. подготовка к реализации.
18. Реализация, которая включает в себя:
19. детализация дальнейших разработок проекта;
20. контроль и регулировка основных показателей проекта;
21. решение возникающих проблем в ходе реализации.
22. Завершение, которая включает в себя:
23. подготовка к открытию кафе;
24. подготовка персонала к открытию кафе;
25. реализация остатка ресурсов;
26. подготовка отчётности для инвесторов.