Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (1 Построение бизнес-процессов «как есть»).pdf

Введение

Целью работы – разработка авторизированной системы документооборота, в конечном итоге позволяющей снизить издержки на данный процесс.

Задачи работы:

1 Описать предметную область

2 Разработать автоматизированную систему документооборота в виде диаграмм IDEF

Предметом работы является разработка системы автоматизации документоооборота в виде диаграмм IDEF.

Объектом работы является система, средствами которой осуществляется разработка системы автоматизации документоооборота.

При решении поставленных задач в процессе работы использовались методы:

• аналитический метод;
• статистический метод;
• графические методы;
• сравнительный метод;
• методы сбора и обработки данных;

Практическая значимость проекта заключается в современности и актуальности используемых технологий, благодаря которым решались поставленные задачи, в оптимизации множества процессов и новизне приводимой информации. Основные положения данного проекта доведены до возможных рекомендаций администрациим пожелавшим вывести свой бизнес в интернет.

При доработке систем автоматизации документооборота на этапах кодирования и тестирования выявляется большое количество ошибок, исправление которых влечет за собой кардинальное изменение всей разрабатываемой системы. Учесть такие ошибки возможно только при моделировании и глубоком, детальном анализе создаваемых проектов. Моделирование позволяет «увидеть» проект в процессе разработки и создать предпосылки для анализа поведения системы в зависимости от начальных условий.

1 Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки.

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Типы документов и их взаимодействие

---

Для любой организации можно выделить три основных потока документов (таблица 1.1):

1) Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

2) Исходящие. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

3) Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Таблица 1.1

Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма документа	Документопоток
	входящей информации	внутренних документов	исходящей информации
Электронные документы	Сообщения электронной почты, факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети, факсы	Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные документы	Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, реклама	Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документы	Письма, договоры и контракты, пресс – релизы

От правильной постановки документооборота в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Документооборот в организациях имеет три основные системы:

1. централизованную;

2. децентрализованную;

3. смешанную.

---

Выбор системы документооборота зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки. При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. документооборот каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно

При смешанной системе документооборота одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно–поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (рисунок 1.3).

Поступление документов на предприятие

Сортирование документов

Регистрация документов

Передача документов руководителю администрации (руководителям структурных подразделений)

Принятие решений руководителем

Направление документов на исполнение

Исполнение документов

Текущее хранение документов

Передача документов в архив

Рисунок 1.3 - Жизненный цикл документа

Цели автоматизации документооборота организации

Безбумажный документооборот предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:

• потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;
• поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации);
• задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);
• фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);
• проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля;
• неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов);
• большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

---

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

• повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности администрации на рынке;
• объединение в единый документооборотенный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
• обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
• снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
• заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов.

• повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;
• унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

Организация документооборота и исполнения документов.

• исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
• исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);
• упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация);
• повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;
• сокращение сроков исполнения и прохождения документов;
• своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

Организация контроля исполнения документов.

• объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);
• оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения).

Организация хранения документов, поисковая система.

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;
• обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
• обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

---

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

История развития информационных систем в управлении документами

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Одним из первых и основных этапов проекта по описанию бизнес-процессов компании является выбор методов и инструментальных средств моделирования.

В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

Структурно-алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты.

К этому блоку относится методология IDEF; инструментом, реализующим данную методологию, является BPWin.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес-процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно-ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безызбыточности построенной модели.

---