Файл: Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть.pdf

Любая хозяйственная и коммерческая фирма (предприятие, организация) ставит перед собой самую важную задачу - умение выжить. Гарантией жизни и процветания фирмы является правильное управление персоналом. Для эффективного управления персоналом необходимо достигать поставленные цели, эффективно использовать мастерство и возможности персонала, измерять приток и сохранять высококвалифицированный и заинтересованный персонал.

Описание и регламентация процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» используется большинством современных аптек. Бывают случаи, когда процессы описываются стихийно, но чаще всего имеется определенный план по разработанной архитектуре бизнес-процессов. В схемах процессов описывается работа сотрудников фирмы, чтобы создать какой-либо результат: документ, материальный продукт. Но процессы по управлению, которые выполняются руководителем, описываются и регламентируются крайне редко и бессистемно!

Улучшение деятельности компании должно касаться структуры управления компанией, эффективности производства и внутреннего контроля. В результате реорганизация может потребовать внедрения новой корпоративной информационной системы.

Однако перед тем как пытаться производить какие-то улучшения, необходимо разобраться в существующих бизнес-процессах [11, 12].

Для совершенствования системы управления руководителю организации рано или поздно придется описывать, анализировать и регламентировать процессы управления.

Целью данной курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть.

Описание предметной области. Постановка задачи

Регламентация (описание) бизнес-процессов - это разработка нормативно-методических правил, которые отражают порядок управления бизнес-процессами организации, порядок выполнения бизнес-процессов организации и устанавливающих требования к ресурсам, необходимым для выполнения бизнес-процессов организации равил [3].

В настоящее время регламентация процессов является очень популярным инструментом упорядочения деятельности организации, но эффективно регламентировать процессы удается далеко не всем [1].

Регламентация процесса должна состоять из таких основных элементов:

деятельность по управлению процессом: ответственный за процесс и его полномочия;
технология управления процессом (должны состоять хотя бы из планирования и отчетности);
показатели управления процессом;
процессы с требованиями к входам;
события, связанные с началом процесса;
выходы процесса, состоящие как минимум из требований к выходам (результатам); и событиях, завершающих процесс;
деятельность - преобразование входов в выходы (технология выполнения процесса);
ответственность персонала;
выполнение операций;
ресурсы, необходимые для выполнения процесса, в том числе: о персонал;
инфраструктура;
оборудование;
информация;
прочие [4].

Руководитель использует регламент выполнения бизнес-процесса, чтобы:

1. осуществлять периодический контроль правильности выполнения бизнес-процессов сотрудниками;

2. обучать новых сотрудников;

3.использовать как базу для совершенствования процесса [2].

Рассмотрим базовые принципы регламентации бизнес-процессов.

Принцип 1. Регламентировать только то, что действительно необходимо и лишь на том уровне, который действительно необходим.

Многие организации используют ненужную бумажную документацию, которая устарела и утратила свою актуальность. Часто регламентируют процессы, которые не относятся к существующей базе, что приводит к ещё большим проблемам. Регламетировать необходимо только то, что действительно важно в данный момент [4].

Принцип 2. Необходимо стремиться к простоте, добиваться отсутствия «воды», избегать излишнюю стандартизацию.

В организациях при создании нормативно-методических документов по процессам использут массу материала, что приводит к излишней объемности, сложной стурктуре и содержащей много «воды». Необходимо при регламентации процессов максимально упрощать как структуру, так и содержание регламента.

Принцип 3. «Лучше толще, но меньше».

Имеется в виду, что лучше один большой документ, чем много маленьких.

Принцип 4. Учет квалификации персонала и культуры компании.

Имеется стратегическая цель компании — увеличить стоимость бизнеса — для этого необходимо побеспокоиться о повышении уровня квалификации сотрудников. Поэтому необходимо включать мероприятия по изменению системы обучения сотрудников [5].

Не менее важная стратегическая цель компании - следовать ценностям, развивать корпоративную культуру, формировать клиентоориентированность каждого сотрудника как основное условие повышения культуры обслуживания клиентов [5].

Выполняя регламентацию, важны как квалификация персонала, так и общая корпоративная культура организации. Если организация имеет высоко квалифицированных, ответственных за свою работу сотрудников, то документы не потребуется слишком детально описывать. Если таковых нет, придется «разжевывать» процессы по каждой операции.

Принцип 5. Перенос акцента при детализации процессов с описания управления на детальное описание технологии выполнения процесса.

При регламентации процессов на верхнем уровне не только нецелесообразно, но и невозможно в деталях описать технологию выполнения рассматриваемого процесса [4].

Классическая технология описания бизнес-процессов, разработанная в начале создания процессных технологий управления, довольно простая и содержит всего лишь стандарты описания бизнес-процессов - DFD и WFD.

Согласно классическому подходу стандарт DFD, который расшифровывается как Data Flow Diagram - это диаграмма потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD расшифровывается как Work Flow Diagram и представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня [6].

Система предназначена для обработки данных о клиентах, о товарах в каталогах (фотографии и характеристика товара, возможный материал изготовления и т.д.), о сроках поставок и дополнительных услугах, оказываемых фирмой.

Выходная информация – отчёты по запросу менеджера, прайс-лист перечня товаров и их стоимость (по видам товара), квитанцию для расчёта, стоимость услуг и т.п.

Вывод, который мы можем сделать после написания данной главы, состоит в том, что регламентация процессов информационных систем – это очень важная часть всего информационного процесса. Значение регламентации состоит в том, что только после того, как все процессы регламентированы, можно приступать к практическому использованию информационной системы. И не важно, это бизнес-процесс или ИС, связанный с выполнением каких-либо иных функций. Без проведения регламентации, невозможно использовать ИС в полном объеме, поскольку нет разграничения полномочий между подразделениями организации, нет путей согласования действий между ними. Все вышеуказанное говорит о том, что к выработке регламента процессов информационной системы нужно подходить с максимальным вниманием и работу выполнять старательно и очень аккуратно.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование деловых процессов, как правило, выполняется с помощью case-средств. К таким средствам относятся BPwin (PLATINUM technology), Silverrun (Silverrun technology), Oracle Designer (Oracle), Rational Rose (Rational Software) и др.

BPWin – Business Process Modeling. Новое название - AllFusion Process Modeler. Используется для: анализа, документирования; реорганизации сложных бизнес-процессов. Формируется целостная картина деятельности организации - от моделей работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур.

BP-Win - средство функционального моделирования, реализующее методологию IDEF0-IDEF3 и Erwin - средство концептуального моделирования Баз Данных, использующее стандарт IDEF1X. Методология IDEF0, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF0 отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга систем и определения требований и функций, а затем для разработки системы, которая удовлетворяет этим требованиям и реализует эти функции. Для уже существующих систем IDEF может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются. ERwin реализует проектирование схемы БД, генерацию ее описания на языке целевой СУБД (ORACLE, Informix, Ingres, Sybase, DB/2, Microsoft SQL Server, Progress и др.) и реинжиниринг существующей БД.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Выделение бизнес-процессов

Для подробной детализации были выбраны 4 бизнес-процесса верхнего уровня: предложение о выборе товара, работа с клиентами, организация поставток товаров, выполнение заказа на выбранные товары.

Для бизнес-процесса Предложение о выборе товара выделены следующие декомпозиции: выбор товара и оформление товара.

Для бизнес-процесса Работа с клиентами выделены следующие декомпозиции: оформление заказа на товары, предложение и выборе товаров и услуг, составление заказа на товары, оплата товаров, менеджер по продажам.

Для бизнес-процесса Организация поставок товаров выделены следующие декомпозиции: поступление товаров, хранение на складе, перемещение в отдел продаж.

Для бизнес-процесса Выполнение заказа на выбранные товары выделены следующие декомпозиции: выполнение заказа и оплата за заказ.

Описание исходного бизнес-процесса и подпроцессов при декомпозиции

1 Процесс.

название процесса – предложение о выборе товара;
цель процесса – предложить выбор товаров;
краткое описание процесса - клиент приходит на фирму и менеджер предлагает выбрать товар;
владельцы процесса - менеджер;
клиенты превичные - клиент;
входы процесса – поставки товаров, заказ клиентов, оплата товаров и услуг;
выход процесса – выполненный заказ;
ресурсы процесса – персонал и услуги;
управление процесса – прайс-лист на товары, госты и законодательные акты;
механизм исполнения процесса - ручной;
подпроцессы - предложение о выборе товаров и оформление заказа;
качественные и количественные параметры процесса - увеличение дохода фирмы. Возмождность получения скидок, снижение затрат времени на поиск товаров.

2 Процесс.

название процесса – работа с клиентами;
цель процесса –обслужить клиента;
краткое описание процесса - выбирает товар, менеджер оформляет заказ и клиент оплачивает;
владельцы процесса - менеджер;
клиенты первичные - клиент;
входы процесса – поставки заказов, заказ клиентов, оплата заказов;
выход процесса – оплата товара;
ресурсы процесса – персонал и услуги;
управление процесса – прайс-лист на товары, госты и законодательные акты;
механизм исполнения процесса - автоматизированный;
подпроцессы - оформление заказа, предложение и выборе товаров, оформление заказа на выбранные товары, оплата товаров, менеджер по продажам;
качественные и количественные параметры процесса - увеличение дохода фирмы, качественное обслуживание клиента.

3 Процесс.

название процесса – организация потавок товаров;
цель процесса –хранение товаров на складе;
краткое описание процесса - товары поступают на фирму, на складе хранят и при необходимости перемещают в отделы продаж;
владельцы процесса – работник фирмы;
клиенты - клиент;
входы процесса – поступление товаров, хранение товаров, перемещение в отделы фирмы;
выход процесса – оплаченный заказ;
ресурсы процесса – персонал и услуги;
управление процесса – прайс-лист на товары, госты и законодательные акты;
механизм исполнения процесса - ручной;
подпроцессы - оформление заказа, предложение и выборе товара, оформление заказа на выбранные товары, оплата товаров и оформление заказа, менеджер по продажам;
качественные и количественные параметры процесса - упорядоченное хранение товаров на фирме.