Файл: Основы учета наличных денежных средств в кассе предприятий.pdf

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК ОII-93) для ведения кассовых операций организации должны использовать:

— кассовую книгу (форма 0310004) для отражения информации обо всех кассовых операциях;

— приходный кассовый ордер (форма 0310001) и расходный кассовый ордер (форма 0310002), предназначенный для оформления поступления и выдачи из кассы наличных денежных средств;

— книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005), предназначенную для учета движения наличных средств между старшим кассиром и другими кассирами организации в течение рабочего дня;

— расчетно-платежную ведомость (форма 0301000), предназначенную для учета отработанного времени, начисления, удержаний и выплат работникам организации;

— платежную ведомость (форма 0301011), предназначенную для учета выданной работникам заработной платы и других выплат^[8].

Положением с 01.01.2012 отменено ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов № КО-3, а также установлена возможность формирования кассовых документов с применением компьютеров и программного обеспечения, но при обязательной распечатке их на бумажных носителях (п. 2.5 Положения).

Оформление кассовых документов производится главным бухгалтером и кассиром, а при их отсутствии — руководителем организации (п. 2.4 Положения). У кассира должны быть образцы подписей лиц, которые уполномочены подписывать кассовые документы, а также штампы, подтверждающие проведение кассовых операций, например «получено», «выдано», «погашено».

Что касается выдачи подотчетных сумм, то в Положении определено, что такая выдача может осуществляться только на основании письменного заявления, оформленного этим лицом в произвольной форме. Руководитель организации должен сделать собственноручную надпись о сумме наличных денег, о сроке выдачи наличных денег под отчет и поставить свою подпись и дату.

При этом выдача денег под отчет возможна только при условии погашения задолженности по предыдущим подотчетным суммам на основе авансового отчета. Подотчетное лицо обязано отчитаться за получение наличных денег в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги^[9].

В обособленных подразделениях в кассовой книге (форма 0310004) на конец рабочего дня выводится остаток наличных денег. Этот лист передается в головную организацию. При ведении учета на бумажных носителях передаче подлежит второй экземпляр кассовой книги, а при использовании технических средств — второй экземпляр кассовой книги, распечатанной на бумажных носителях. Срок передачи — не позднее следующего рабочего дня.

Следует отметить, что порядок ведения кассовых операций распространяется не только на юридических лиц, но и на индивидуальных предпринимателей. С 01.01.2012 они обязаны вести кассовые операции:

— определять лимит остатка наличных денежных средств;

— хранить наличные деньги сверх лимита на банковских счетах;

— оформлять кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами;

— вести кассовую книгу (форма 0310004) в установленном порядке;

— обеспечивать наличие кассовых документов, оформленных при ведении кассовых операций^[10].

За нарушение порядка работы с денежной наличностью индивидуальный предприниматель может быть привлечен к ответственности, например, при неоприходовании в кассу денежных средств, при несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, при хранении в кассе наличных денежных средств сверх лимита индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на сумму от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 ч. 1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Таким образом, Положение позволяет унифицировать порядок кассовых операций организаций и облегчить контроль за сохранностью денежных средств.

Нормы Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении регистров бухгалтерского учета характеризуются следующими принципиальными отличиями^[11]:

1. Отсутствует положение о том, что в регистрах бухгалтерского учета накапливается информация для отражения в бухгалтерской отчетности.

2. Установлено, что формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Исключением являются организации государственного сектора, для которых формы регистров устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

3. Установлен перечень обязательных реквизитов регистра бухгалтерского учета.

4. Содержание регистров бухгалтерского учета не относится законом к коммерческой тайне. Закон № 402-ФЗ допускает наличие в договоре условия о предоставлении регистра бухгалтерского учета другому лицу.

Кроме того, введены нормы, регламентирующие внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета и замену регистров копиями в случае их изъятия в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указанные нормы аналогичны соответствующим нормам в отношении первичных учетных документов.

Таким образом, были рассмотрены основные нормативные требования регулирования учета наличных денежных средств и последние изменения в соответствующих регламентах.

1.2. Учет денежных средств в кассе предприятия

Кассовые операции - это операции, связанные с поступлением и выплатой денежных средств непосредственно из кассы предприятия. Для расчета наличными денежными средствами и хранения денежных документов предприятие должно иметь кассу^[12].

Касса является обособленным участком бухгалтерии, возглавляемым кассиром, с которым заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств. Размер наличных денежных средств в кассе организации ограничивается лимитом, который устанавливается приказом по предприятию^[13].

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы. В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

2. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

4. Кассовая книга (форма № КО-4) – применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации из кассы.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям^[14].

Все операции по поступлению и выдаче денежных средств из кассы отражаются в Кассовой книге, которая составляется на основании приходных и расходных кассовых документов. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации. На последней странице кассовой книги указывается количество пронумерованных страниц, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом.

Учет кассовых операций ведется на активном денежном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств, по кредиту – их выбытие. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные документы»^[15].

Поступление денежных средств в кассу организации отражается бухгалтерскими записями:

Дебет счета 50 «Касса».

Кредит счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Выбытие денежных средств из кассы отражается на бухгалтерских счетах следующим образом:

Дебет счетов 51 «Расчетные счета», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Кредит счета 50 «Касса».

На отдельном субсчете к счету 50 «Касса» учитываются денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные железнодорожные билеты, авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Например, приобретение подотчетным лицом почтовых марок согласно авансовому отчету отражается записью:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание почтовых марок на обработку почтовой документации учитывается следующим образом:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Книге движения денежных документов.

В финансово-хозяйственной деятельности организации может возникнуть разрыв во времени между снятием денег с одного денежного счета и зачислением их на другой денежный счет. В этом случае используется активный счет 57 «Переводы в пути». На этом счете могут учитываться: денежные средства, внесенные в кассу почтового отделения или в вечернюю кассу банка для зачисления на расчетный счет; денежные средства, переданные инкассаторам для зачисления на расчетный счет; денежные средства, перечисленные с расчетного счета на валютный счет организации для покупки иностранной валюты, если данная операция занимает более одного дня^[16].

Например, сдача денежных средств из кассы организации инкассатору по препроводительной ведомости отражается записью:

Дебет счета 57 «Переводы в пути».

Кредит счета 50 «Касса».

При зачислении денежных средств на расчетный счет организации делается запись:

Дебет счет 51 «Расчетные счета».

Кредит счет 57 «Переводы в пути».

В сроки, установленные руководителем предприятия, а так же при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения^[17].

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Глава 2. Учет кассовых операций в ООО «Регионстрой»

2.1. Краткая характеристика ООО «Регионстрой»

ООО «Регионстрой» - юридическое лицо, зарегистрировано по адресу: 129626, г. Москва, ул. Мытищинская 3-я, д.3 кор.1, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать.

ООО «Регионстрой» - это специализированное предприятие, осуществляющее полный комплекс строительно-монтажных работ на объектах нефтегазового комплекса и дорожного строительства.  Компанией используются самые современные технологии, обеспечивающие  выполнение работ по строительству объектов всевозможного назначения качественно и в срок. Инженерный и технический потенциал предприятия позволяет выполнять строительство объектов в любых регионах России.

За период существования ООО «Регионстрой» по основному направлению деятельности построено более 50 тыс. погонных метров нефте- и газопроводов диаметром 250-700 мм,  возведено свыше 40 промышленных объектов, построено более 100 км автодорог на болотах всех категорий и  подтопляемых территориях с применением новой технологии, отсыпано более 100 000 кв. метров промышленных и буровых площадок на базе грунтовых модулей типа ГП-1500. В настоящее время в состав компании входят два филиала, которые базируются в г. Нефтеюганске, г.Находке и производственная база в г.Новый Уренгой. Общая численность сотрудников составляет более 500 человек.