Файл: Разработка регламента выполнения процесса ( Управление документооборотом).pdf

При разработке АИС был использован программный продукт "1С:Предприятие 8. Версия для обучения программированию", который с 13.05.2013г. доступен в виде электронной поставки для бесплатного скачивания на официальном сайте фирмы "1С".

Наряду с задачами изучения допускается применение учебной версии платформы для модификации и разработки реальных прикладных решений в пределах возможностей этой поставки. Форматы информационных баз конфигураций учебной и коммерческой версии не отличаются, сложность конфигураций (прикладных решений) в учебной версии неограниченна. Однако возможности отладки на реальных данных лимитированы ограничениями на объемы данных.

ГЛАВА 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель автоматизации процесса управления документооборотом представлена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Информационная модель

Разрабатываемая автоматизированная система работает со справочниками сотрудники, корреспонденты, виды документов. На каждый справочник предусмотрена экранная форма для заполнения и корректировки. На основании справочных данных формируются данные отчетов.

На основании данных, хранящихся в справочниках и журналах, формируется отчетная информация.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входная информация для решения задачи делится на условно-постоянную и оперативно-учетную. К условно-постоянной информации относятся данные из справочников, констант и перечислений, перечисленных в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Для описания справочников составим сводную таблицу 2.2.

_{Таблица 2.2.}

1. Справочник «Сотрудники» - содержит информацию о сотрудниках предприятия и их предыдущих местах работы. Заполняется пользователем с правами «Специалист по персоналу».

Рис. 2.2. Структура справочника «Сотрудники»

Рис. 2.3. Форма списка справочника «Сотрудники»

1. Справочник «Должности» - содержит информацию о должностях и соответствующих окладах.

Рис. 2.4. Структура справочника «Должности».

Рис. 2.5. Форма списка справочника «Должности»

1. Справочник «Подразделения» - содержит данные о структурных подразделениях, руководителях и их иерархии.

Рис. 2.6. Структура справочника «Подразделения»

Рис. 2.7. Форма списка справочника «Подразделения»

1. Справочник «Корреспонденты» - содержит данные о корреспондентах
2. Виды документов - содержит данные о видах документов
3. Константы – содержат в себе данные о организации

2.3. Характеристика результатной информации

Оперативно-учётную информацию в проектируемой системе формируют данные из следующих документов:

1. Внутренний документ – документ, предназначенный для документооборота внутри организации.

Рис. 2.9. Форма внутреннего документа

1. Входящий документ – документ, фиксирующий поступление корреспонденции от внешних контрагентов.

Рис. 2.10. Форма входящего документа

1. Исходящий документ - документ, фиксирующий отправление корреспонденции внешним контрагентам.

Рис. 2.11. Форма исходящего документа

Все документы хранятся в соответствующем журнале «Журнал документов»

Рис. 2.12. Форма журнала документов

Для отображения результативной информации в системе существуют отчёты, например, «Отчёт по количеству документов».

Рис. 2.13. Форма отчёта

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Для представления схемы взаимодействия пользователя с системой используется сценарий диалога, которое отображает принятие решений пользователя на различных уровнях. Для построения использовался способ представления структуры диалога в виде графа. На рисунке 2.14. представлен сценарий диалога.

Рис. 2.14. Сценарий диалога

На основе сценария диалога, представленного выше, строится дерево программных модулей, которое отражает структурную схему системы, содержащую программные модули различных классов. Оно представлено на рисунке 2.15.

Рис. 2.15. Дерево программных модулей

Дерево диалога, в свою очередь, является основой для формирования блок-схем основных программных модулей, которые отражают взаимосвязь программного и информационного обеспечения ИС.

2.5. Характеристика базы данных

Концептуальная модель (ER-диаграмма) представляет собой описание структуры базы данных и потребностей пользователей.

Особенность этой модели том, что процедура конструирования информационной модели не зависит от каких либо физических условий её реализации, таких как СУБД, язык программирования, тип вычислительной платформы и любых других условий реализации. Сама модель создаётся на основе требований будущих пользователей. В процессе разработки концептуальная модель постоянно подвергается тестированию и проверке на соответствие требований, выставленных пользователями.

Для построения модели представления данных используется программа Microsoft visio. Базовая ER-модель представлена на рисунке 2.16.

Рис. 2.16. Er-диаграмма

2.6. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим процесс управления документооборотом в разработанной системе. Для создания документов необходимо в журнале документов кликнуть по кнопке «Создать» и выбрать необходимый документ

Рис. 2.17. Форма журнала документов

После чего откроется форма создания соответствующего документа, в которой необходимо заполнить все поля.

Для внесения данных о новом корреспонденте, необходимо перейти в справочник «Корреспонденты» и создать новый элемент справочника. В открывшейся форме требуется заполнить все поля и записать элемент.

Рис. 2.18. Создание элемента справочника «Корреспонденты»

Для внесения данных о новом сотруднике, необходимо перейти в справочник «Сотрудники» и создать новый элемент справочника. В открывшейся форме требуется заполнить все поля и записать элемент.

Рис. 2.19. Создание элемента справочника «Сотрудники»

Заключение

В результате проделанной работы была разработана информационная система для автоматизации процесса управления документооборотом.

В первой главе работы была дана характеристика предметной области, выбран комплекс задач для автоматизации, дана характеристика бизнес-процессу, возникающего при решении задачи и обоснованы проектные решения по информационному и программному обеспечению

Во второй части работы была построена информационная модель и дано её описание, описаны разработанные справочники, документы и отчёты, необходимые для отражения результатов решения задачи. Были построены дерево функций и ER-модель.

В заключении был продемонстрирован контрольный пример в разработанной системе.

Подведя итог, можно сказать о целесообразности автоматизации процесса управления документооборотом. Внедрение такой системы, несомненно, повысит эффективность основных показателей предприятия, поможет правильно оценить ситуацию, и вовремя принять необходимые решения.