Файл: Управленческие решения (Зарубежный опыт организации и контроля управленческих решений).pdf

На последних этапах процесса производится сравнение фактических и планируемых показателей и принятие мер, в случаях расхождений. Эти этапы относятся к контролю и регулированию в рамках организации. Данная управленческая функция заключается в получении и оценке результатов деятельности, выработке корректирующих мер, направленных на то, чтобы были решены поставленные задачи и достигнуты цели организации. Основным «поставщиком» информации о результатах является управленческая отчетность. Данные этих отчетов обеспечивают обратную связь (параграф 1.1. данного исследования) для сравнения запланированных и фактических результатов. Эффективность контроля и регулирования зависит от принимаемых корректирующих действий, направленных на приведение фактических результатов в соответствие с запланированными. В свою очередь планы также уточняются, если выясняются просчеты в планировании. Обратная связь может свидетельствовать о невозможности реализации планов, в этом случае следует рассмотреть альтернативные варианты действий, которые приведут к реализации цели.

Рисунок 2 - Схема принятия решения с применением инструментов управленческого учета

Для разграничения сфер ответственности между руководителями разных уровней (кто какие решения принимает,кто за что отвечает) следует составлять регламенты, определяющие функциональные области и порядок работы. Регламент оказывает непосредственное влияние на результаты принятия решений.

Каждое решение в конечном итоге направлено на достижение цели или выполнение задач, являющихся источником ее реализации. Впрактической работе важно по возможности более точно определить ресурсы, используемые при осуществлении цели. Решения принимаются в условиях неопределенности экономической среды, т.е. риска возможной ошибки, опасности потерь и, наоборот, положительного тренда.

При выборе решения важным является набор показателей (параграф 2.3 диссертационного исследования), позволяющий оценить эффективность уже принятых решений и спрогнозировать перспективы.

При решении управленческих задач применяют простые методы и методы принятия решений, требующие применения развитого математического аппарата. В соответствии с миссией (целью) фирмы анализируются ресурсы и внешние факторы, которые могут оказать влияние на результат. В некоторых ситуациях возможно использовать различные простые приемы принятия решений. Среди оперативных инструментов менеджмента можно назватьметод экспертных оценок, метод оценки по системе баллов, анализ шансов и рисков (или слабых и сильных сторон), метод проверочного списка, анализ портфеля,метод Матрицы портфеля Бостонской консалтинговой группы, концепция жизненного цикла товара,анализ «разрывов», и другие методы планирования, прогнозирования и принятия решений.

---

Система контроля должна обеспечить сплочённую работу аппарата, улучшение результативности и поиск рационального развития как структуры, так и процесса с учетом динамики изменения экономических, политических и социальных условий в обществе

Главной целью государственного контроля выступает обеспечение государственной исполнительской дисциплины, а так же единства исполненного решения и его своевременного и качественного выполнения, устранение возможных ошибок и нарушений в функционировании подконтрольных органов. Для этого нужно преобразование системы контроля реализации государственных управленческих решений.

Для совершенствования системы контроля реализации управленческих решений, нужно следующее:

- во-первых, объективность тех людей, которые выполняют функции контроля, а также выполнение ответственности органов, которые контролируют. Нужно показывать правдивое положение дел. Так же во время проведения контроля важно ограничиться от эмоций и предвзятого отношения к управленческим решениям, которые контролируются. Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на решение поставленных организацией задач и соответствующим им;

- во-вторых, контроль должен присутствовать на всех этапах государственных управленческих решений и помогать успешному решению целей, стоящих перед объектом государственного управления. Отсутствие контроля порождает опасность утраты инициативы;

- в-третьих, контроль над принятием государственных управленческих решений в департаменте экономического развития Московской области должен быть гласным, то есть должно быть доведение результатов контроля до проверяемых объектов управления;

- в-четвертых, делая систему контроля исполнения принятых решений, важно придерживаться комплекса мер по планированию и организации контрольной деятельности в департаменте.

Комплекс действий по совершенствованию организации контроля должен включать в себя следующие элементы.

1. Выбор концепции контроля. Руководитель должен решить, следует ли применить всеобъемлющую систему планирования, контроля и отчетности или организовать контрольную деятельность применяя частные проверки и контроли.

2. Выявление цели контроля. Руководитель на этом этапе построения системы контроля выдвигает критерии целесообразности, правильности, регулярности и эффективности выполнения контрольных мероприятий.

3. Установление контролируемых норм. В их качестве предоставляются объекты должностных или функциональных обязанностей, например: этические, правовые, производственные и сравнительные нормы, цели, задачи.

---

4. Установление субъектов контроля. Это действие подразумевает выбор вида контроля по критерию «зависимости от процесса».

5. Выявление методов контроля. По установлению может быть выбран прогрессивный контроль, то есть от положения вещей к его отображению или ретроградный - от отображения к положению вещей; по непосредственности различают методы непосредственного контроля и косвенного контроля (по контрольным индикаторам).

6. Установление объема контроля. В зависимости от объема выделяют полный, сплошной или выборочный контроль. Грамотное определение объема контроля воздействует на эффективность контрольной работы.

7. Установление действий по контролю. Если нужно руководитель может указывать последовательность мероприятий при осуществлении конкретной программы контроля. В ряде случаев лица, привлеченные к проведению контрольных мероприятий могут действовать разрозненно.

8. Установление точек контроля. Выполняя контрольные мероприятия нужно хорошо определять место или места осуществления контрольных мероприятий, время начала и завершения контроля, установить последовательность контрольных мероприятий.

9. Определение точек контроля. Для того, что бы повысить качество контроля нужно предоставить контрольной деятельности определенные ресурсы. В качестве ресурсов можно применить, различные счетные устройства, компьютеры с соответствующим программным обеспечением и т.п.

10. Определение областей контроля. При принятии решения о проведении контрольных мероприятий следует четко обозначить область объекта контроля, параметры которой интересуют руководителя. Это позволит снизить затраты времени и ресурсов на осуществление контрольных мероприятий, а также ограничить поток информации, проходящей через руководителя.

11. Установление допусков на погрешности. При проведении контрольных мероприятий важно определить величину разрешимой ошибки итогов контроля.

12. Установление метода сообщения итогов контроля. По итогам контроля обычно делается акт с подписями лиц, которые выполняли контрольные мероприятия, и лиц, действия или объекты ответственности которых подвергались проверке.

13. Выявление способа оценки отклонений. Данное действие предполагает проведение анализа отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления ситуации.

- в-пятых, своевременно предоставлять итоги контроля, переделывать данные итоги в корректирующие решения, подлежащие исполнению и повторному контролю.

---

В случае если контроль установил нарушения, нужно выявить причины нарушений, провести их анализ, разработать соответствующие меры по устранению данных причин.

В департаменте экономического развития Московской области, главным критерием эффективности выступают исполнение документа в срок с соблюдением юридических норм и правил делопроизводства. Складывается впечатление, что контроль выполняется из-за самого контроля. При этом сложилась ситуация, когда все стремления подразделений нацелены на то, чтобы хорошо предоставить себя при проведении контрольных проверок и отчетов, а вовсе не на то, чтобы достигнуть выполнения сути постановлений и распоряжений. В этих условиях крайне важен комплексный анализ, он позволяет выявить слабые места в работе администрации с тем, чтобы устранить их и наметить меры по повышению эффективности работы департамента.

Несмотря на выявленные недостатки в работе и организации департамента, оно в целом выполняет, возложенные на него задачи, осуществляя свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

Характеристиками успешного контроля является то, что люди являются неотъемлемыми участниками любой стадии управления, поэтому их поведение должно приниматься во внимание на каждом этапе контроля. Следует учитывать и то, что контроль сам оказывает непосредственное воздействие на поведение людей.

Контроль наиболее действенен тогда, когда фиксируются ошибки, а когда они предотвращаются. Он должен быть направлен не столько на наказание и изобличение, сколько на помощь и эффективную организацию дела.

Эффективность контроля определяется не только особенностями поведения людей, но и такими условиями (характеристиками), как:

- стратегическая направленность;

- ориентация на конечные результаты работы организации;

- соответствие делу (контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, неподходящие методы контроля скорее маскируют, чем дают критически важную информацию);

- своевременность (не быстрота его проведения, а время между проведением измерений и происхождением измеряемого события необходима нужная информация нужным людям в нужное время);
- гибкость (в систему контроля необходимо встраивать новые факторы, чтобы приспособить ее к происходящим изменениям;

- простота (разрабатываемые методики хорошо проверять на детях разработчиков: если они понимают инструкцию, то специалист поймет наверняка);

экономичность (соизмерение результатов с затратами).

---

Соблюдение данных критериев поможет более быстро и точно осуществлять контроль качества в департаменте экономического развития Московской области.

Рассмотрев направления совершенствования системы контроля качества в департаменте экономического развития Московской области, можно сделать следующие выводы.

1. В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, принятии необходимых корректирующих действий. В департаменте должна быть обеспечена непрерывность контроля по специально разработанному комплексу действий по планированию и организации контроля работ и принятых решений.

2. Что бы контроль осуществлялся наиболее эффективно, нужно соблюдать ряд критериев и условий, которые были предложены как направления улучшения контроля в департаменте. Такие как: стратегическая направленность; соответствие делу; своевременность; гибкость; простота.

3. Представляется целесообразным строго определить приоритетным и исключительным направлением контрольной деятельности департамента.

Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля.

Заключение

Система контроля качества является неотъемлемой частью любого управленческого государственного решения.

Процесс контроля - это, с одной стороны, процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов; с другой - процесс установления хода реализации принятых управленческих решений и критериев оценки результатов, которые были достигнуты в ходе их выполнения.

Сущность контроля состоит в беспрерывном поиске наиболее лучшего пути прихода целей, в выявлении и устранении проблем и потерь, изучении и мобилизации положительных тенденций в процессе управления.

При помощи системы контроля реализации управленческих государственных решений руководство департамента экономического развития Московской области определяет целесообразность своих решений и выявляет потребность в их корректировке.

На каждом этапе исполнения государственного решения должен присутствовать контроль, то есть он является неотъемлемой его частью. Предварительный контроль используется на этапе подготовки к реализации, в процессе разработки плана реализации решения, и при создании его механизмов, т.е. делегировании и мотивации.

---