Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понятие процессного подхода к управлению предприятием).pdf

Введение

Руководство любой компанией требует постоянного принятия решений по достаточно широкому кругу вопросов: цели предприятия, пути реализации целей, компетенции персонала, управленческие технологии, уровень затрат, объем производства в динамике и на перспективу, ценовая политика предприятия и прочее.

Совершенствование деятельности предприятия - это непрерывный процесс. Прежде чем пытаться улучшать деятельность предприятия, следует проанализировать, как работает данное предприятие в настоящее время. Для такого анализа необходимо знать не только то, как функционирует предприятие в целом, как предприятие взаимодействует с другими организациями, поставщиками и заказчиками, но и как организована деятельность, производство на каждом рабочем месте.

Для анализа работы предприятия необходимо собрать знания о предприятии в едином месте - создать целостную модель деятельности предприятия. И уже анализируя полученную модель можно сделать выводы об эффективности деятельности предприятия.

Для моделирования бизнес-процессов сейчас имеется множество методологий и программных систем. Из наиболее популярных можно отметить методологии IDEF0, IDEF3, DFD и ARIS, которые предназначены для моделирования процессов различных уровней.

Целью курсовой работы является описание процессного подхода для оптимизации процессов предприятия.

К задачам работы относятся:

– дать характеристику процессного подхода

– изучить особенности существующих методов и методологий моделирования бизнес-процессов предприятия;

– описать программные средства для моделирования процессов.

1.Теоретические основы моделирования бизнес-процессов

1.1. Понятие процессного подхода к управлению предприятием

В международном стандарте ИСО 9000:2000 организацияопределена как совокупность необходимых средств и группу работников с распределением ответственности, взаимоотношений и полномочий. Организация может быть государственной, корпоративной или частной [4]. Существует и другое определение: организация - это систематизированное, сознательное объединение действий людей, преследующих достижение конкретных целей.

По методам управления организации можно разбить на две группы:

- функционально-ориентированные организации;

- процессно-ориентированные организации.

Функционально-ориентированные организации всегда остаются неизменными и характеризуются так называемой вертикальной топологией своей структуры и иерархией связей между отдельными подразделениями. В организации, которая имеет функционально-ориентированную структуру, одно функциональное подразделение (сбыт, финансы, производство и бухгалтерия) несет ответственность только за те операции, которые закреплены за данным подразделением [3].

Управление бизнес-процессами или «процессный подход» в настоящее время является одной из наиболее востребованных методологий управления компаниями.Процессный подход – это подход к организации и анализу деятельности компании, который основанна выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» состав бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, охватывающую процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами или внешней средой. В настоящий момент применение процессного подхода является обязательным условием для построения Системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001 [3].

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению организацией подтверждается и тем фактом, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов серии ISO 9001. Стандарты ISO 9001, по существу, являются нормативной моделью ведения бизнеса компании, выработанную мировым деловым сообществом с учетом международного опыта и закрепленную в соответствующих стандартах на системы менеджмента.

Основным понятием процессного подхода является понятие «бизнес-процесса». Международный стандарт ИСО 9000:2000 определяет процесс как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы. При этом процесс может включать одну или более связанных между собой процедур или функций, которые в свою очередь совместно реализуют определенную задачу бизнеса. Процесс может выполняться в пределах одной организационной единицы, охватывать несколько единиц или даже несколько различных организаций [1].

Процесс часто связан с операционными отношениями в организации, например, процесс разработки нового изделия или процесс продаж.

Классификация бизнес-процессов имеет следующий вид:

– основные процессы;

– сопутствующие процессы;

– управляющие процессы;

– обеспечивающие процессы;

– вспомогательные процессы;

– процессы развития.

Основные бизнес-процессы – это те процессы, которые ориентированына производство товара или оказание услуги, являются целевыми объектами создания предприятия и обеспечивают получение дохода [5].

Сопутствующие процессы – это те процессы, которые ориентированы на производство товара или оказание услуги, которые являются результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности. Так например, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего внешнего транспорта на собственной ремонтной базе будет сопутствующим процессом.

Бизнес-процессы управления – это процессы, которые охватывают весь набор функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и всей системы в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Обеспечивающие бизнес-процессы –процессы предназначены для жизнеобеспечения других бизнес-процессов и ориентированы на их поддержку. На предприятии это может быть процесс финансового обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, и т.п.

Вспомогательные бизнес-процессы – это процессы, которые предназначенные для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов и поддержания их особенностей и специфических черт.

Бизнес-процессы развития – это процессы совершенствования, улучшения производимого товара или услуги, технологий, модификации оборудования. Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

К характеристикам процесса отнесят следующие понятия:

- владелец процесса - лицо (или группа лиц), которое отвечает за процесс и имеет полномочия изменять процесс с целью усовершенствования;

- границы процесса – это граница входа и граница выхода. Граница входа всегда предшествует первой операции процесса, граница выхода естественно следует за его последней операциейпроцесса;

- интерфейс процесса - механизм (организационный, информационный, технический), при помощи которого процесс взаимодействует с предшествующим и последующим процессами.

В соответствии с новойточкой зрения на организацию, работа должна быть сконцентрирована вокруг процессов компании. По словам М.Хаммера и Д.Чампи, «не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успех». Целью организации должно быть совершенствование ее бизнес-процессов [2].

Основными вопросами, которые встают перед разработчиками модели управления являются принцип выделения бизнес-процессов, методология их описания и в соответствии с выбранной методологией, определение программной системы, которая позволит построить модель, провести анализ процессов, выполнить мониторинг исполнения процессов и дать рекомендации по оптимизации процессов.

Анализ процессов состоит из трех этапов (рис. 1).

На первом этапе аналитик с помощью методов опознавания процесса восстанавливает модель, используя протокол событий. Эту начальную модель процесса можно построить и вручную.

Затем с помощью механизмов проверки соответствия диагностируются расхождения между протоколом событий и начальной моделью процесса.

Наконец, на этапе доработки модели с помощью ранее сохраненных в протоколе показателей процесса модель исправляется или дополняется. Результирующую доработанную модель процесса можно использовать для принятия решений.

Другими словами, в результате обследования предприятия строится функциональная модель существующей организации работы предприятия AS-IS (как есть). На основе созданной модели AS-IS достигается согласованность между различными единицами. Модель AS-IS позволяет выяснить, что предприятие делает в настоящее время перед тем, как перейти к понятию, что предприятию следует делать в дальнейшем.

Рисунок 1 – Этапы анализа процесса

Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места в деятельности, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется структура организации существующего бизнеса.

Обнаруженные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (как будет). Это модель новой организации бизнес-процессов. Как правило, при проектировании строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая, наиболее подходящая. Проблема для специалиста состоит в том, что таких критериев может быть много и непросто определить важнейший.

1.2 Развитие методов моделирования и описания бизнес-процессов

Для описания процессов существуют различные методологии. Многие корпоративные информационные системы имеют в своем составе специальные средства, поддерживающие оригинальные методики, с помощью которых можно исследовать предприятие и построить модель его деятельности. Однако давно разработаны стандартизированные, опробованные в течение многих лет методологии и инструментальные средства. Наиболее известной и распространенной является предложенная в 70-х годах Дугласом Россом (DouglasRoss) методология структурного анализа SADT (StructuredAnalysisandDesignTechnique).

Среди наиболее известных в настоящее время методологий проектирования систем и процессов можно выделить ARIS, SADT исемейство IDEF0, DFD.

Методология SADT (StructuredAnalysisandDesignTeqnique), разработанная Дугласом Россом, является совокупностью методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области.

Отличительная особенность SADT как методологии описания сложных систем заключается в том, что используя в качестве основы естественный язык экспертов, структурирует этот язык с помощью своих графических средств. Естественный язык позволяет экспертам свободно описывать функционирование системы, пользуясь знакомой и удобной терминологией письменно и в беседе [2].

Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру системы, т.е. производимые ей действия и связи между этими действиями. Элементы этой методологии основываются на следующих концепциях:

- графическое представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг SADT-диаграммы отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа и выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него;

- строгость и точность. Выполнение правил SADT требует достаточной строгости и точности, не накладывая однако чрезмерных ограничений на действия аналитика.

Общие правила SADT включают:

- ограничение количества блоков от 3 до 6 на каждом уровне;

- связность диаграмм (последовательные номера блоков);

- уникальность меток и наименований;

- синтаксические правила для графики;

- разделение входов и управлений;

- отделение организации от функции, т.е. исключение влияния организационной структуры на разрабатываемую функциональную модель.

Методология SADT может использоваться для моделирования различных систем и определения требований и функций, для разработки системы, которая удовлетворяет этим требованиям и реализует эти функции. Для уже существующих систем методология SADT может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, при помощи которых они осуществляются.