Файл: РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ ПО СТРАХОВАНИЮ АВТОТРАСПОРТНЫХ СРЕДСТВ.pdf

– сложность выполнения расчетов разнообразных страховых тарифов и разработки необходимых методик;

– невозможность развития определенных видов страхования без использования соответствующего прикладного программного обеспечения;

– обработка и накопление собственных статистических данных, которые необходимы для последующего анализа и консолидации [9].

Программное обеспечение для автоматизации деятельности по страхованию должно отвечать требованиям, которые не только бы отражали специфику отрасли и решали эти проблемы, но и обеспечивали значительное повышение эффективности работы страховой компании в целом.

Практически все российские страховые компании имеют достаточно высокий опыт практической автоматизации, либо приобретая готовые прикладные программные продукты, либо разрабатывая их силами собственных программистов. У многих организаций автоматизирована бухгалтерия, отделы страхования и перестрахования, отделы выплат.

Однако следует отметить, что к информационным системам в страховании автоматизации предъявляются значительно большие требования, к которым можно отнесли следующие:

– наличие единого информационного поля для всех разделов (функциональных модулей) системы;

– достаточное быстродействие, необходимое для работы с обширной базой данных клиентов и услуг фирмы;

– высокая гибкость и открытость системы, которая необходима для легкой и быстрой настройки информационной системы (инструменты для быстрого реагирования на изменения законодательства, т.е. возможности по формированию новых отчетов, изменения логики работы системы и пр.);

– высокая надежность непосредственного хранения оперативных данных и возможность наращивания мощности обрабатывания данных [13].

Кроме того, необходимо создать обобщенный банк данных, который будет единым для всех страховых организаций, в котором будут храниться данные о страхователях для предотвращения мошенничества в данной области.

Для разработки информационной системы ведения договоров по страхованию автотранспортных средств необходимо определить основные информационные объекты, процессы и потоки.

Основным информационным объектом системы является договор по страхованию автотранспортных средств, который включает всю необходимую информацию по работе с клиентом в области страхования.

Функциональная модель процесса «Деятельность страховой компании» представлена на рис. 1.

Рис. 1. Функциональная модель процесса «Деятельность страховой компании»

Цель: моделирование бизнес-процесса «Деятельность страховой компании».

Точка зрения: страховой агент.

Входы модели: информация о клиентах; информация о страховых услугах; информация о потребности рынка; экспертные заключения.

Механизмы модели: устав компании; шаблоны документов.

Управления модели: персонал.

Выходы модели: информация о договорах; информация о предметах страхования; отчетная информация; реестр клиентов.

Декомпозированная модель процесса «Деятельность страховой компании» представлена на рис. 2.

Данная модель включает следующие процессы: обработка первичных документов; обследование предмета договора; заключение договора; формирование базы данных.

Рис. 2. Декомпозированная функциональная модель процесса «Деятельность страховой компании»

Моделирование бизнес-процессов страховой компании показало необходимость использования информационных технологий для обработки договоров. Использование информационных технологий позволит в меньшее количество времени обработать большее количество договоров.

Представленные бизнес-процессы без использования ИТ сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение специализированной информационной системы.

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей:

– время сбора и обработки первичной информации;

– количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности;

– время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности.

Операционная система функционирования: Microsoft Windows 8.

Техническое обеспечение:

– тип процессора - Pentium-4, тактовая частота 2100;

– объем оперативного запоминающего устройства – 2048 Мб;

– режим работы экрана – SVGA, разрешение не ниже 1280х1024;

– размер отображаемых форм не более 1024х768;

– размер свободного места на жестком диске 100 Мб;

Среда разработки системы: СУБД MS Access.

Требования к структуре и функционированию системы.

Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру (первый - источник, второй - хранилище, третий - отчетность).

Информационная система должна содержать следующие функциональные подсистемы:

– подсистема сбора, обработки и загрузки данных, которая предназначена для реализации процессов сбора данных из систем источников, приведения указанных данных к виду, необходимому для наполнения подсистемы хранения данных;

– подсистема хранения данных, которая предназначена для хранения данных в структурах, нацеленных на принятие решений;

– подсистема формирования и визуализации отчетности, которая предназначена для формирования бизнес-ориентированных витрин данных и отчетности.

Требования к численности персонала.

В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации ИС необходимо выделение следующих ответственных лиц:

– руководитель компании - 1 человек.

– администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человек.

– администратор подсистемы хранения данных - 1 человек.

– администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек.

Требования к приспособляемости системы к изменениям.

Обеспечение приспособляемости информационной системы должно выполняться за счет:

– своевременности администрирования;

– модернизации процессов сбора, обработки и загрузки данных в соответствии с новыми требованиями;

– модификации процедур доступа и представления данных конечным пользователям;

– наличия настроечных и конфигурационных файлов у базы данных информационной системы.

Требования к надежности.

Надежность должна обеспечиваться за счет:

– применения специализированных технических средств, системного и базового прикладного программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач;

– своевременного выполнения процессов администрирования базы данных клиентов компании;

– соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

– предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В качестве мероприятия по улучшению бизнес-процессов организации является внедрение системы «Directum», которая имеет расширенный функционал, позволяющий автоматизировать работу канцелярии, организации и представлен в 30 прикладных решениях для государственных и коммерческих заказчиков.

Все представленные решения «Directum» дополняют друг друга, за счет чего процесс внедрения может быть последовательным и позволит создать целостную информационную систему.

Назначение программных модулей информационной системы:

– модуль инициализации программы обеспечивают непосредственный запуск информационной системы и обеспечивает возможность последующей работы с ней пользователем системы;

– модуль главного меню программы обеспечивает оперативный доступ ко всем имеющимся объектам информационной системы;

– модуль обработки пользовательских справочников обеспечивает необходимый доступ ко всем справочникам информационной системы;

– модуль обработки пользовательских запросов обеспечивает доступ ко всем запросам информационной системы для оперативной обработки информации;

– модуль обработки отчетов обеспечивает доступ ко всем отчетам информационной системы;

– модуль работы с базой данных обеспечивает хранение объектов информационной системы [8].

Внедрение системы «Directum» можно начать с решения основных задач по организации электронного архива различных документов и выполнения автоматизации основных бизнес-процессов. Затем необходимо выбрать необходимый вариант развития данной системы, расширить ее возможности за счет прикладных бизнес-решений по управлению договорами, совещаниями. Система «Directum» является полноценной системой класса ECM (Enterprise Content Management), рис. 3.

Рис. 3. Основные бизнес-решения системы «Directum»

Архитектура системы «Directum» позволяет обеспечить оптимальный подход к документообороту за счет удобства настроек, масштабируемости и гибкости. Возможности ECM-платформы и наличие дополнительных специализированных компонентов позволяет развить функционал внедряемой системы самостоятельно [14].

Рассмотрим более подробно некоторые из имеющихся бизнес-решений системы «Directum», к которым можно отнести следующие: Управление электронными документами организации; Управление внутренними и внешними деловыми процессами; Облачная система OnDrive.

Подсистема «Управление электронными документами».

Модуль «Управление электронными документами» позволяет использовать возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания электронного архива документов, рис. 4.

Рис. 4. Интерфейс подсистемы «Управление электронными документами»

Все оперативные документы могут иметь много версий, при этом версии каждого документа могут быть представлены в различных форматах (DOC и PDF) [15].

Подсистема «Управление электронными документами» предназначена для организации наиболее оптимального хранения оперативных документов на основе использования папок, в которые будут помещаться необходимые ссылки на копии электронных документов.

Для каждого вида документа можно определить свой жизненный цикл, который в автоматическом режиме изменит состояние определенного документа в процессе работы с ним сотрудниками организации.

Подсистема «Управление деловыми процессами».

В терминах системы управления документооборотом «Directum» в основе любого выполняемого взаимодействия двух или более сотрудников организации всегда лежит какая-либо рабочая задача, рис. 5. 

Рис. 5. Интерфейс подсистемы «Управление деловыми процессами»

Т.е. некоторый комплекс работ, который определяется инициатором, и его необходимо в последующем выполнить. Последовательность в исполнении таких задач определяется маршрутами, которые задаются инициатором. Маршрут задачи можно задавать вручную либо при помощи типового маршрута [5].

В процессе выполнения поставленных оперативных задач на всех этапах их маршрута появляются дополнительные задания или специальные уведомления для всех участников бизнес-процессов либо выполняется определенный сценарий.

Использование специализированных механизмов сценариев позволяет в автоматическом режиме совершить набор необходимых действий над определенными объектами используемой системы управления документороботом (перенести данные в вспомогательную ERP-систему, модифицировать состояние текущих версий и стадий жизненного цикла определенного управленческого документа, изменить записи заполненных справочников, в автоматическом режиме создавать управленческие документы и др.).

Таким образом, средств системы «Directum» вполне может хватить для автоматизации деятельности исследуемой организации. В тоже время необходимо проанализировать деятельность организации с учетом предлагаемой информационной системы.