Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (ООО «Чистый город»).pdf

В процессе исследования было выявлено, что недостаточное внимание руководства компании к такому методу продвижения продукции как выставки, обусловлено, главным образом, организационными причинами. Так, слабое владение маркетологов компании иностранными языками приводит к невозможности оперативно перевести приглашение к участию в зарубежной выставке оборудования для оказания клилинговых услуг и подготовить ответ. В связи с этим рационально ввести в требования к маркетологам дополнительный пункт «Знание иностранного языка». Отказ от участия в российских выставках, главным образом, связан с нежеланием руководства компании вкладывать в это мероприятие финансовые ресурсы. Вместе с тем, выставки занимают особое место в арсенале средств коммуникации с внешней средой организации и продвижения товаров, так как представляют очень широкие возможности демонстрации товаров и услуг для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

В таблице 7 представлен расчет затрат на реализацию мероприятий.

Таблица 7

Расчет затрат на реализацию мероприятий, направленных на совершенствование внешних коммуникаций^[27]

Продолжение таблицы 7

Таблица 8

Затраты на участие в выставке^[28]

Общие затрат на проведение мероприятий, направленных на совершенствование системы внешних коммуникаций составляют 624 тыс.руб. в год.

3.2. Совершенствование внутренних коммуникаций

В таблице 9 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем внутренних коммуникаций.

Таблица 9

Мероприятия, направленные на совершенствование внутренних коммуникаций в ООО «Чистый город» ^[29]

Продолжение таблицы 9

Оценка системы внутренних коммуникаций ООО «Чистый город» выявила такую проблему, как низкий уровень обмена информацией между высшим руководством (генеральным директором) и рядовыми работниками. Для ее решения можно использовать онлайновые интервью генерального директора с ответами на вопросы персонала. Если организация режима он-лайн не возможна по производственным либо организационным причинам, то возможен сбор вопросов в течение определенного (заранее отведенного времени), а затем публикация ответов на них. При этом необходимо обеспечить возможность обращения с вопросами к генеральному директору всех сотрудников организации. По желанию работника должна быть обеспечена его анонимность. Рекомендуемая периодичность таких интервью – один раз в квартал.

Проведенное исследование позволило выявить необходимость создания в ООО «Чистый город» системы внутрикорпоративной коммуникации. С момента образования фирмы прошло 13 лет. Изначально это была небольшая компания, количество сотрудников не превышало 20 человек; работники размещались в небольшом помещении, состоящем из четырех кабинетов. На начальном этапе проблем с внутренними коммуникациями практически не возникало: все сотрудники находились в непосредственной близости и могли коммуницировать достаточно легко; уровень неформальных отношений был высок.

С ростом компании, увеличением штата, уходом одних и приходом новых работников сложилась ситуация, когда не только руководители других отделов, но и рядовые сотрудники не знают друг друга не только по имени, но и даже в лицо. Очевидно, что на данном этапе ООО «Чистый город» необходима система внутрикорпоративной коммуникации.

Для ее создания и функционирования необходимы, во-первых, выработка и утверждение миссии и корпоративного кодекса компании.

Для того, чтобы своевременно донести информацию до сотрудников, должен быть произведен выбор оптимальных коммуникационных каналов.

В Приложении 1 представлены плюсы и минусы печатных средств внутрикорпоративных коммуникаций; в Приложении 2 – технических средств; в Приложении 3 - устных каналов внутрикорпоративных коммуникаций. Оценка каналов передачи информации позволяет определить наиболее целесообразные для ООО «Чистый город».

• создание информационного стенда. Для выбора места размещения стенда необходимо провести анализ потоков в течение рабочего дня. На этом же стенде можно размещать групповые фотографии сотрудников;
• проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ООО «Чистый город» (например, «День рождения фирмы»), а также вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года. Рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников;
• создание корпоративного внутреннего Интернет-портала;
• налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.

В целях развития лояльности рациональная также разработка Положения о награждении сотрудников, проработавших в ООО «Чистый город» десять и пять лет.

В таблице 10 представлен расчет затрат на реализацию мероприятий.

Таблица 10

Расчет затрат на реализацию мероприятий, направленных на совершенствование внутренних коммуникаций в ООО «Чистый город» ^[30]

Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.

Выводы. В целях совершенствования внешних коммуникаций рекомендовано:

• наиболее активно использовать возможности коммуникации через рекламные журналы, что будет способствовать привлечению дополнительных заказчиков и, что не менее важно, росту узнаваемости фирмы, формированию ее позитивного образа, повышению внешнего статуса;
• в целях повышения эффективности коммуникационного обмена с организаторами зарубежных выставок ввести в требования к маркетологам дополнительный пункт «Знание иностранного языка»;
• разработать план участия в российских выставках, так как они представляют широкие возможности демонстрации товаров и услуг для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

В целях совершенствования внутренних коммуникаций рекомендовано:

• в целях обмена информацией между высшим руководством (генеральным директором) и рядовыми работниками использовать онлайновые интервью генерального директора с ответами на вопросы персонала;
• создание системы внутрикорпоративной коммуникации. Для чего необходимы выработка и утверждение миссии и корпоративного кодекса компании; создание информационного стенда; проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ООО «Чистый город» (рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников); создание корпоративного внутреннего Интернет-портала; налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.

Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.

Заключение

Коммуникации представляют собой общение, передачу информации от человека к человеку, форму взаимодействия людей. Коммуникации в организации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой (внешняя коммуникация) и внутри организации (внутренние коммуникации).

Коммуникационная структура организации – это совокупность ее коммуникационных каналов, то есть средств передачи информации. Эффективность коммуникационной структуры – это мера достижения поставленных целей, то есть обеспечение оптимального функционирования коммуникационных каналов предусматривающего целенаправленную, оперативную передачу точной и актуальной информации, ее получение, правильную интерпретацию и адекватную реакцию на нее.

В ООО «Чистый город» показал, что коммуникационная структура организации представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Внешние коммуникации предусматривают коммуникационный обмен с внешней средой. Потоки информации из внешней среды имеют двустороннюю направленность (входящие и исходящие). Входящие потоки информации в большей своей части разнородны по своей структуре (то есть преимущественно не имеют исключительного предназначения для компании «Технология чистоты). Исходящие потоки однородны по структуре, то есть, предназначены конкретным субъектам внешней среды.