Файл: Разработка конфигурации «Управление персоналом» в 1С:Предприятие 8.3..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизация рабочего места представляет собой организацию места пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудование средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций.

Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что автоматизация помогает существенно сократить затрачиваемое время на работу с документооборотом, что в свою очередь повышает производительность труда работников.

Для эффективной работы любого предприятия необходим учет. Это нужно для эффективной организации деятельности и осуществления контроля, а также для того, чтобы отчитываться перед государственными органами. Чем эффективнее деятельность, тем больше доходов.

Для ведения учета используются компьютеры. С появлением компьютерной техники, организации начали использовать ее для ведения учета, т.к. это значительно сокращает затраты организации.

Учет ведется в специальных программах. Эти программы используют базы данных, в которых отражаются факты хозяйственной деятельности, одной из которых является программа «1С:Предприятие». Эта программа приобрела огромную популярность в России и Казахстане, т.к. она достаточно доступна и учитывает особенности Российского и Казахстанского законодательства.

Конфигурации 1С — это программы созданные и выполняющиеся на платформе «1С:Предприятие», с помощью которых ведется реальный учет.

Платформа 1С 8.3 является самой современной и актуальной.

Целью работы является разработка конфигурации «Управление персоналом» в среде 1С:Предприятие 8.3.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- описать выбор комплекса задач автоматизации;

- дать характеристику документооборота, который возникает при решении задачи;

- привести обоснование проектных решений по информационному обеспечению;

- дать характеристику разработанным справочникам в среде 1С:Предприятие (справочники, константы, перечисления);

- дать характеристику разработанным экранным формам документов в среде 1С:Предприятие;

- привести контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание.

Курсовая работа состоит из двух частей: аналитической и проектной. Каждая часть включает в себя по три подпункта. В работе приведено описание создания конфигурации «Управление персоналом», а также рассмотрены примеры ее работы.

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Для начала разработки конфигурации «управления персоналом» необходимо выявить задачи, которые должны быть автоматизированы. В случае управления персоналом такой задачей может являться кадровый учет сотрудников.

Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются кадровой службы.

Документооборот кадровой службы формируется в результате слияния трех информационных потоков документов: внутренних, входящих и исходящих. [4, с. 17]

К входящим информационным потокам относятся документы/потоки поступающие в организацию извне (с других коммерческих и государственных предприятий). Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). К входящим документам по управлению персоналом могут относиться всевозможные распоряжения, приказы о приеме на работу сотрудников либо увольнении или переводе, рекомендации и т.д. [8, с. 47]

Исходящие документы разрабатывают внутри компании. Они предназначены для отправления за ее пределы – в другие коммерческие компании и государственные предприятия, в нижестоящие структурные подразделения (филиалы, представительства и др.). К ним можно отнести: журналы регистрации (учета), книги регистрации (учета) картотеки: письма, заявления, анкеты, характеристики, акты, докладные записки, отзывы, предложения и т.д. [7, с. 112]

Создание конфигурации «управление персоналом» поможет существенно ускорить процесс ведения кадровой политики, облегчит поиск необходимых документов, касающихся как каждого работника в отдельности, так и по всему кадровому составу. Что, несомненно, является важным аспектом для предприятия. [1, с. 56]

Универсальной структуры кадровой службы не существует. Тем не менее, она может включать в себя следующие отделы:

– оформления и статистики;

– управления рабочими кадрами;

– по работе со служащими и специалистами;

– централизованного табельного учета;

– подготовки и повышения квалификации специалистов и служащих;

– подготовки и повышения квалификации рабочих кадров. [3, с. 97]

На практике более распространен вариант структуры, состоящий из восьми секторов:

– найм рабочей силы;

– подготовка и продвижение персонала;

– мотивация и оплата труда;

– оценка кадров;

– трудовые отношения;

– стратегическое управление персоналом;

– охрана труда и техника безопасности;

– профориентация и адаптация [6, с. 30].

Принципы построения организационной структуры кадровой службы и любого другого подразделения во многом схожи. Прежде чем определять их, необходимо очертить тот круг задач, которыми должен заниматься отдел: «Какие задачи решает служба персонала»?

Руководители некоторых отечественных предприятий создают службы управления человеческими ресурсами по примеру западных компаний, делегируя им полномочия в решении комплекса вопросов (прием, увольнение, отбор, определение оплаты труда, нормирование и многое другое), по существу объединяя под одной крышей различные традиционные подразделения кадровой службы. [9, с. 218]

Задачи службы персонала можно условно разделить на динамические и статические. Каким бы ни было такое объединение, внутри него всегда выделяется управленческая структура, функции которой состоят в решении задач, связанных с количественным и качественным составом персонала предприятия. Такие задачи управления кадрами имеют динамический характер (например, отбор, прием, увольнение, аттестация, повышение квалификации, продвижение по служебной лестнице, организационные и профессиональные перемещения). Они менее формализованы в отличие от ряда других задач работы с сотрудниками (нормирование, расчет заработной платы, учет выработки), которые можно отнести к разряду статических [2, с. 12].

Отметим также, что все задачи кадровой службы можно условно разделить на три комплекса [11, с. 121].

Первый комплекс задач: исследование регионального рынка рабочей силы, поиск и подбор кадров (включая анализ резюме), собеседование, отбор претендентов на вакантные рабочие места.

Второй комплекс задач: персональный учет кадров, организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров на предприятии, обучение и профессиональная переподготовка кадров, аттестация персонала, продвижение по служебной лестнице, трудовая дисциплина, поддержание благоприятного климата и работоспособности коллектива, составление должностных инструкций. [3, с. 85]

Третий комплекс задач: ведение архива, подготовка стандартных документов (в том числе отчетности) для внутреннего пользования и для внешних инстанций, подготовка информации на нерегламентированные запросы, информирование персонала предприятия об определенных аспектах деятельности кадровой службы. [10, с. 230]

Первый комплекс задач касается осуществления связи предприятия с внешней средой, которая является поставщиком кадров (найм и отбор персонала), а также взаимодействия с ней на этапе, когда работник предприятия покидает его (увольнение персонала).

Второй комплекс задач отвечает за “судьбу” каждого сотрудника в пределах предприятия.

Третий – касается общих вопросов информационного характера, возникающих при решении вышеназванных задач. [5, с. 86]

Автоматизация основных административных отделов предприятия предусматривает возможность компьютерного набора текстов внутренней и внешней документации, подготовка и создание чертежей продукции, ведение бухгалтерской отчетности, кадровой политики.

Данная конфигурация позволит принимать и увольнять сотрудников, а также работать с кадровыми документами.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот кадровой службы – это упорядоченное перемещение документов по кадровым вопросам, которые создают в процессе своей работы руководители компании, и ее структурных подразделений. [1, с. 65]

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед IT-специалистами. Документы - самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов IT-службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать в управленческой информационной системе, такой, как "1С". [4, с. 216]

Перемещение кадровых документов происходит как традиционным способом (почта, курьерская доставка, телефон, телеграф, телефакс), так и с помощью электронных средств (Интернет и электронная почта, SMS-сообщения).

Документооборот кадровой службы формируется в результате слияния трех потоков документов: внутренних, входящих и исходящих.

Источниками документации являются: кадровые службы организаций и их филиалов, структурные подразделения организации, дистанционные работники, центры занятости, кадровые агентства, пенсионный фонд. [9, с. 119]

Внутренние документы разрабатывают руководители компании и (или) ее структурных подразделений на основе принятых на предприятии правил разработки документов.

Входящие документы поступают на предприятие извне (с других коммерческих и государственных предприятий).

Исходящие документы разрабатывают внутри компании. Они предназначены для отправления за ее пределы – в другие коммерческие компании и государственные предприятия, в нижестоящие структурные подразделения (филиалы, представительства и др.).

В соответствии Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота.

К основным документам кадровой службы относятся:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- трудовые договора;

- трудовые книжки;

- график отпусков;

- табель учета рабочего времени;

- приказы (о приеме на работу, об увольнении, о переводах, о дисциплинарных взысканиях, о назначении ответственных лиц);

- ведомости и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций и др. [2, с. 41]

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы. [7, стр. 176]

Структура информационного обеспечения представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Структура информационного обеспечения.

В состав информационного обеспечения должны входить:

- потоки входной информации, к которым относятся сведения о сотрудниках компании, их количестве, ФИО, занимаемых должностях, дате найма и т.д.

- потоки выходной информации, к которым можно отнести отчеты, приказы и распоряжения, отзывы, объяснительные записки, сведения о перемещении сотрудников по должностям и филиалам, журналы и реестры, бухгалтерские отчеты по выплате авансов, заработной платы и других выплат подотчетным лицам и так далее. [6, с. 410]