Файл: Разработка конфигурации «Предоставление рекламных услуг» в 1С:Предприятие 8.3..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационные системы повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию. Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество.

Системы освобождают людей от выполнения большого числа рутинных операций и берут на себя составление и редактирование, поиск и отбор документов, помогают составлять плановые или финансовые отчеты и т. д.

Сегодня информационные системы оказывают влияние не только на обработку данных, но и на способ выполнения работы людьми, на продукцию, характер конкуренции.

Объектом исследования данной работы является рекламное агентство.

Предметом исследования в работе являются деятельность по предоставлению рекламных услуг.

Цель курсовой работы – разработка конфигурации «Предоставление рекламных услуг» в среде 1С:Предприятие 8.3.

На основании поставленной цели определены задачи для выполнения в курсовой работе:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию информационной системы.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Деятельность по предоставлению рекламных услуг является ключевой функцией в рекламном агентстве. Для того что бы предоставить рекламные услуги клиенту необходимо в полной мере описать желаемый результат, и ожидания от рекламы. Для этого менеджер рекламного агентства проводит первоначальную беседу с клиентом и описывает возможные варианты рекламы.

Менеджер рекламного агентства при организации и проведении рекламных мероприятий является ключевой фигурой. Менеджер рекламного агентства выполняет ряд обязанностей по поддержанию имиджа рекламного агентства и созданию ему положительной репутации и проведение рекламы. В обязанности менеджера рекламного агентства входит выполнение следующих задач:

• оформляет заказ на проведения мероприятия и выставляет счет на оплату;
• разрабатывает планы проведения рекламных мероприятий, определяет конкретных типов рекламы и их тематики;
• заключает договор на проведение мероприятия;
• определяет количество, и оценивать стоимость ресурсов, необходимых для осуществления конкретного проекта;
• оценивает стоимость и определяет предварительную смету затрат проекта, вносит поправки в смету затрат по ходу его реализации;
• производит поиск исполнителей для реализации мероприятия, заключает с ними договоры;
• реализовывает готовые мероприятия;
• проводит анализ результатов завершенных проектов;
• ведет историю работ по каждому проекту [15].

Для моделирования предметной области выбрана функционально-ориентированная методология [22].

На верхнем уровне модели рассматриваемая система представляется в виде одного процесса, например, «Деятельность по предоставлению рекламных услуг». Далее этот процесс декомпозируется на совокупность бизнес-процессов: проводить мероприятия, учитывать договора на мероприятие, учитывать заказ мероприятия, вести продажи услуг для мероприятия.

Схема IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по предоставлению рекламных услуг

На основании проведенного моделирования определены входящие и исходящие документы, последовательность выполнения операций. Поскольку все операции выполняются вручную, с помощью прикладных офисных средств и бумажных журналов и бланков необходимо разработать информационную систему, которая автоматизировала деятельность:

• учет клиентов и рекламных мероприятий (услуг предоставляемых в рамках мероприятия)
• учет заказов мероприятий;
• учет договоров на оказание услуг рекламных мероприятий;
• учет продажи рекламных товаров в рамках мероприятий [9, 12].

Для уточнения управляющих процессов и потоков информации производится декомпозиция, т.е. разбиение модели на составляющие процессы. Каждый процесс выполняется последовательно, и имеет входящую и выходную информацию, которая может в дальнейшем использоваться или передаваться во внешнюю среду. Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности по предоставлению рекламных услуг

На основании моделирования в связи с отсутствием действующих систем учета предоставляемых рекламных услуг необходимо создать информационную систему для менеджера по рекламе, которая позволит автоматизировать процессы проводить мероприятия, учитывать договора на мероприятие, учитывать заказ мероприятия, вести продажи услуг для мероприятия.

Проектируемая информационная система должна позволять:

• осуществлять формирование первичных учетных документов, на основании которых производится заключения договора на проведение мероприятия и описывается состав мероприятия;
• вести базу данных, содержащую информацию о клиентах, мероприятиях, заказах ,продажах услуг;
• формировать отчеты в электронном и бумажном виде.

Программное обеспечение создается для автоматизации операций:

• обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для учета и контроля мероприятий и заказов по мероприятиям;
• учет продаж товаров и услуг по мероприятиям;
• создания единой системы отчетности;
• повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации.

Целью автоматизации является автоматизация связанных с мероприятиями и заказом мероприятий деятельностью, а именно обработка данных о продажах в разрезе клиентов, мероприятий, услуг, подготовка отчетности в различном виде и с различной периодичностью.

Программное обеспечение должно иметь следующие функции:

• прием и обработка заказов на проведение мероприятий;
• оформление договора на мероприятие;
• продажа товаров и услуг в рамках мероприятия;
• контроль выполнения заказа и договора;
• формирование и хранение сопроводительной документации мероприятия;
• работа с обращениями клиентов в рамках уже выполненных заказов (просмотр данных по проекту: характеристики, состав, исполнители);
• формирование новых мероприятий на основании заказов клиентов или выполненных ранее работах;
• формирование отчетов по выполненным и текущим мероприятиям.

Система должна функционировать в клиент-серверной архитектуре, иметь удобный графический интерфейс для пользователей, иметь возможность формирования отчетов и графиков.

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для выполнения операций по регистрации и учету предоставления рекламных услуг необходимо выполнять ряд операций по выполнению учета рекламных мероприятий, данных о клиентах, адресах проводимых мероприятий, заказах и договорах.

При использовании программного обеспечения выполнение данных операций потребует меньшего количества времени и трудовых затрат сотрудников, поскольку вся учетная информация будет уже внесена в информационную систему [8].

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования информационной системы в работе менеджера рекламного агентства с применением информационной системы, оценить и сравнить затраты времени сотрудников на подготовку документов и отчетности. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

Оплата труда менеджера по продажам рекламных услуг рекламного агентства составляет 200 руб./ч. Следовательно, стоимость составление отчета по продажам за день составит 200 руб./ч. * 300 ч. = 60000 руб.

При использовании средств автоматизации, время, потраченное на формирование отчета, составит 0,3 часа. В год, данная операция будет занимать 90 ч. Следовательно, стоимость в год составит:

200 руб./ч. * 90 ч. = 18000 руб.

Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за день составит: 60000 руб. – 18000 руб. = 42000 руб.

Данный расчет подтверждает выгоду от использования программных средств в работе менеджера рекламного агентства при выполнении текущей работы.

Использование информационной системы позволит:

• уменьшить время обработки информации полученной в результате процесса оформления договоров на проведение мероприятий.
• уменьшить трудозатраты менеджера продаж рекламного агентства, и за счет чего выполнение дополнительных работ по привлечению клиентов.
• уменьшить количество персонала, участвующего в этом процессе.

Документооборот в организации представлен следующими этапами работы:

1. Менеджер по продажам рекламного агентства производит работу с клиентом, выполняет его регистрацию и получает описание рекламных мероприятий требуемых клиенту.
2. Исходя из специфики мероприятий производит описание предоставляемых услуг и расчет их стоимости.
3. Оформляет заказ на проведение мероприятий.
4. На основании заказа предлагает заключить договор на оказание услуг. Каждое рекламное мероприятие оформляется отдельным договором.
5. Производит оформления счета на оплату в рамках заключенного договора.
6. В случае продажи дополнительных рекламных товаров производит их реализацию.

Схема документооборота оформления заказа на проведения рекламных мероприятий представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота оформления заказа рекламных мероприятий

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Обоснование выбора обеспечивающих технологий включает в себя определение подсистем технического, технологического, программного, информационного, обеспечения, необходимых для создания ИС [1].

Информационные файлы формируются на основе исходной информации, содержащейся в первичных документах.

К ним предъявляется ряд требований:

• достаточная полнота информации для решения задачи;
• исключение избыточности информации;
• достоверность и своевременность информации;
• согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации на машинном носителе;
• логичность построения документа;
• отсутствие дублирующих показателей в разных видах документов;
• определенное размещение разных типов реквизитов (справочные, константы, основания);
• вынесение нормативных, расценочных и других данных, что позволяет отказаться от лишних записей в документе [12].

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В информационной системе «Предоставление рекламных услуг» будут использоваться формы документов выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.