Файл: Внешние и внутренние коммуникации в организациях.pdf

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.

Восходящие коммуникации практически лишены директивности. Необходимым условием эффективных восходящих коммуникаций является свободный подход, вовлекающий работников в процесс управления и наделяющий их полномочиями.

Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.

Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты для исправления положения дел. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация – использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсуждения или решения проблем производства или обслуживания потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информации по восходящей происходит в основном в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы:

− процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться с жалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Данная процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет подачу жалоб. В настоящее время в некоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотрения жалоб;

− политика открытых дверей, т. е. дверь к руководителю открыта для того, чтобы можно было поделиться с ним своими соображениями;

− консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем недирективных конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с работниками, увольняющимися из организации;

− партисипативные методы – принятие решений с участием работников. Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;

− использование приемов активного слушания – наиболее простого и эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель с развитыми навыками слушания значительно повышает эффективность восходящих коммуникаций.

---

В целом информация, которая передается по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:

1)информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности; это жизненно важный фактор контроля в любой организации;

2) личная информация о мыслях, установках, деятельности; обычно она отражается в том, что говорят работники своему руководителю, например: какую работу они выполнили; какую работу выполнили их подчиненные; какую работу выполнили другие работники в совместной деятельности; что они считают необходимым предпринять; какие у них проблемы; какие проблемы существуют в их подразделении; что следует пересмотреть в практике и политике организации.

Современные инновационные организации стремятся использовать в своей политике и практике восходящие коммуникации.

Искажение информации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. По данному каналу связи информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения. Слухам приписывается репутация неточной информации. Однако, как отмечает известный исследователь коммуникационного процесса К. Дэвис, информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, нежели неточной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой организации. Но уровень точности значительно понижается, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.

По каналам распространения слухов обычно передается информация о предстоящем сокращении рабочих мест; о новых мерах наказаний за опоздания; об изменениях в структуре организации; о грядущих перемещениях и повышениях; подробно излагается спор двух руководителей на последнем совещании; сообщается, кто кому назначил свидание после рабочего дня.

Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях, коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом достаточно, чтобы обратная связь в ее кодовой системе была известна новому получателю. Например, порой на какую-то фразу мы можем ответить просто кивком головы.

Достижение современных информационных технологий – управленческие информационные системы; их задача – оптимизация процессов генерации, обработки и передачи информации. Данные системы включают в себя компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователей.

---

В результате проведённого исследования в данной части работы, можно прийти к выводу о томчто, многие организации используют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование адресной сети электронной почты.

Современная система персональных телекоммуникационных услуг использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и видеоматериалы.

Современные телекоммуникационные технологии доступны многим современным организациям: определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений и т. п.

Часть 3 Исследование системы коммуникаций компании GeneralElectric

В данной работе рассмотрим систему управления внешними и внутренними коммуникациями предприятия компании GeneralElectric.

GeneralElectric (GE) представляет собой многоотраслевую корпорацию, которая является крупнейшей в мире по производству различных видов техники, в том числе и локомотивов, энергетических установок (включая и атомные реакторы), газовых турбин, авиационных двигателей, медицинского оборудования, занимается изготовлением осветительной техники, пластмассы и герметики.

Основанная изобретателем Томасом Эдисоном в конце XIX века, сегодня GE известна не только как одна из самых успешных компаний, чьи интересы простираются от авиации до медицины, но и как «машина по производству лидеров».

В настоящее время в состав компании входит шесть подразделений, таких как:

• GE Energy, вкотороевходитGE Power & Water, GE Energy Management, GE Oil & Gas. Данное подразделение занимается производством оборудования для водоподготовки и водоочистки, оборудование для выработки электроэнергии, безопасного и надежного распределения электроэнергии, нефтегазовое оборудование, в том числе и турбины.
• GE Healthcare. Занимается выпуском медицинского оборудования.
• GE Transportation. Занимается производством грузовых и пассажирских тепловозов, оборудования железнодорожной сигнализации, дизельных двигателей для железнодорожного и морского транспорта, а также приводов для карьерных самосвалов и буровых установок.
• GE Aviation. Производит реактивные двигатели, газотурбинные установки для применения в судостроении, а также обслуживает авиационную технику.
• GE Capital, вкотороевходитGE Money Bank и GE Commercial Aviation Services.
• Home & Business Solutions, включающеевсебя GE Lighting, Intelligent Platforms. Выпускает светотехническое оборудование и источники бесперебойного питания.

---

Оборот корпорации в 2015 году, согласно рейтингу крупнейших в мире компаний – FT Global500, составил 148 589,0 млн. дол. (см. рисунок 9).

Рисунок 9 - Оборот компании GE, $ млн

Источник: составлен автором на основе данных рейтинга крупнейших в мире компаний – FT Global 500.

Штат сотрудников компании насчитывает более 300 000 человек, которые работают в 175 странах мира. GE стала символом эффективного управления человеческими ресурсами.

В рейтинге FinancialTimes по рыночной капитализации занимает 13 место в 2015 году (см. рисунок 10).

Рисунок 10 - Место, занимаемое компанией GE, в рейтинге FinancialTimes по рыночной капитализации с 2011-2015 года

Источник: составлен автором на основе данных рейтинга крупнейших в мире компаний – FT Global 500

Функциональная структура службы управления человеческими ресурсами, а так же системы внешними и внутренними коммуникациями предприятия в корпорации GE представлена следующим образом:

1. Отдел кадров занимается организацией набора и отбора персонала, в том числе и тестирование, а также выполняет такие функции, как: введение в должность новых сотрудников, организация прохождения службы и планирование карьеру, оценка деятельности, профессиональная ориентация, собеседование с увольняемыми.
2. Отдел организации заработной платы занимается анализом должностных обязанностей, классификацией работ и их тарификацией, разработкой системы оплаты и премирования, пересмотром тарифных ставок и индивидуальной оплаты.
3. Отдел трудовых отношений с работником отвечает за участие в коллективных соглашениях и активное проведение согласованной политики, работу по жалобам на основе партисипативных процедур, которые установлены трудовыми соглашениями, и разбор всех споров. Отдел также содействует развитию связей и отношений между администрацией компании и сотрудниками на индивидуальной и групповой основе, при этом ведет личные дела сотрудников и трудовую статистику.
4. Отдел профессионального обучения и переподготовки контролирует:
   • производственное обучение, которое включает инструктаж новых сотрудников;
   • производственное ученичество по программам переподготовки квалифицированных рабочих из числа работников фирмы;
   • специальное обучение инструкторов (мастеров, техников, управляющих);
   • подготовку учебных материалов;
   • возмещение затрат на обучение по индивидуальным программам работникам фирмы;
   • операции с библиотечным фондом;
   • корпоративные издания (многотиражка и другое), сбор рационализаторских предложений;
   • отношения с внешними учебными центрами;
   • учет и статистику по программам обучения.
5. Отдел социального развития специализируется на функциях, которые связаны с созданием и управлением внутренней социальной структурой и предоставлением дополнительных социальных льгот работникам корпорации. Данный отдел также планирует, разрабатывает и экономически обосновывает соответствующие системы, например, такие как коллективное добровольное страхование, выплата компенсаций при увольнении, организация отдыха и другое.
6. Отдел безопасности труда и медицинской помощи занимается выполнением необходимого комплекса работ для обеспечения безопасности на производстве, а именно: разработкой стандартов безопасности; осуществлением экспертизы товаров, проектов, оборудования на соответствие стандартам безопасности; проведением расследования несчастных случаев с составлением соответствующих отчетов; содействием работе по безопасности труда на производстве; оказанием медицинской помощи персоналу, медицинского лечения и консультирования; выяснением и анализом причин отсутствия сотрудника на производстве.
7. Отдел исследований по персоналу занимается изучением вопросов кадровой политики и трудовых отношений, в том числе и внешней информации, обследованием состояния морально-психологического климата в корпорации, а также осуществляет подготовку справочных материалов; разработку форм документооборота для кадровой службы; разработку правил, стандартных приемов и процедур кадровой работы; ревизию трудовых отношений; сбор данных и представление отчетов администрации о стоимости жизни, уровне заработной платы на рынке труда, представлении предложений по системам заработной платы, отпускам; сотрудничество со всеми подразделениями службы в части исследований и статистики (см. Рисунок 11,12,13).

---

Рисунок 11 Принципиальная система коммуникаций в компании GE*

*Составлено автором

Важно отметить, что корпорация GE имеет одну из лучших в мире систему подготовки управленческого персонала. В США в штате Нью-Йорк построен корпоративный университет корпорации в Кротонвиле, который с момента своего основания в 1956 году был образцом для подражания для всех остальных крупнейших мировых компаний, которые инвестируют свои ресурсы в развитие собственных сотрудников. Каждый год компанией инвестируется около миллиарда долларов в различные тренинговые и образовательные программы для своих сотрудников и еще 3,3 миллиарда в ResearchandDevelopment (Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, НИОКР). Ежегодно компания GE вовлекает в различные программы более 100 000 сотрудников, причем 25 000 из них изучают программы и курсы подготовки управленческих кадров.

Как известно, помимо Института развития менеджмента GE (на сегодняшний день Центр Лидерства Джека Уэлча) в Кротонвилле, обучение сотрудников компании проводится и в исследовательских центрах корпорации в Мюнхене, Шанхае и Бангалоре, а также и в других местах по всей планете.

Рисунок 12 Структура коммуникации в компании GE

*Составлено автором

Корпорация GE при подготовке управленцев используют следующую модель, состоящую из нескольких элементов:

• тщательный отбор кандидатов на работу в корпорации;
• обучение сотрудников проходит в рамках многоступенчатых корпоративных образовательных программ, которые соотносятся с его карьерным ростом;
• непрерывное сопровождение карьеры сотрудников со стороны непосредственного руководства и отдела управления персоналом с хорошо формализованной оценкой достижений сотрудников и обратной связью.

Рисунок 13 План движения коммуникационных потоков компании GE

*Составлено автором

Максимальное использование квалификации и творческого потенциала каждого своего сотрудника является центром кадровой стратегии компании GE.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день главную идею стратегии GE, которая ориентирована на трудовые и человеческие ресурсы, описывают следующим образом: «Для нас существует только один путь достичь большего результата с меньшими затратами; расти и побеждать – мы должны каждого отдельного работника вовлечь в деятельность, каждого мотивировать, воодушевить и вознаградить… Мы ставим все на наших сотрудников: мы даем им средства, которые им необходимы и оставляем им максимальную свободу действий».

---