Файл: Разработка регламента выполнения процесса "Учет предоставленных услуг салоном красоты".pdf

– время сбора и обработки первичной информации;

– количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности;

– время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности.

Операционная система функционирования: Microsoft Windows 7.

Техническое обеспечение:

– тип процессора - Pentium-4, тактовая частота 1800;

– объем оперативного запоминающего устройства – 1024 Мб;

– режим работы экрана – SVGA, разрешение не ниже 1024х768;

– размер отображаемых форм не более 1024х768;

– размер свободного места на жестком диске 100 Мб;

Среда разработки системы: СУБД MS Access.

Требования к структуре и функционированию системы.

Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру (первый - источник, второй - хранилище, третий - отчетность).

Информационная система должна содержать следующие функциональные подсистемы:

– подсистема сбора, обработки и загрузки данных, которая предназначена для реализации процессов сбора данных из систем источников, приведения указанных данных к виду, необходимому для наполнения подсистемы хранения данных;

– подсистема хранения данных, которая предназначена для хранения данных в структурах, нацеленных на принятие решений;

– подсистема формирования и визуализации отчетности, которая предназначена для формирования бизнес-ориентированных витрин данных и отчетности.

Требования к численности персонала.

В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации ИС необходимо выделение следующих ответственных лиц:

– руководитель компании - 1 человек.

– администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека.

– администратор подсистемы хранения данных - 1 человека.

– администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек.

Требования к приспособляемости системы к изменениям.

Обеспечение приспособляемости информационной системы должно выполняться за счет:

– своевременности администрирования;

– модернизации процессов сбора, обработки и загрузки данных в соответствии с новыми требованиями;

– модификации процедур доступа и представления данных конечным пользователям;

– наличия настроечных и конфигурационных файлов у базы данных информационной системы.

Требования к надежности.

Надежность должна обеспечиваться за счет:

---

– применения специализированных технических средств, системного и базового прикладного программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач;

– своевременного выполнения процессов администрирования базы данных клиентов компании;

– соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

– предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В качестве мероприятия по улучшению бизнес-процессов организации является внедрение системы «Directum», которая имеет расширенный функционал, позволяющий автоматизировать работу канцелярии, организации и представлен в 30 прикладных решениях для государственных и коммерческих заказчиков.

Все представленные решения «Directum» дополняют друг друга, за счет чего процесс внедрения может быть последовательным и позволит создать целостную информационную систему.

Внедрение системы «Directum» можно начать с решения основных задач по организации электронного архива различных документов и выполнения автоматизации основных бизнес-процессов. Затем необходимо выбрать необходимый вариант развития данной системы, расширить ее возможности за счет прикладных бизнес-решений по управлению договорами, совещаниями. Система «Directum» является полноценной системой класса ECM (Enterprise Content Management), рис. 4.

Рис. 4. Основные бизнес-решения системы «Directum»

Архитектура системы «Directum» позволяет обеспечить оптимальный подход к документообороту за счет удобства настроек, масштабируемости и гибкости. Возможности ECM-платформы и наличие дополнительных специализированных компонентов позволяет развить функционал внедряемой системы самостоятельно [13]. Рассмотрим более подробно некоторые из имеющихся бизнес-решений системы «Directum», к которым можно отнести следующие: Управление электронными документами организации; Управление внутренними и внешними деловыми процессами; Облачная система OnDrive.

---

Подсистема «Управление электронными документами».

Модуль «Управление электронными документами» позволяет использовать возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания электронного архива документов, рис. 5.

Рис. 5. Интерфейс подсистемы «Управление электронными документами»

Все оперативные документы могут иметь много версий, при этом версии каждого документа могут быть представлены в различных форматах (DOC и PDF) [10].

Подсистема «Управление электронными документами» предназначена для организации наиболее оптимального хранения оперативных документов на основе использования папок, в которые будут помещаться необходимые ссылки на копии электронных документов. Для каждого вида документа можно определить свой жизненный цикл, который в автоматическом режиме изменит состояние определенного документа в процессе работы с ним сотрудниками организации.

Подсистема «Управление деловыми процессами».

В терминах системы управления документооборотом «Directum» в основе любого выполняемого взаимодействия двух или более сотрудников организации всегда лежит какая-либо рабочая задача, рис. 6. 

Рис. 6. Интерфейс подсистемы «Управление деловыми процессами»

Т.е. некоторый комплекс работ, который определяется инициатором, и его необходимо в последующем выполнить. Последовательность в исполнении таких задач определяется маршрутами, которые задаются инициатором. Маршрут задачи можно задавать вручную либо при помощи типового маршрута [3].

В процессе выполнения поставленных оперативных задач на всех этапах их маршрута появляются дополнительные задания или специальные уведомления для всех участников бизнес-процессов либо выполняется определенный сценарий.

Использование специализированных механизмов сценариев позволяет в автоматическом режиме совершить набор необходимых действий над определенными объектами используемой системы управления документороботом (перенести данные в вспомогательную ERP-систему, модифицировать состояние текущих версий и стадий жизненного цикла определенного управленческого документа, изменить записи заполненных справочников, в автоматическом режиме создавать управленческие документы и др.).

Таким образом, средств системы «Directum» вполне может хватить для автоматизации деятельности исследуемой организации. В тоже время необходимо проанализировать деятельность организации с учетом предлагаемой информационной системы.

---

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель исследуемого бизнес-процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты» представлена на рис. 7. Схема автоматизации документационного обеспечения в организации представлена в Приложении А.

Входы: информация о клиенте; информация о салоне красоты; информация о предоставляемых услугах. Управление: персонал; информационная система. Механизмы: устав организации; законодательная база. Выходы: чек; отчетная информация; экономические показатели организации.

Рис. 7. Модель бизнес-процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты»

Декомпозированная модель «Учет предоставляемых услуг салона красоты представлена на рис. 8. Данная модель включает следующие процессы: регистрация клиента; оформление заказа; обслуживание клиента; расчет стоимости выполненных услуг.

Декомпозированная модель процесса «Регистрация клиента» представлена на рис. 9. Данная модель включает следующие процессы: обработка первичной информации; заполнение справочников; контроль ввода данных; формирование базы данных клиентов.

Рис. 8. Декомпозированная модель «Учет предоставляемых услуг салона красоты»

Декомпозированная модель процесса «Оформление заказа» представлена на рис. 10. Данная модель включает следующие процессы: выбор услуги; выбор материала; выбор времени; регистрация заявки.

Декомпозированная модель процесса «Обслуживание клиента» представлена на рис. 11. Данная модель включает следующие процессы: согласование графика работы сотрудников; назначение специалиста на работу; выполнение услуги; формирование базы данных заказов.

Декомпозированная модель исследуемого процесса «Расчет стоимости выполненных услуг» представлена на следующем рис. 12. Данная модель включает следующие ключевые процессы: вычисление стоимости используемых материалов; вычисление стоимости услуг; формирование чека; формирование базы данных.

---

Рис. 9. Декомпозированная модель процесса «Регистрация клиента»

Рис. 10. Декомпозированная модель процесса «Оформление заказа»

Рис. 11. Декомпозированная модель процесса «Обслуживание клиента»

Рис. 12. Декомпозированная модель процесса «Расчет стоимости услуг»

Также, следует обратить особое внимание на то, что сама по себе информационная система является эффективным инструментом автоматизации бизнес-процессов организации; но в тоже время от обеспеченности системы зависит ее непосредственное функционирование. В связи, с чем необходимо проанализировать следующие компоненты обеспеченности системы:

– информационное обеспечение;

– программное обеспечение;

– технологическое обеспечение.

Информационное обеспечение.

Информационное обеспечение представляет собой некоторую совокупность единой системы кодирования и классификации оперативной информации в организации, использование специализированных унифицированных систем документации, схем информационных потоков, которые циркулируют на предприятии, использование методологий построения баз данных [2].

Источниками информации может служить управленческая документация, сопутствующая нормативно-справочная информация, информация, которая поступает от вышестоящих органов, информация, которая поступает от бухгалтерии по средствам локальных сетей.

Информационное обеспечение включает в себя внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и набор специальных средств ее ведения. Данное обеспечение может быть реализовано в режиме реального масштаба времени, где происходящие изменения в данных, выполненные одним пользователем, сразу должны быть доступными другим пользователям используемой системы [4].

Внемашинное информационное обеспечение включает различные оперативные документы, представленные на бумажных носителях (договор купли-продажи, предоставления услуг, управленческие приказы, распоряжения, оперативные отчеты, приходно-расходные ордера, товарно-транспортные накладные, кассовые ордера и др.).

Современные средства информационных систем предоставляют возможности получения информации в различных формах: в виде печатных оперативных документов, пользовательских экранных форм, представленные на машинных носителях; она может быть представлена в текстовом, графическом или табличном виде [1].

---