Файл: Автоматизация учёта труда и заработной платы в компании «Агро Холод».pdf

Введение

Выбрав данную тему я в первую очередь ориентировался на проблемы малых и средних предпринимателей, которых в нашей стране достаточно много. Как правило, в таких компаниях работает до 30 человек и вся бумажная работа проводится либо вручную, либо на компьютере в процессоре MS Excel и дублируется на бумажных носителях, что занимает огромное количество времени, являющегося наиболее ценным ресурсом практически в любом бизнесе.

Так же при использовании бумажных носителей выше затраты на хранение информации, так как бумага является одноразовым накопителем информации, к тому же, весьма недолговечным и при повреждении носителя, его необходимо заменить. Если есть электронная копия – сделать это достаточно просто, но при её отсутствии восстановить полную копию оригинала практически невозможно, из-за необходимости сканирования повреждённого документа. Ручной ввод тех же данных, что и на старом документе возможен лишь в редких случаях – при отсутствии изображений на документе, в любом виде: символы предприятия, подписи, изображения.

Учёт заработной платы идёт таким же медленным способом, из-за чего могут случаться задержки в выплатах или даже ошибки при подсчёте заработной платы работника, в частности – из-за человеческого фактора или повреждения одного из документов.

Так, электронные носители явно показывают свои преимущества: можно сделать сколько угодно копий, не теряются, не повреждаются (в случае правильно организованного хранения и настроенных бэкапов).

Переходя непосредственно к теме данной курсовой работы, хочу сказать, что автоматизация процесса приёма и обработки заявок поможет предприятию сократить число сотрудников, либо сократить их рабочий день, повысив его доходы. Так же это ускорит его работу как такового, исключит ошибки человеческого фактора при подсчёте заработной платы, исходящей из количества заказов и облегчит работу сразу нескольким отделам предприятия в целом.

Наиболее заметен результат будет малым предприятиям, которые готовы вложиться в своё дело. Так как в предприятиях такого типа на счету каждый работник, автоматизация – необходимая вещь в предприятиях такого типа.

При правильной настроенной автоматизированной системе вместо целого отдела может понадобится всего один специалист, следящий за работой автоматизированной системы и занимающийся её развитием по мере необходимости.

Сокращение рабочих мест поможет предприятию удерживаться на плаву дольше, в случае временной нехватки денежных средств, но это не единственное, что я хочу предложить в своём проекте.

Так же я предлагаю включить систему автоматической обработки заявок с последующей корректировкой заработной платы, зависящей от сложности выполняемой работы.

Как правило, в компаниях уже существует примерный прайс-лист на осуществляемые работы и я буду его использовать в своём курсовом проекте.

Таким образом, что будет иметь предприятие, использующее только электронные документы, дублированные на сервере, с автоматической системой начисления заработной платы и регулированием её от количества поступивших и выполненных заявок:

- Предприятие будет иметь более быструю систему реагирования, чем конкуренты.

- Снизятся расходы на содержание отделов бухгалтерии

- Снизятся расходы на хранение носителей информации, ведь электронные носители занимают намного меньше места

- Практически исчезнет проблема потери документов

- Документы всегда будут доступны всем членам компании (в зависимости от политики безопасности компании)

Думаю, это достаточно серьёзные аргументы, которые заставят задуматься ответственных лиц предприятий о включении автоматизированных систем учёта заработной платы в свою компанию, что может принести прибыль и сделать ситуацию в компании более стабильной.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Компания Агро Холод занимается монтажом и ремонтом холодильных камер на заказ под ключ и производит первичные консультации по вопросам строительства, ремонта и модернизации холодильного оборудования.

Проектирование и монтаж холодильных, складских, испытательных, строительных камер и строений любой сложности и конфигурации из сэндвич панелей.

Камеры или постройки с нестандартной планировкой

Благодаря типу используемых сэндвич панелей, мы можем построить холодильную камеру или склад любой конфигурации, при необходимости хоть треугольный. Используемые сэндвич панели позволят обшивать колонны, находящиеся внутри холодильных камер, для избежания температурных мостиков. Наш опыт позволяет строить камеры и помещения практически любой длины и высоты, используя технологию подвесных потолков. Мы можем построить холодильный склад внутри помещения со сложной конфигурацией, по максимуму используя всё доступное пространство. Мы готовы предложить решения по утеплению и усилению полов в низкотемпературных камерах, позволяющие перемещать внутри продукцию, не только штабелерами но и с помощью складских погрузчиков.

Камеры с нестандартным оборудованием

Мы имеем большой опыт в проектировании и монтаже камер с дополнительным нестандартным оборудованием, как то: установка увлажнителей и осушителей воздуха для поддержания влажности. Монтаж дефростеров, для разного типа продукции (икра, мясо, рыбы и др.). Установка фильтров разной степени очистки, ионизаторов и кварцевых ламп. Мы можем дооснастить камеру/склад воздушными завесами или силиконовыми шторками и выключателями позволяющими при открывании двери автоматически включать свет, выключать вентиляторы воздухоохладителя и бактерицидные лампы (при их наличии). По желанию заказчика холодильные камеры могут быть оборудованы удаленным мониторингом за температурой, а склады видеонаблюдением через интернет.

Камеры с любым температурным режимом

Наши знания и опыт позволяют спроектировать и построить камеру с любыми температурными режимами и заданиями по поддержанию температуры. Наша компания имеет опыт в строительстве холодильных камер, внутри которых в любой произвольной точке температура воздуха должна соответствовать заданной, с дифференциалом в 1 градус (для хранения лекарств, крови, образцов ДНК и др.). Мы имеем опыт в проектировании и монтаже испытательных камер со сверхнизкими температурами, с применением двухступенчатого охлаждения до -70С, с тепловым оборудованием и агрегатами для создания в объеме заданной влажности. Наши инженеры могут предложить оборудование для высокотемпературных камер (+10С — +15С), среднетемпературных (-5С — +5С) и низкотемпературных (-20С — -10С). Мы можем смонтировать камеры как с динамическим так и со статическим теплообменным оборудованием (мясо, рыба, цветы, музейные экспозиции).

Холодильные склады и камеры для мест с экстремальными условиями эксплуатации

Для заказчиков, которым требуются холодильные склады или камеры для эксплуатации в тяжелых условиях, мы можем предложить сэндвич панели уличного исполнения, позволяющие обойтись без дополнительной защиты. Холодильное оборудование будет индивидуально подобрано по Вашим запросам, учитывая особенности эксплуатации. Для жаркого климата или помещений со слабой вентиляцией подойдет конденсатор повышенной производительности. Для работы при низких температурах мы предложим зимнее исполнение холодильного агрегата. В камерах не позволяющих разместить стандартный воздухоохладитель можно установить аналогичный по мощности, но более компактный испаритель.

Строительство складов, зданий и хранилищ от фундамента до крыши.

Мы располагаем ресурсами для возведения металлоконструкций любой сложности. Фундаменты для всех типов грунтов — ленточный, плита, сваи. Металлоконструкции любой высоты с меж этажными перекрытиями. Мы можем оказать содействие в получении согласований и подключение всех коммуникаций.

Компания всегда готова принять ваш вызов по телефону или электронной почте. В случае телефонного вызова обеспечивается наибольшее быстродействие и отклик на вашу проблему. В случае наличия свободных бригад, к вам будет немедленно выслана одна из них, в случае подтверждения условий работы и диагностики.

Таблица 1

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1Схема организации компании Агро Холод

Цели функционирования отделов:

Генеральный директор -

• управление предприятием
• контроль его работы
• оптимизация эффективности взаимодействия отделов компании
• составление стратегии развития предприятия и её реализации
• контроль работы отделов, проверка учёта документооборота.

Заместитель генерального директора -

• помощь в управлении предприятием
• принятие на себя ответственности в случае отсутствия генерального директора на рабочем месте.
• Проверка работы подчинённых отделов
• Проверка наличия материалов с рабочего места
• Внеплановая закупка необходимых материалов

Бухгалтерия -

• ведение первичного бухгалтерского учёта
• начисление заработной платы сотрудникам предприятия
• ведение налогового учёта
• ведение управленческого учёта
• составление налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию
• сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию
• минимизация налоговых выплат

Операторы технической поддержки -

• ведение базы данных
• обработка информации
• обработка электронной почты, клиентских заявок
• ведение документации
• архивирование документации
• работа с оргтехникой
• составление и оформление отчётов

Специалисты по монтажу и ремонту установок -

• Принятие заявок
• Выезд по требованию
• Ремонт установок по требованию
• Поддержание установок в рабочем состоянии
• Монтаж установок по требованию

2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Необходимо рассмотреть процесс учёта и распределения заработной платы, исходя из получаемых техническим отделом и бухгалтерским отделом данных. Нужно получать данные по необходимым к проведению работам, закупленным ресурсам, выполненным работам, выплатам работникам, полученным выплатам за работы и по занятости каждой из бригад. Сейчас все операции выполняются вручную. Оператор должен принять вызов, провести опрос заказчика и внести всю информацию в базу данных, после чего идёт долгая цепочка практически ручной обработки массива данных.

На данный момент для обработки данных используются следующие средства:

• Электронная почта
• Электронная база данных
• Бумажная база данных
• Информативный сайт
• Средства коммуникации между сотрудниками компании
• Средства электронного счёта

Не смотря на наличие компьютеров у всех сотрудников компании, отсутствие автоматизации на производстве сильно замедляет работу всего предприятия. Для увеличения производительности я предлагаю прекратить использовать бумажные носители информации, заменив их на полностью электронные с дублированием данных и автоматизировать процесс принятия заявок и начисления заработной платы. Благодаря современным информационным технологиям предприятие сможет не только ускорить обработку поступающих данных, но и сократить расходы на обработку той же информации за счёт использования автоматизированных систем вместо живых людей. К тому же уменьшается вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором.

В этом курсовом проекте рассматривается работа IT-отдела (операторов технической поддержки) компании Агро Холод