Файл: Проектирование БД для сотрудника салона сотовой связи.pdf

Введение

Современный бизнес становится все более динамичным, борьба за конкурентные преимущества зачастую превращается в погоню за современными управленческими и информационными технологиями. Последние годы в России наблюдается настоящий информационный бум, практически повсеместно внедряются информационные системы, и автоматизируется управление. Мотивы здесь разные: и влияние моды, и желание «не отстать от конкурента», а зачастую – это вполне понятное стремление руководства компаний внедрить эффективную и современную автоматизированную систему управления, чтобы снизить издержки, ускорить процесс обработки информации, повысить качество выполняемой работы, в результате чего компания добивается высоких результатов в своей деятельности.

Целью работы является автоматизация деятельности сотрудника салона сотовой связи. В рамках выполняемой работы рассмотрены следующие задачи:

• обоснование необходимости автоматизации;
• выбор технических и программных средств;
• анализ и общая характеристика предметной области и объекта автоматизации;
• проектирование структуры БД;
• проектирование интерфейса БД.

1. Описание предметной области. Постановка задачи

ООО «Мобиком» занимается продажей сотовых телефонов и аксессуаров к ним.

Организационная структура рассматриваемого предприятия является традиционной для коммерческих организаций и включает в себя следующие подразделения (рис.1):

• отдел продаж;
• бухгалтерию;
• отдел кадров;
• отдел маркетинга;
• сервисный центр;
• служба поддержки пользователей;
• ИТ-отдел.

Рис. 1. Организационная структура управления

Основным бизнес–процессом является учет продаж, целью которого является оптимизация работы отдела продаж и получение доходов.

Контекстная диаграмма не может дать полное представление о том, как протекает данный процесс. Ее декомпозиция дает более детальное представление о процессе и о его особенностях. Рисунок 2 содержит контекстную диаграмму изучаемого процесса, выполненную в методологии IDEF0 [3, с.66].

NODE:

TITLE:

NUMBER:

Учет продаж

A-0

прайс-листы

---

законы,

стандарты,

правила,

локальные

акты

отчеты

заказы

клиентов

сотрудники отдела продаж

0

0р.

Учет продаж

Рис. 2. Контекстная диаграмма бизнес процессов

На рисунке 3 представлен результат декомпозиции контекстной диаграммы, который также выполнен в методологии IDEF0 [3].

Рис.3.Результат декомпозиции контекстной диаграммы
бизнес процессов

На рисунке видно, что контекстная диаграмма была разбита на четыре функции: получить заказ, оформить заказ, выполнить заказ и оформить отчет.

Входной информацией функции «получить заказ» являются: заказ от клиента, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «получить заказ» является предоставление клиенту квитанции.

Входной информацией функции «оформить заказ» являются: квитанция, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить заказ» является передача накладной на склад [10, с.65].

Входной информацией функции «выполнить заказ» являются: накладная, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «выполнить заказ» является информация о покупке.

Входной информацией функции «оформить отчет» являются: информация о покупке, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить отчет» являются отчеты.

Основной целью является ознакомление с тем, как функционирует отдел продаж, как и что необходимо выполнять его работникам. В качестве точки зрения выбираем точку зрения директора ОАО. Также были определены границы системы, которые дают возможность выяснить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами. После изучения бизнес-процессов было определено, что оформление заказов и составление отчетов не автоматизированы. Нет базы клиентов, нет полного учета и контроля.

Основным документом в рассматриваемой задаче является заказ клиента. Схема документооборота обработки продаж приведена на рис.4.

исполнитель действие	Отдел продаж	Бухгалтерия	Склад	Клиент
1) поступление заказа	Заказ от клиента			Заказ от клиента
2) фиксация заказа в журнале	Заказ от клиента
3) оформление квитанции клиенту и прием оплаты		Квитанция
4) отправка накладной на склад			Накладная
5) отправка заказа клиенту				Заказ
6) подготовка отчетов	Отчеты

---

Рис.4. Схема документооборота

Существующий способ приема и обработки продаж связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день сложно получить сведения об общем количестве продаж, провести анализ популярности тех или иных моделей обуви, а также проконтролировать заказы, обработанные каждым из менеджеров.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы отдела продаж за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1

Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, неоходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Регистрация продажи	10	15	150
Поиск необходимой информации	5	30	150
Анализ информации за период	0,5	60	30
ИТОГО, минут			330

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудники отдела по работе с клиентами заняты занесением необходимых сведений в книги учета, а также при необходимости – анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем и выработке необходимых мероприятий) остается менее 40% рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки [11, с.22]:

• низкая скорость и точность выполнения расчетов;
• неэффективное использование рабочего времени;
• слабый контроль работы сотрудника;
• увеличивающийся «поток» бумажной работы;
• усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве и сумме продаж, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и локальную вычислительную сеть.

---

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится к просмотру заявки, оформленной на внутреннем сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производиться при задании необходимых параметров. В таблице 2 рассчитан ожидаемый эффект от внедрения информационной системы.

Таблица 2

Ожидаемый эффект от внедрения информационной системы

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, неоходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Регистрация продажи	10	1	10
Поиск необходимой информации	5	2	10
Анализ информации за период	0,5	5	2,5
ИТОГО, минут			1,5

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников отдела продаж. Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

• централизованное хранение данных;
• исключение потери данных;
• структуризация данных;
• более оперативная обработка данных;
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
• легкое изменение данных;
• система авторизации;
• сокращение времени оформления документов.

2. Выбор средств / методологии проектирования. Выбор СУБД

«MS Access» в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных.

Среди причин такой популярности следует отметить:

1. Высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации.
2. Глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.
3. Богатый набор визуальных средств разработки.

---

Нельзя не отметить, что существенной причиной такого широкого распространенная Ms Access является интеграция в офисный пакет ПО и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft.

Специфической особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое.

Внутренняя организация данных в рамках mdb -формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

В работе для реализации приложения используется ОС Windows XP (SP2) и СУБД Ассess версии (11.6566.8036) с обновлением SР2 в составе МS Office 2003. Компонент диспетчера ядра БД Microsoft Jet 4.0 (SР8). База будет сохраняться в формате совместимости с Ассess 2000. Для полной функциональности и правильной работы приложения рекомендуется использовать пакет MS Office версии 2003.

Далее выберем язык программирования. В настоящее время лидерами на рынке сред разработки являются Microsoft Visual Studio, Delphi, C++ Builder, JBuilder. Любая из перечисленных сред позволит разработать современное клиент-серверное приложение с современным пользовательским интерфейсом. Однако, в компании имеются наработки на Delphi, которые можно использовать при разработке ИС склада. Выбор среды разработки Delphi позволит гораздо быстрее по сравнению с остальными из перечисленных сред разработки получить готовую систему, с интерфейсом, аналогичным ИС отделов снабжения и сбыта.

Delphi - среда для разработчиков программного обеспечения и приложений баз данных, заинтересованных в быстром создании высокоэффективных и простых в обслуживании приложений. Разработчики могут использовать мощную интегрированную среду разработки Delphi с рабочим полем визуального проектирования, обширной коллекцией визуальных компонентов и мощной инфраструктурой гетерогенных баз данных для визуальной разработки и поставки приложений в максимально сжатые сроки.

Мощный язык Delphi и компилятор обеспечивают высокую производительность и доступ ко всем возможностям, повышающим эффективность и скорость разработки на платформе Windows. Delphi предоставляет также обширный набор инструментов редактирования, рефакторинга и отладки в рамках комплексного решения, ориентированного на ускорение и упрощение разработки.

---