Файл: Автоматизация документооборота в ООО «Бородино Бейкери».pdf

• IDEF0 (функциональная модель);
• DFD (DataFlow Diagram);

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-1S) и идеального положения вещей того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы.

Рисунок 2. Структурно-функциональная диаграмма выбранного комплекса задач

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается во входном уровне - «Бумажные документы», «Внешние электронные документы» и выходном – «Электронные документы организации», сопровождается механизмом – «Сотрудники» и управляется «стандартами». Все эти ресурсы необходимы для функционирования компании ООО «Бородино Бейкери»

«Стандарты» — это определённые условия изготовления продукции, при которых создаётся готовый продукт.

«Бумажные документы» — это информация, которая зафиксирована на бумажном носителе и обладает определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

«Внешние электронные документы»- Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы.

«Делопроизводители» - служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.

«Сотрудники» — это сотрудники, занимающиеся производством продукции, начиная с управления процесса изготовления продукции и заканчивая пекарями, которым ставится задача на производство конкретного количества хлебобулочных изделий.

«Программное обеспечение» — это набор инструкций, позволяющий пользователю взаимодействовать с компьютером, его аппаратной частью, выполнять задачи.

«Электронные документы организации»- Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции IDEF 0. Обеспечения электронного документооборота

Процесс обеспечения электронного документооборота делится на несколько этапов:

Ввод — это могут быть любые данные, введённые в систему компьютерной обработки данных.

Управление- представляет собой совокупность приемов и методов целенаправленного воздействия на объект для достижения определенного результата.

Использование документов- применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Рисунок 4. Информационная модель

Область 1 показывает начальные этапы создания документа.

Область 2 отображает основные рабочие функции ИС.

Область 3 показывает, что получается на выходе системы.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации.

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Это описание состава входных документов и справочников, соответствующих им экранных форм размещения данных и структуры файлов. При этом следует уделять внимание следующим вопросам:

1. При описании входных документов необходимо привести в приложении формы документов; перечень содержащихся в них первичных показателей; источник получения документа, в каком файле используется информация этого документа, описывается структура документа, число строк, объемные данные, частоту возникновения документа;

2. Описание экранной формы входного документа должно содержать макет экранной формы в приложении, особенностей организации рабочей и служебной зон макета, состав и содержание подсказок, необходимых пользователю для заполнения макета, перечень справочников, автоматически подключаемых при заполнении этого макета;

3. Описание структур входных файлов с оперативной информацией должно включать таблицу с описанием наименований полей, идентификатором каждого поля и его шаблона; по каждому файлу должна быть информация о ключевом поле, длине одной записи, числе записей в файле, частоте создания файла, длительности хранения, способе обращения (последовательный, выборочный или смешанный), способе логической и физической организации, объеме файла в байтах;

4. Описание структур файлов с условно-постоянной информацией содержит те же сведения, что и для файлов с оперативной информацией, но добавляются сведения о частоте актуализации файла и объеме актуализации (в процентах).

Необходимо отметить соответствие проектируемых файлов входным документам или справочникам. Описывается структура записи каждого информационного файла. Если информационная база организована в форме базы данных, то приводится описание и других её элементов (ключей, бизнес-правил, триггеров).

Таблица 2.

Реквизиты входной информации

Т.к. документы электронной почты принимаются и обрабатываются автоматически, экранной формы для их ввода нет.

В решении задачи «Обработки списков клиентов» входной информацией являются отредактированные списки клиентов, поступающие серверной части от менеджеров посредством отправки этих списков клиентскими частями, установленными на рабочих компьютерах менеджеров.

2.4 Характеристика результатной информации

В процессе работы системы появляются потоки информации, такие как, запись во внутреннюю БД предприятия поступающей из электронных писем от оператора информации о клиентах.

Реквизитный состав этих данных представлен в таблице 3.

Таблица 3.

Реквизитный состав данных на запись во внутреннюю

БД предприятия

Формирование сообщений о проделанных изменениях в справочнике клиентов в журнал. При успешном внесении данных в журнал заносится сообщение об успешном выполнении задачи и прочитанная информация о клиенте. Журнал является не типизированным файлом и сохраняется в папке с программой. Первые 8 байт описывают количество записей в журнале.

Далее следуют сами записи. Их реквизитный состав описан в таблице 4.

Таблица 4.

Реквизитный состав записи в журнале

Отправка сообщений об ошибках в тексте писем оператору. В сообщение записывается информация об ошибке и о клиенте, при обработке которого возникла ошибка.

Составление списков клиентов для менеджеров. Реквизитный состав данных в списке клиентов приведен в таблице 5. Эти данные берутся из таблицы t_ReceiverProps, описанной в таблице 3 внутренней БД предприятия.

Таблица 5.

Реквизитный состав данных в списке клиентов

Составление результатного списка клиентов и отправка его по электронной почте оператору. Реквизитный состав данных такой же, как в предыдущем пункте, а именно в таблице 5

Результатный список формируется на основе полученной от менеджеров информации. При получении от менеджера списка неактивных клиентов, этот список сохраняется в отдельном файле, имя которого задается как ManReportsN.rep, где N – это код менеджера в справочнике менеджеров (Managers). В этом файле содержатся только числовые коды клиентов, т.е. записи по 8 байт.