Файл: Разработка конфигурации «Управление документооборотом» в среде 1С:Предприятие 8.3.pdf

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что к какой-либо категории бизнеса не относилось бы предприятие, в его деятельности присутствует необходимость информационной поддержки учета и сопровождение документации.

Объектом данного исследования является отдел логистики в транспортном предприятии.

Предметом настоящего исследования является технологии разработки информационной системы «Управления документооборотом организации перевозок» на платформе 1С: Предприятие.

Целью данной работы является проектирование и разработка информационной системы «Управления документооборотом организации перевозок» на платформе 1С: Предприятие.

Для достижения поставленной цели следует решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот при организации перевозок груза;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Разработать информационную систему «Управление документооборотом организации перевозок» на платформе 1С: Предприятие.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Практическая значимость данного исследования заключается в возможности практического применения результатов данной работы в деятельности Группе компаний «Транс – Логистика».

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

В настоящем исследовании, в качестве предметной области используется транспортная компания Группа компаний «Транс – Логистика», которая, в свою очередь предоставляет следующие услуги:

• Логистический консалтинг;
• Таможенное оформление;
• Складские услуги;
• Международные перевозки;
• Таможенная карта;
• Сертификация;
• Страхование грузов;
• Услуги аутосоринга;
• Доставка и оформление культурных ценностей [13].

Так, в данном исследовании, далее будет представлена разработка информационной системы документооборота в отделе логистики данного предприятия.

Однако, для начала, следует рассмотреть основные понятия данного направления.

Так, грузоперевозки представляют собой огромную инфраструктуру со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель данного бизнеса является своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки. Логистика, представляет собой  часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое [3, c. 384].

---

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность [9, c. 194].

Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении [7, c. 144].

Так, исходя из вышесказанного модно отметить тот факт, что основными участниками данного процесса является грузоотправитель, сама транспортная компания и грузополучатель.

Так, же стоит отметить, что успешное функционирование данного отдела имеет достаточно большое значение для деятельности всего предприятия в целом. Данный факт связан с тем, что данное предприятие позиционирует свою деятельность как деятельность работы с грузами, их отправкой, хранением и т.д. Следовательно, логистика, в данном предприятии, а именно автоматизация данного процесса, является неотъемлемой частью в деятельности данного предприятия.

В приложении 1 представлена диаграмма отражающая информационные потоки отдела логистики в Группе компаний «Транс – Логистика».

Так, изучая представленную диаграмму следует отметить, что входящими информационными потоками в данном предприятии, а именно если рассматривать отдел логистики, являются:

• Заявка грузоотправителя;
• Информация о грузополучателе;
• Документация на отправку груза.

Выходными информационными потоками отдела логистики являются:

• Доставленный груз;
• Сопровождающая документация.

Управленческими информационными потоками, в деятельности данного отдела являются:

• Коньюктура рынка;
• Законодательство Российской Федерации;
• Устав предприятия

Механизмами же, в данной деятельности являются:

• Персонал отдела бухгалтерии;
• Персонал отдела логистики;
• А так же руководство транспортной компании

В заключении настоящего раздела, следует так же отметить о важности автоматизации данного отдела, путем подсчета общего показателя документооборота в данном предприятии. Так, на рисунке 1 представлена формула [1, c. 33], позволяющая произвести подсчет общего показателя документооборота в отделе логистики в Группе компаний «Транс – Логистика».

---

Рисунок 1 - Формула подсчета объема документооборота

В таблице 1 представлены основные показатели характеризующие документооборот отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика» на момент окончания 2016 года.

Таблица 1 – Показатели документооборота в ООО «Логитек» за 2016 год.

Документы	Подлинники	Копии
Поступившие документы	643	553
Отправленные документы	612	532
Внутренние документы	1067	1067

Так, исходя из представленных выше показателей документооборота стоит отметить, что показатель общего документооборота равен 3.31.

Документооборот отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика».

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока [8, c. 320] которые представлены в приложении 2.

В данный документооборот входят следующие документы:

1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

• Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
• Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
• Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями [2, c. 67].

---

Также дополнительными документами могут быть:

• Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
• Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД) [10, 500].

Так, изучив всю информацию о данном документообороте, стоит так же добавить таблицу, отражающую оценку потоков информации в данном документообороте (таблица 2).

Таблица 2 – Оценка документооборота в группе компаний «Транс – Логистика».за 2016 год.

Документы	Объемы документов	Трудоемкость работ в обработки документов
Документы на груз	329	4299 лист/год
Документы на водителя и транспорт	50	50 лист/год
Документы на оформление грузоперевозки	576	5076 лист/год
Договор на страхования груза	157	2588 лист/год

Стоит отметить, что в представленной таблице, столбец отражающий затраченную трудоемкость демонстрирует практически ручной труд персонала при оформлении необходимой документации, и рассчитанный по следующей формуле [16, c. 84]:

Т^б_раб = Т_сб + Т_обр,=329+3970=4299 лист/год (1)

где:

Т^б_раб – общая трудоемкость работ в базовом варианте;

Т_сб - затраты времени на сбор и анализ информации;

Т_обр – затраты времени на запись и обработку информации.

В Т_обр входят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):

Т_обр = Т_зап + Т_расч.=470+3500=3970 лист/год (2)

Значение Т_зап находится из выражения:

Т_зап = Q_год/Н_выр,= 1750/(5600/1500)=470 лист/год (3)

где

Q_год – годовой объем записываемой информации в знаках (один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Н_выр – норма выработки при записи, зн/ч.

Так, исходя из выше представленного можно сделать вывод о том, что в данном документообороте, а именно в процессе его оформления, среди персонала ответственного за оформление и ведение данного документооборота, присутствует большая затрата трудоемкости, что в свою очередь провоцирует низкую оперативность в выполнении основных функций отдела, а так же несовершенство организации и сбора исходной информации, которая так же, находится не в одном месте, и вводится в документы персоналом вручную. Как уже известно, целью настоящего проекта является разработка информационной системы устраняющая представленные недостатки в деятельности отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика».

---

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Изучив более подробно предметную область и документооборот отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика», было принято решение в разработки информационного обеспечения «Управление документооборотом организации перевозок».

Так, в данном документообороте, а именно в отделе логистики присутствуют документы имеющие унифицированные формы, которые необходимы присутствовать в данном информационном обеспечении такие как:

• Счет – фактура;
• Путевой лист;
• Товарно –транспортная накладная [7, c. 144].

Так же, в данной информационной системе, необходимо наличие и внутренних документов отдела логистики, таких как договор между клиентом и транспортной компанией.

Информационная система должна отвечать требованиям возможности оперативного ввода информации, а так же оперативного вывода информации в должном виде определенной формы, а так же система должна поддерживать возможности представление необходимых отчетов [8, c. 320].

Из назначения и функций системы классификации  вытекают и основные требования, предъявляемые к ней:

1. Удобство практического пользования отдельными классификаторами и системой классификации в целом;
2. Соответствие системы классификации действующему законодательству [17, c. 173].

Система классификации должна полностью отражать действующее законодательство. Это требование в большей степени относится к предметному классификатору. Это выражается, во-первых, в том, что система классификации построена таким образом, что каждому правовому акту в ней находится свое место, и, во-вторых, в том, что каждая рубрика классификатора - это юридическое понятие, сложившееся в действующем законодательстве, научно обоснованное, не противоречащее другим используемым в классификаторе понятиям.

Относительная стабильность системы классификации.

Несмотря на продолжающееся обновление Российского Законодательства, можно говорить об относительной его стабильности. В его основе лежат федеральные кодексы и ряд крупных Федеральных Законов, являющихся кодифицированными актами. Поскольку система классификации отражает систему законодательства, она также должна быть относительно стабильной [11, c. 280].

---