Файл: Проектирование базы данных Учета заработной платы.pdf

Введение

Среди наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и, безусловно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных.

Чем больше персонала на предприятии и чем разнообразнее виды начислений и удержаний, тем сложнее решать перечисленные задачи без применения компьютерных технологий. Поэтому бухгалтерам, ведущим данный участок учета, хотелось бы использовать информационная систему, предназначенную для расчета зарплаты, а не проводить все расчеты вручную.

Автоматизация процесса учета заработной платы позволяет уменьшить трудозатраты, повысить точность, скорость и безопасность ввода и обработки данных.

Именно поэтому в качестве предметной области выбран процесс «Учет заработной платы».

Информационная система должна решать следующие задачи:

• Контролировать учет заработной платы;
• Автоматизировать процесс учета заработной платы.
• Ведение единой и целостной базы сотрудников
• Подготовка и формирование электронной отчетности.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

В России применяются две основные системы начисления заработной платы - повременную и сдельную. Расчет заработной платы осуществляется на основании показателей, которые каждая организация определяет сама. Исключение составляют только лишь бюджетные организации — там система оплаты труда устанавливается в соответствии с законами.

Порядок начисления заработной платы при повременной системе оплаты труда предполагает оплату фактически отработанного времени на основании одного из следующих показателей: часовая ставка, дневная ставка или месячный оклад. Начисление заработной платы сотрудникам, работающим на окладе, не зависит от числа рабочих дней в месяце. Если отработаны все дни, сотруднику будет начислена заработная плата в размере оклада. Повременно-премиальный порядок начисления заработной платы подразумевает под собой дополнительную премию к установленной ставке или окладу, размер которой может быть фиксированным или в процентах от оклада (ставки). Премия выплачивается при выполнении производственного плана. Порядок начисления заработной платы при сдельной системе предусматривает оплату за единицу произведенной продукции (оказанной услуги). Расчет зарплаты сотрудникам, работающим по срочному договору, осуществляется на основании акта формы №T-73[5].

Сдельно-прогрессивная система оплаты труда подразумевает повышенные расценки оплаты выработки сверх нормы. Косвенно-сдельная система оплаты труда означает зависимость уровня зарплаты одной категории сотрудников от зарплаты сотрудников другой категории. При такой системе не существует единого правила начисления заработной платы — каждая организация разрабатывает свой порядок начисления. Могут использоваться следующие варианты:

1. Применение косвенных сдельных расценок при начислении зарплаты вспомогательного персонала.

2. Применение среднего коэффициента выполнения норм.

3. Процент от заработка сотрудников основного производства.

Если сотрудники привлечены для временной (сезонной) работы, для них устанавливается аккордная система оплаты труда. С ними заключается трудовой договор, содержащий следующие обязательные пункты:

• перечень выполняемых работ;

• срок их выполнения;

• размер оплаты.

В соответствии с законодательством РФ, при аккордной системе оплаты труда заработная плата не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ) [5].

Для сотрудников, в результате деятельности которых организация получает прямой доход, может быть установлена комиссионная система оплаты труда (рекламные агенты, торговые представители, менеджеры по продажам и т.д.) [6].

При комиссионной системе могут применяться следующие варианты начисления зарплаты:

1. процент от выручки;

2. оклад + процент от выручки;

3. процент от выручки, размер которого не ниже размера оклада.

При системе плавающих окладов размер зарплаты зависит от выручки предприятия. Такая система устанавливается только для всего коллектива организации. Размер заработной платы и система ее начисления согласовываются при заключении трудового договора. Независимо от установленного в организации порядка начисления заработной платы и ее размера, она должна выплачиваться сотрудникам два раза в месяц согласно Трудовому кодексу РФ.

Формирование фонда оплаты труда

Фонд формируется из:

• денежных средств для уплаты зарплаты;
• осуществленных выплат за учебные отпуска, по простою организации, за вынужденные прогулы;
• надбавок к зарплате;
• премиальных вознаграждений.
• Порядок начисления

Далее рассмотрим, каким образом начисляется зарплата, какие первичные документы и формы оплаты труда существуют и могут применяться в организациях.

Первичными документами для выплаты заработанных средств являются:

• табель учета;
• лист нетрудоспособности;
• приказ о назначении премии;
• наряд на сдельную работу;
• приказ о назначении финансовой помощи;
• исполнительный документ;
• заявление на налоговый вычет;
• акт выполненных работ;
• маршрутный лист;
• другая документация.

Вводной информацией будут данные о сотрудниках, из образования и тарифной ставке, а также данные о надбавках к заработной плате.

Выходной информацией будут данные расчета заработной платы по месяцам, по сотрудникам, анализ данных.

Требования к структуре и функционированию системы:

Функциональная схема требуемой АИС приведена на Рисунке 1.

Рисунок 1 – Функциональная схема информационной системы

Работник видит содержимое базы в созданных для просмотра формах, также может редактировать, добавлять и удалять данные.

Блок «Вход в систему» предназначен для доступа пользователя к системе. Для обеспечения безопасности хранения данных и защиты от несанкционированного доступа информационная система должна предусматривать парольный доступ

Блок «Работа с формами» подразумевает графический интерфейс доступа пользователя к базе данных, обеспечение работы с данными (добавление, редактирование, удаление), просмотр рассчитанных показателей. Включает в себя следующие основные формы:

• Сотрудники;
• Образование;
• Отдел;
• Должности;
• Месяц;
• Отработанное время;

Кроме того, приложение может содержать в себе дополнительные формы для доступа к остальным формам и отчетам, а также для ввода данных, необходимых для формирования отчетов.

Блок «Работа с отчетами» предназначен для формирования и вывода на печать или в сторонние программы отчетной информации по результатам деятельности на основе данных, внесенных в базу данных через формы, а также показателях, рассчитанных программой автоматически.

Для форм и отчетов должна быть предоставлена возможность выборки данных по определенным критериям. Любая информация, содержащаяся в базе должна быть выводима. Так же, должна быть обеспечена возможность экспорта отчетов в сторонние приложения и вывод на печать.

Интерфейс и данные приложения должны быть разделены. Файл данных должен находиться в общем доступе на ПК, подключенном к локальной сети. Доступ к данным должен быть возможен с компьютеров в локальной сети, имеющих права доступа к системе.

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы.

Для работы ИС «Зарплата» назначены следующие роли:

• специалист(пользователь).

Основные требования к пользователям:

• пользователи должны иметь опыт работы с ПК на базе ОС MS

Рекомендуемая численность для эксплуатации:

• пользователь – число штатных единиц определяется штатным расписанием и структурой учреждения.

Взаимодействие пользователя с АИС должно осуществляться посредством графического интерфейса (GUI). Интерфейс системы должен быть достаточно понятным и удобным и в тоже время не перегружен графическими элементами. Навигация должна быть выполнена в удобной для пользователя форме. Средства редактирования информации должны удовлетворять принятым соглашениям в части использования функциональных клавиш, использования оконной системы. Ввод-вывод данных, прием команд и отображение результатов должны выполняться в интерактивном режиме. Интерфейс должен обеспечивать удобный доступ к функциям и операциям системы.

Интерфейс должен быть рассчитан на преимущественное использование манипулятора «мышь», т.е. управление системой должно осуществляться с помощью экранных меню, кнопок, значков и т.п. Клавиатурный режим ввода используется в основном при заполнении или редактировании текстовых полей.

Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю (кроме системных сообщений) должны быть на русском языке.

Для работы с ИС «Зарплата» компьютер должен быть оснащен клавиатурой, дисплеем, манипулятором «мышь» и принтерами для возможности предоставления отчетов в печатном виде.

1.2. Выбор СУБД

Сравнение СУБД ACCESS, MySQL, Oracle Объём памяти на жёстком диске необходимый для самой СУБД: ACCESS (OfficeXP) – 530 Мбайт, Oracle – >1 Гбайт, для работы с MySQL через Интернет необходим только браузер, а для работы локально нужен ещё web-сервер, поддерживающий MySQL и PHP (например, Apache – 8Мбайт). Размер БД в формате соответствующем каждой СУБД: ACCESS – 1,73 Мбайт, MySQL – 113 Кбайт, Oracle – размер определяется не содержанием самой базы, а задаваемым табличным пространством. Оперативная память, используемая СУБД при работе с той же БД: ACCESS – 4528 Кбайт, сервер Apache + Internet Explorer – 28612 Кбайт (из них Internet Explorer – 11660 Кбайт). Быстродействие: при работе локально разница между временем выполнения запроса в ACCESS и временем выполнения аналогичного запроса в MySQL практически неощутима (десятые доли секунды); при работе же с MySQL через Internet скорость зависит от таких параметров как трафик сети, удалённость и быстродействие сервера и прочее.

Простота использования: Интерфейс СУБД ACCESS очень нагляден, содержит хорошую систему помощи и опции «мастеров» создания и заполнения, это всё в совокупности позволяет даже неопытному пользователю, не имеющему навыков работы с какими-либо СУБД, довольно таки быстро научиться создавать и управлять БД. В СУБД MySQL – не смотря на то, что приходится прописывать всё в ручную, особых трудностей тоже нет, особенно, если пользователь обладает хотя бы какими-то навыками программирования и работы с БД. СУБД Oracle требует ее изучения в течение большего, по сравнению с ACCESS и MySQL, времени.

Мы для своей работы выберем СУБД MicrosoftAccess.

Microsoft Access это функционально полная реляционная объектно-ориентированная СУБД.

В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а так же для управления ими при работе с большими объемами информации.

Microsoft Accessявляется частью пакета прикладных программ Microsoft Office, одного из самых распространенных программных продуктов на современном этапе использования программного обеспечения.

Кроме того, СУБД Microsoft Access обладает следующими достоинствами:

• нет ограничения на объем памяти;
• осуществляется контроль над вводом информации;
• имеется возможность связей DDE и OLE;
• можно задать форматы представления информации для вывода на экран или печать;
• возможность запомнить информацию, представленную в виде звука или рисунка;
• воспринимает множество самых разнообразных данных организованных в другой СУБД, как и более ранних разработок под DOS: Paradox, BtriveFoxPro, DBASEI – IVплюс+, так и самых современныхMS SQL Server, Oracle, Informix;
• возможен импорт и экспорт данных других приложений.

1.3 Проектирование логической структуры базы данных

Подразделение, для которого строится информационная система, занимается работой с персоналом, в качестве основных информационных объектов мы выберем следующие: «Сотрудники», «Должности», «Образование», «Месяц», «Отработанное время».

Вся информация о сотрудниках нашей фирмы будет соответствовать информационному отношению «Сотрудники». Определим атрибуты этого отношения. Какую информацию о сотрудниках мы хотим хранить в нашей информационной системе. Вероятно, это фамилии, имена и отчества сотрудников. Информация об их образовании, дате рождения и поступления к нам на фирму, их адрес, паспортные данные. Информации о наличии у них детей, для правильного начисления налогов.