Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (1. Теоретические основы процессного подхода).pdf

В качестве программного обеспечения, поддерживающего стандарт IDEF0, можно использовать Design IDEF (Meta Software) или BP-Win (CA).

Ценность полученного в результате моделирования описания процесса оценивают эксперты. Причем, толкование модели должно быть однозначным без личного присутствия авторов модели и без дополнительных пояснений. «Окончательная модель соответствует представлениям автора и экспертов о системе, смоделированной с данной точки зрения и для данной цели» [1]

Таким образом, на базе описания процесса строится модель процесса «AS IS» и проводится анализ модели с целью пооперационной оценки ее эффективности.

2. ПРИМЕНЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ УЧЕТА ЗАДАЧ

2.1 Характеристика предприятия

«B-Shop» – это специализированный книжный магазин, основанный в 2005 году. Организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью. Магазин находится в Москве, есть филиалы в Подмосковье.

Магазин предлагает широкий ассортимент книг любой тематики. В общей сложности в каталоге присутствует от 50 до 70 тыс. изданий и сопутствующих товаров. В магазине регулярно проводятся различные мероприятия и акции, благодаря которым посетители могут познакомиться с известными авторами, приобрести книжные новинки.

Технология проведения бизнес-процесса продажи состоит из стадий:

1. Заключение договоров с поставщиками и закуп товара;
2. Информирование покупателей, показ товара;
3. Оформление заказа.

Из перечисленных выше процессов особое внимание при автоматизации будет уделено информированию посетителей, оформление товара, гарантии, чека, доставки, получение оплаты с учетом скидок и налогов.

Входные информационные потоки – потоки объектов, инициирующие запуск проекта. Это заказы клиентов, план продаж.

Выходные информационные потоки – основные результаты, которые явились целью бизнес-проекта, а также побочные продукты, которые могут быть востребованы вторичными клиентами. В данном случае первичным выходным потоком является продажа товаров, так как это основная цель проекта. Вторичными потоками могут быть предварительные заявки клиентов, созданная программа для автоматизации процесса.

---

Проектируемая задача – разработка интернет-магазина для автоматизации продаж – имеет первостепенную важность.

В решении данной задачи задействован, главным образом, администратор проекта, веб-разработчик.

Интернет-магазин – это Web-сайт, на котором содержится электронная витрина, представляющая каталог товаров (с возможностью поиска) и элементы интерфейса для ввода регистрационной информации, формирования заказа, проведения платежей через Internet, оформления доставки, получения информации о компании-продавце и оперативной помощи.[5]

Результатные показатели работы – привлечение новых клиентов, повышение уровня продаж, и, следовательно, увеличение прибыли.

Исполнителем на всех этапах является администратор сайта.

Первичные показатели для работы магазина содержатся в таких входных файлах, как:

• Сведения о поставщиках;
• Сведения о клиентах;
• Справочник «Счета»;
• Справочник «Товары»;
• Сведения о сотрудниках.

В результате получим те же файлы, только дополненные новыми поставщиками, клиентами, товарами.

Несмотря на то, что Интернет, как и любой другой канал продаж, работает по традиционным экономическим законам, электронная коммерция обладает некоторыми особенностями, которые привносят новые возможности в современный бизнес:

• высокая эффективность - круглосуточные каналы реализации, интерактивное общение с покупателем, возможность мгновенно реагировать на спрос, высокая скорость протекания бизнес-процессов;
• экономия затрат при совершении сделки и ее последующем обслуживании. Основные расходы включают стоимость программного обеспечения (аналог стоимости торгового оборудования и расходов на персонал), стоимость продвижения в Интернете (аналог рекламных мероприятий) и аренду дискового пространства (аналог аренды торговых площадей);
• широкие возможности для эксперимента. Благодаря низким финансовым рискам можно проводить нетрадиционные маркетинговые мероприятия;
• быстрый выход на рынок - открытие магазина в сжатые сроки, отсутствие согласований и традиционных затрат на различные инстанции (пожарная инспекция, СЭС, коммунальные службы и др.);
• качество аудитории. Покупатели, пользующиеся Интернетом, более подготовлены и платежеспособны;
• персонализация взаимодействия с покупателем благодаря широким техническим возможностям индивидуальных настроек, интерактивности и мгновенной обратной связи;
• глобализация - расширение потенциальной аудитории, зоны охвата бизнеса независимо от границ и налогов государства;
• расширение ассортимента товаров или спектра услуг вне зависимости от наличия оборотных средств и складских запасов;
• полная информация о каждом товаре или услуге, подробно описывающая его технические, маркетинговые и логистические характеристики.

---

Таким образом, Интернет имеет ряд преимуществ перед традиционными каналами продаж, которые сегодня не используются в полной мере. Использование качественно нового уровня описания товаров, так называемого виртуального аналога товара, способствует более полному раскрытию потенциала Интернет-канала продаж и повышению его эффективности.

Рисунок 1 – Организационная схема книжного магазина

Взаимодействие магазина с внешней средой осуществляется следующим образом:

• покупатели осуществляют приобретение книг в торговом зале;
• в торговый зал книги поступают от различных поставщиков.

Отобразим взаимодействие с внешней средой на схеме:

Рисунок 2 – Схема взаимодействия с внешней средой

Взаимодействие отделов внутри магазина осуществляется следующим образом:

• после продажи книги в торговом зале, продавец сообщает об этом складским работникам, которые в свою очередь доставляют в торговый зал экземпляр проданной книги;
• складские работники сообщают об отсутствующих или заканчивающихся книгах менеджеру по заказам, который в свою очередь составляет заказ поставщикам книг;
• директор магазина обеспечивает контролирующие и координирующие функции, может выполнять функции менеджера по заказам.

Отобразим взаимодействие отделов внутри магазина на схеме:

Рисунок 3 – Схема взаимодействия отделов магазина

Рассмотрим работу каждого отдела магазина в отдельности.

Директор магазина.

Осуществляет контролирующие и координирующие функции, так же может выполнять функции менеджера по заказам, поэтому директор магазина должен иметь постоянную связь с отделом снабжения, для получения данных о книгах и заказах. Так же должен иметь постоянную связь с торговым залом магазина, для получения данных о продажах.

Торговый зал.

В торговом зале работают консультанты и продавцы. К функциям консультантов относятся:

• консультация покупателей;
• обеспечение сохранности книг.

К функциям продавцов относятся:

• оформление покупки;
• уведомление работников склада о проданных книгах.

Отдел снабжения.

В отделе снабжения работает менеджер по заказам, к его функциям относятся:

• получение информации о книгах от складских работников;
• составление заказов поставщикам на книги.

---

Склад.

Функции складских работников следующие:

• получение информации о проданной книге из торгового зала;
• доставка проданного экземпляра книги в торговый зал;
• передача информации об отсутствующих или заканчивающихся книгах в отдел снабжения.

Информационная схема магазина выглядит следующим образом:

Рисунок 4 – Информационная схема магазина

Стрелками синего цвета представлены информационные потоки внутри магазина, черного цвета – информационные потоки с внешней средой, красного цвета – контролирующие и координирующие потоки.

2.2 Существующие бизнес-процессы при учете продаж

Проанализировав деятельность магазина, можно выделить три основных бизнес-процесса:

• заказ книг у поставщиков;
• доставка книг в торговый зал;
• продажа книг покупателям.

И два вспомогательных бизнес-процесса:

• работа склада;
• работа бухгалтерии, т.к. в магазине нет бухгалтерии, то функции бухгалтера выполняет директор.

Бизнес-процесс «Заказ книг у поставщиков»

Менеджер по заказам получает от работников склада информацию о том, что какие либо книги отсутствуют или заканчиваются, составляет заказ на книги и передает счет на оплату директору, затем оплаченный заказ передаются поставщику, который в свою очередь доставляет заказанные книги на склад магазина.

Рисунок 5 - Бизнес-процесс «Заказ книг у поставщиков»

Бизнес-процесс «Доставка книг в торговый зал»

Продавец торгового зала сообщает на склад о продаже книги, работники склада в свою очередь находят на складе необходимую книгу и доставляют ее в торговый зал.

Рисунок 6 – Бизнес-процесс «Доставка книг в торговый зал»

Бизнес-процесс «Продажа книг покупателям»

Покупатель приходит в магазин, выбирает нужную книгу, при этом может консультироваться с консультантами, оформляет покупку у продавца, затем продавец сообщает о продаже работникам склада.

Рисунок 7 – Бизнес-процесс «Продажа книг покупателям»

---

Бизнес-процесс «Работа склада»

Работники склада принимают заказанные книги от поставщиков и раскладывают их на стеллажах в складе. Передают информацию, об отсутствующих или заканчивающихся книгах на складе, в отдел снабжения. Доставляют экземпляр проданной книги в торговый зал.

Рисунок 8 – Бизнес-процесс «Работа склада»

Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

Так как в магазине отсутствует свой бухгалтер, его функции, такие как расчет прибыли, оплата счетов поставщиков, начисление заработной платы, налоговые отчисления и т.д., выполняет директор магазина.

Рисунок 9 – Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

Для оценки степени удовлетворения критическим факторам успеха предприятия необходимо составить таблицу, где в строках расположить бизнес-процессы, а в столбцах – КФУ. В клетках таблицы следует проставить оценку соответствия процесса КФУ по пятибалльной системе.

Таблица 1

Оценка степени удовлетворения критическим факторам успеха предприятия

Бизнес-процессы	Хороший сервис	Расширение ассортимента	Скорость обработки информации	Средний балл
Заказ книг у поставщиков	3	4	3	3,3
Доставка книг в торговый зал		4	3	3,5
Продажа книг покупателям	4	4	3	3,7
Работа склада		4	3	3,5
Работа бухгалтерии			3	3

Проанализировав полученную таблицу, можно сделать вывод о том, что преобладает средняя оценка – три. В целом все процессы происходят довольно медленно, так как обработка информация производится вручную, а это приводит к временным задержкам и ошибкам. Поэтому время от заказа книг у поставщиков, до доставки их в торговый зал значительно увеличивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию бизнес-процессов.

---