Файл: Разработка конфигурации «Продажи» в среде 1С:Предприятие 8.3. (1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития общества одной из наиболее важных областей являются информационные технологии. С каждым годом объем информации постоянно увеличивается, заставляя тратить на ее обработку большее количество времени и трудовых затрат. В связи с этим все более необходимым становится использование современных автоматизированных информационных систем, которые способны обрабатывать за короткие периоды массивы базовой информации и предоставить ее в удобном для пользователя виде.

Эти информационные системы в первую очередь должны включать в себя автоматизированные системы управления, основным элементом которых является, прежде всего, база данных, которая может хранить и обрабатывать информацию, эффективно использовать ее.

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных условиях развития рынка важным условием эффективной деятельности торгового предприятия является автоматизация учета товаров. Автоматизация даст возможность уменьшить издержки, оптимизировать работу предприятия.

Объект исследования - бизнес-процессы торгового предприятия ООО «ДОМ МЕДА».

Предмет исследования – автоматизированная система учета продаж.

Цель исследования: повышение эффективности работы сотрудников ООО «ДОМ МЕДА» за счет внедрения автоматизированной информационной системы 1С: Предприятие для учета продаж в организации.

Задачи исследования:

1) рассмотреть основные понятия и компоненты ИС;

2) изучить основные технологии проектирования ИС;

3) рассмотреть основные этапы проектирования ИС;

4) провести обследование и анализ предметной области и разработать ИС предприятия для автоматизации отдела продаж ООО «ДОМ МЕДА»;

5) выполнить расчет экономической эффективности от внедрения разработанной ИС предприятия ООО «ДОМ МЕДА».

В первой главе рассмотрены основные этапы проектирования ИС: исследование предметной области, моделирование системы, сформулированы требования к проектируемой информационной системе.

Во второй главе рассмотрены программы-аналоги, выполнен обзор информационных систем и выполнено обоснование выбора информационной системы для внедрения.

Третья глава работы содержит разработку технического задания на внедрение информационной системы 1С: Предприятие. После обоснования необходимости автоматизации определена общая архитектура ИС и концепция содержимого базы данных. Далее проведено моделирование системы.

Также в данной главе выполнено описание разработки программного модуля информационной системы 1С: Предприятие, создание кнопочной формы, которая определяет интерфейс работы с системой.

В четвертой главе выполнен расчет экономической эффективности внедрения информационной системы учета товаров.

1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Постановка задачи автоматизации

Разрабатываемая информационная система предназначена для обеспечения информационной поддержки учета и прогноза товаров, реализуемых магазином ООО «ДОМ МЕДА» и должна соответствовать нижеследующим требованиям.

Необходимо разработать информационную систему, автоматизирующую работу сотрудников ООО «ДОМ МЕДА» по учету и продажам товаров.

Основное назначение программы – хранение, выдача и обновление данных автоматизированной ЭИС «ДОМ МЕДА». А именно: регистрация прихода товара, вывод информации о предоставляемых ценах на товар, планах, поиск информации о товарах, складе, поставщиках, формирование отчета о реализации товаров за запрашиваемый интервал времени, по видам товаров и т.д.

Конечными пользователями системы являются менеджеры по работе с поставками, реализацией и хранением товара.

Предоставляемые возможности пользователю системы:

Регистрация товара, возможность редактирования и добавления данных, просмотр отчетов по базе.

Система должна поддерживать следующие основные функции:

1. В приложении имеется справочник «Товары», где описаны все имеющиеся товары с установленными ценами.

2. Регистрации новых товаров. Данная функция обеспечивает редактирование, добавление информации.

3. Отчеты.

Разрабатываемая база данных должна обеспечивать следующие условия:

1) Возможность работать пользователям с базовой степенью подготовленности в области вычислительной техники.

2) Выполнение минимума ручных операций.

3) Выдачу отчетов в виде, привычном для пользователя и удобном для обзора, чтения и поиска.

4) Низкую вероятность отказа в процессе реального функционирования ЭИС.

5) Восстановление работоспособности за минимальное время.

Кроме того, программный продукт должен выполнять ряд общих функций:

1) Учет данных о товарах.

2) Учет номенклатурных групп.

3) Учет поставщиков.

4) Учет поставок и реализации товаров.

4) Формирование отчетов по различным критериям поиска.

Для работы данной информационной системы требуется наличие следующих подсистем:

1) Комплекс технических средств, основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающих работу оператора без посредников (программистов, операторов).

2) Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на жестких дисках.

3) Организационное обеспечение - включаются функции администрирования, проектирования, планирования, учета, контроля, анализа и другое.

4) Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования [16].

Основным бизнес-процессом является продажа меда и сопутствующих товаров, целью которого является оптимизация работы компании и получение доходов.

1. Менеджер по продажам каждый день оформляет заявки клиентов на покупку меда согласно прайс-листу. Он регистрирует заявки в журнале заявок.

2. После оформления заявки менеджер по продажам выписывает счёт клиенту и регистрирует его в реестре счетов.

3. Бухгалтер получает и обрабатывает приходные кассовые ордера, а также выписки банка, которые содержат сведения о поступлении денежных средств в кассу или на расчётный счёт компании. На основании этих документов бухгалтер делает отметки об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж контролирует поступление платежей от клиентов. Если срок оплаты истёк, а платежи не поступили, то менеджер отмечает недействительность заявки в журнале заявок.

5 Менеджер отправляет счёта о покупке продавцу-консультанту.

6. Продавец-консультант выписывает товарную накладную на оплаченный товар на основании счета, после этого проверяет товар на качество и комплектацию, заполняет гарантийный талон на товар и выдает товар покупателю.

7. В конце каждого месяца на основании журнала заявок менеджером отдела продаж формируется сводка о количестве поступивших заявок на каждую категорию автозапчастей.

8. Если клиент выявил брак у товара, то он делает возврат товара.

Деятельность в этой области отражается в функциональных задачах, выполнение которых формирует направление развития отдела продаж. В таблице 1.1 представлены функциональные задачи учета товаров и функциональные подзадачи их составляющие.

Таблица 1.1 – Группы функциональных задач и подзадач

Рост требований покупателей компании ООО «ДОМ МЕДА» обуславливает усложнение розничного бизнеса.

Сегодня потребители предъявляют более высокие требования, рассчитывая на индивидуальный подход, повышения качества товаров при более низкой стоимости и широком ассортименте товара. При этом продукция должна выбираться в определенное время, в конкретном месте и только при надлежащем уровне обслуживания. Именно это делает работу компании ООО «Дом меда» эффективной. Этому благоприятствует управление цепочками поставок, сокращая затраты на логистику. В таком случае появляется возможность использовать различные схемы ценообразования и оптимизации продукции на складе и в магазине, а также уменьшать число неликвидных товаров.

Необходимость в наличии информационной системы продаж растет пропорционально росту компании, расширением ее товарного ассортимента.

Невозможно заниматься отдельно только управлением поставками, запасами или продажами. Вышеназванные процессы напрямую зависят от бизнес-процессов управления и ассортимента, а также ценообразования и т. д. То есть, речь идет о комплексном подходе в управлении деловыми процессами предприятия.

Сегодня продажи и поставки продукции должны планироваться до самого детального уровня. При этом должны учитываться всевозможные моменты, влияющие на спрос, параллельно с обработкой огромных объемов информации за короткие сроки.

В программе AllFusion Process Modeler r7 было создана контекстная диаграмма бизнес-процессов учета работы компании ООО «Дом меда» [48].

Затем была произведена ее декомпозиция по двум направлениям – модель «AS-IS», которая отражает текущее состояние бизнес-процессов (рис.1.1).

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма складского учета ООО «Дом меда»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования системы:

Входы (слева):

• данные о клиенте;
• счет клиента оплаченный;
• накладная на отпуск товара;
• возвратные документы на товар от поставщика;
• сопроводительные документы от поставщика.

Выходы (справа):

• товарная накладная;
• отчетные документы;
• документы на списание.

Механизмы и управление (сверху):

• действующее отраслевое законодательство;
• должностные инструкции.

Ресурсы:

• сотрудники компании;
• служба контроля;
• офисные программы;
• информационные ресурсы.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая система при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции. Диаграммы декомпозиции представлены на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Диаграмма декомпозиции «AS-IS» учета товара ООО «Дом меда»

Таблица 1.2 – Документы бизнес-процесса «Ведение складского учета»

Основные преимущества автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса:

• централизованное хранение данных;
• исключение потерь данных;
• систематизация данных;
• быстрая обработка данных;
• выдача результатов в наглядном виде на печать и экран;
• легкое изменение данных;
• автоматизация оформления отчетов. [5]