Файл: Разработка конфигурации «Управление персоналом» в среде 1С:Предприятие 8.3. (ГЛАВА 1. Аналитическая часть).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Персонал является одним из ключевых ресурсов любого предприятия, поэтому от грамотного управления персоналом во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Современное управление персоналом - одна из важнейших составляющих частей современного менеджмента, система идей и приемов эффективного построения и управления организациями и проектами при наличии соответствующих контроллинговых систем.

Эффективное функционирование системы управления персоналом возможно только при использовании передовых информационных технологий, базирующихся на современной компьютерной технике. С этой целью и создаются информационные системы.На сегодняшний день информационные технологии являются тем инструментарием, который определяет эффективность управления предприятием и его конкурентоспособность на рынке, позволяет сокращать издержки и получать максимальную прибыль. Посредством информационных систем осуществляется оптимизация всех ключевых управленческих, финансовых, производственных и иных бизнес процессов, что дает руководству новые возможности в реализации стратегических целей компании, обеспечивает точность планирования и высокую эффективность контроля.

Система управления должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять ходом достижения целевых показателей (управление изменениями). Кроме того, организация должна решать еще одну важную задачу – сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации.

Объектомисследования является управление персоналом.

Предмет исследования – процесс управления персоналом.

Целью курсовой работы является автоматизации процесса управления персоналом.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ комплекса задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот, возникающий при решении задачи;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Спроектировать и разработать информационную систему.

ГЛАВА 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Важная роль в оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом. В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая автоматизированная система управления персоналом предоставляет всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации [1].

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации [3].

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса. На ней видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1.1.Контекстная диаграмма процесса управления персоналом

Декомпозиция процесса управления персоналом представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Декомпозиция диаграммыпроцесса управления персоналом

Рассмотрим процесс введения документооборота на предприятии. Специалист по персоналу собирает данные о кандидате (паспортные данные, данные о предыдущих местах работе и др.), формирует приказ о принятии на работу.

В случае, если сотрудник уходит отпуск, специалист по персоналу принимает заявление от сотрудника, согласованное руководителем его структурного подразделения и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер производит расчёт суммы отпускных по среднему заработку сотрудника и направляет соответствующие документы в финансовые отдел для расчёта с сотрудником.

Если сотрудник отсутствовал на работе в связи с болезнью, специалист по персоналу оформляет соответствующие документы, а бухгалтер проводит расчёт заработной платы в конце периода, учитывая дни, в которые сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

При увольнении сотрудника, специалист по персоналу принимает заявление от сотрудника, согласованное руководителем его структурного подразделения и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер производит расчёт заработной платы в соответствии с количеством фактически отработанных дней за период.

На основаниивсех выше перечисленных процессов заместитель генерального директора по персоналу подготавливает соответствующие отчёты, отражающие основные количественные показатели по персоналу и отчислениям для контролирующих органов.

На основе построенное диаграммы можно сделать вывод о необходимости разработки собственной АИС, прототипом которой будут являться информационные системы кадрового менеджмента, которые наиболее полно реализует потребности в автоматизации данного бизнес-процесса.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Разрабатываемая автоматизированная система предназначена для решения автоматизации процесса управления персоналом.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, негативно влияющие на процесс управления персоналом

Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков:

• низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
• большая трудоемкость;
• необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса задач;
• низкая оперативность;
• несовершенство организации сбора и регистрации информации;
• недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Все это обуславливает необходимость создания системы управления персоналом способной обеспечить реализацию необходимых технологий обработки информации и выполнения расширенного набора функций для решения более полной совокупности задач в этой сфере деятельности, что будет способствовать повышению эффективности функционирования предприятий в целом и соответствовать современным требованиям управления предприятиями в сфере автобизнеса.

При этом система должна иметь все необходимые технологии и инструментарий для работы руководителей и специалистов всех уровней.

Проанализируем условия, при которых такая система будет работать эффективно.

Эффективность функционирования любой системы управления организацией определяется ее вкладом в достижении организационных целей. Это тем более справедливо в отношении управления человеческими ресурсами, охватывающие все сферы деятельности организации [3].

Управление персоналом эффективно настолько, насколько сотрудники организации используют свой потенциал для реализации стоящих перед ней целей и насколько эти цели являются достигнутыми. Утверждение этого положения является наиболее важным условием для создания эффективной системы управления персоналом.

Целостность системы управления персоналом является важнейшим условием эффективного управления сотрудниками предприятия.

Для достижения целостности системы управления персоналом необходимо:

• четкое определения собственных целей организации и их коммуникации всем своим сотрудникам;
• детальное моделирование реального производственного поведения для всех должностей сотрудников предприятия;
• координация в работе службы персонала.

Раскрытие сущности управления персоналом возможно на основе создания комплексной автоматизированной системы управления персоналом, которая поможет создать структуру успешного управления трудовыми ресурсами.

Такая система должна иметь подсистемы, позволяющие автоматизировать не только общеизвестные процессы кадрового делопроизводства и отчетности (формирование и ведение штатного расписания, персональный учет, учет кадровых операций, ведение личных карточек сотрудников), но и процессы существенно облегчающую работу, напрямую связанную с персоналом: проведение аттестации, формирование кадрового резерва, планирование обучения и повышения квалификации, формирование трудового контракта и должностных инструкций, контроль использования рабочего времени [4].

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис.6.

Рис.1.3. Схема документооборота

Проанализировав построенную выше схему документооборота, сформируем таблицу с показателями временных затрат на решение задачи управления персоналом без автоматизации (таблица 1)

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение системы представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации. Внедрение информационной системы по управлению персоналом предполагает изменение технологии работы с документами и пересмотр традиционных подходов к обработке информации, что в нашем случае потребует перепроектирования процессов обработки персоналом бумажных документов с учётом возможностей автоматизированных систем.

Если говорить о мощных, гибких и доступных системах, то бесспорным лидером автоматизированных систем предприятий на российском рынке являются решения фирмы 1С, которые позволяют создать на своей базе систему любой сложности.

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.