Файл: пособие по информатике(Часть2, EXCEL.doc

Раздел 2 MicrosoftExcel

Оборудование, инструменты и приборы.

Для выполнения лабораторных работ этого раздела используется табличный процессор MicrosoftExcel2007.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2.1

Арифметические расчеты в EXCEL

Цель работы: Изучить:

• Абсолютные и относительные ссылки

• Ввод формул

• Копирование, перемещение данных

• Автозаполнение рядов данных

• Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов

Теоретическая часть

Одна из самых распространенных информационных технологий для обработки табличных данных, требующих арифметических вычислений, основана на понятии электронной таблицы.Электронная таблица-это двумерный илиn-мерный массив данных, размещенный на машинных носителях информации. Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех взаимосвязанных данных при изменении значения любого из них.

Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры. Они позволяют не только создавать электронные таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Наиболее популярным табличным процессором на сегодня является MicrosoftExcel. В этом процессоре большое внимание уделено графическому изображению данных.

В табличном процессоре Excelдвумерная электронная таблица называетсярабочим листом (Sheet). Рабочий лист состоит из столбцов А, В, С,.... (всего 256 столбцов) и строк 1,2,3, ...,16384. Место на пересечении строки и столбца называетсяклеткой,илиячейкой (Cell).Каждая ячейка имеет адрес: А1, С2,В12 и так далее.

Обращение к содержимому ячейки по её адресу называется ссылкой. Различают относительную, абсолютную и смешанную ссылки.

Относительная ссылкауказывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула. При относительной ссылке адрес записывается обычным образом А1, С2,В12 и так далее.

Абсолютная ссылкаиспользуется для указания на ячейку с фиксированным значением на листе. При этом в адресе такой ячейки используется символ $. Он ставится перед наименованием столбца и номером строки, например $A$1.

Смешанные ссылкисодержат относительную и абсолютную ссылки. Указанный символ ставится перед тем компонентом адреса, который не дожжен изменяться, например А$1. При копировании относительные ссылки автоматически настраиваются, а абсолютные сохраняются.

В электронных таблицах можно работать как с одной ячейкой, так и с группой ячеек, образующих диапазон. Диапазон ячеекэто прямоугольная группа смежных ячеек. Для ссылки на диапазон необходимо указать адреса верхней левой и нижней правой ячеек диапазона, разделив их двоеточием, например А1:G6.

Один или несколько рабочих листов составляют рабочую книгу или файлMicrosoftExcel.

Структура электронной таблицы включает в себя заголовок таблицы, название строк и столбцов, а также исходные данные и формулы. Для того чтобы сформировать структуру, необходимо знать возможные типы данных, приемы их ввода и редактирования.

В Excelразличаются следующиетипы данных:

1. Символьные– это любая последовательность символов, включая буквы, цифры и специальные символы. Данный тип используется для создания заголовков таблиц, столбцов и строк, а также для комментариев.

2. Числовыеданные – это числовые константы. Они не могут содержать ничего, кроме цифр, знака числа и десятичной точки.

3. Формулы– это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций.

4. Функция– разновидность формулы. По сути, это подпрограмма с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов.

Для ввода нужно поставить курсор в ячейку и набрать соответствующие данные. Закончить ввод можно, нажав клавишу ввода либо щелкнув мышью по другой ячейке.

Числовые данные удобнее вводить с вспомогательной цифровой клавиатуры.

Excelсам распознаёт числа и текст. При этом перед текстом в режиме редактирования появляется апостроф. Обычно текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому.

Автозаполнение рядов данных

Используется в том случае, когда при вводе данных просматривается определенная закономерность. Например, вводятся названия месяцев, дни недели или числа с определенным шагом. При этом лишь нужно начать ряд, заполнив первые две ячейки. Например,

Январь, февраль, …

Пн, Вт, …

1, 2, …

Затем выделить эти ячейки, поместить указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу последней ячейки. Указатель примет вид черного крестика. Перетащить указатель через ячейки, в которых вы хотите разместить данные.

Выделение данных

В Excel, прежде чем выполнить многие операции, сначала нужно выделить часть рабочего листа или весь рабочий лист.

Блок ячеекможно выделить с помощью мыши и клавиатуры. Для выделения блока ячеек с помощью мыши нужно нажать левую клавишу и, удерживая её, выделить левую верхнюю ячейку и двигаться по диагонали в нижнюю правую. Чтобы проделать то же самое с помощью клавиатуры, нужно нажать клавишуShiftилиF8и на их фоне, то есть, не отпуская, двигаться с помощью клавиши управления курсором к правой нижней ячейке. Кроме того, клавишуF8можно использовать для выделения блока. После нажатияF8нужно мышью щёлкнуть по ячейкам, лежащим на диагонали, и блок ячеек будет выделен. Для завершения операции выделения нажатьF8илиEsc.

Строку или столбецможно выделить, щёлкнув мышью на их заголовках. Для выделения нескольких строк или столбцов нужно провести мышью с нажатой клавишей по их заголовкам. Полная строка выделяется также с помощью клавишShift+Space.Для выделения нескольких строк на фонеShifts-Spaceнужно использовать клавишуShiftвместе с клавишами перемещения курсора, на которых изображены горизонтальные и вертикальные стрелки. Для выделения столбцов используются клавишиCtrl+Space.

Рабочий, листвыделяется с помощью кнопки, находящейся в левом верхнем углу рабочего листа. Для этого нужно щёлкнуть по ней мышью. В этих же целях используются комбинации клавишShift+Ctrl+Space.

Редактирование данных

Редактирование данных может быть осуществлено с помощью клавиатуры и мыши. Во время ввода данных до его завершения можно использовать клавиши Backspace, Del, Insert. Причём, последние две клавиши используются в комбинации с мышью, при этом клавишаDelудаляет последующий символ, а клавиша Insertпереключает с режима вставки информации на режим замены.

Вставка и удаление строк и столбцов

Часто во время создания таблиц или в процессе работы с ними необходимо вставить в таблицу или удалить из неё одну или несколько ячеек, строк или столбцов. Для этого в Excelиспользуются различные способы.

Вставка ячеек, строк, столбцов с помощью обычного меню.

Для вставки блока ячеек нужно его выделить и использовать меню Вставка-Ячейка (Insert-Cells). После этого открывается окноДобавление ячеек (Insert),в котором можно указать, куда сдвинуть существующие ячейки (вправо или вниз), на место которых вставляются новые. Здесь же, отметив индикаторСтроку (Entire Row) или Столбец (Entire Column),можно вставить соответственно одну или несколько целых строк или столбцов. При этом их количество будет зависеть от того, сколько ячеек (по вертикали - для строк, по - горизонтали - для столбцов) предварительно было выделено.

Для вставки строк нужно выделить соответствую строку (строки) и использовать меню Вставка-Строка (1nsert-Rows).В результате перед выделенной строкой появится столько пустых строк, сколько их было выделено.

Аналогично вставляются столбцы. Для этого после выделения столбцов нужно использовать меню Вставка-Столбец (Insert-Columns).

Удаление ячеек, строк, столбцов с помощью обычного меню.Для удаления ячейки или блока ячеек нужно их выделить, а затем использовать менюПравка - Удалить (Edit-Delete).В открывшемся окнеУдаление ячеек (Delete}можно указать направление сдвига ячеек (влево или вверх) или удалить целую строку (строки) или целый столбец (столбцы). Для этого нужно активизировать соответственно индикаторСтрокуилиСтолбец.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов с помощью клавиатуры.Для вставки ячеек, строк и столбцов с помощью клавиатуры необходимо их сначала выделить, а затем использовать комбинацию клавишCtrlи +. В результате появляется диалоговое окноДобавление ячеек (Insert).Для удаления используйте клавишиCtrlи - , которые вызывают диалоговое окноУдаление ячеек (Delete).

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов с помощью контекстно-зависимого меню.Контекстно-зависимое меню вызывается щелчком правой клавиши мыши над соответствующим объектом (ячейкой или их блоком, строкой или строками, столбцом или столбцами). В зависимости от ситуации (контекста) появится соответствующее меню.

В данном случае нас будут интересовать только две команды: Добавить (Insert)илиУдалить (Delete).Если выделить ячейку или их блок, то после выбора командыДобавить появится диалоговое окноДобавление ячеек (Insert),которое мы вызвали через менюВставка-Ячейка (Insert-Cells). Соответственно после выбора командыУдалить (Delete)на экране появится диалоговое окноУдаление ячеек (Delete), которое также можно вызвать через менюПравка -Удалить (Edit- Delete).