Файл: Экологический аудит 2 лекции.doc

Во многих случаях, например при внутренних аудитах в малых организациях, вводное совещание может предусматривать только сообщение о том, что аудит будет проведен, и объяснять его характер. Для других аудитов вводное совещание должно быть официальным с регистрацией присутствующих. Совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту.

Должны быть освещены, если приемлемо, следующие вопросы:

1) представление участников с указанием их роли в проведении аудита;

2) подтверждение целей, области и критериев аудита;

3) подтверждение графика проведения аудита и других мероприятий с участием проверяемой организации: таких, как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации, возможные дальнейшие изменения;

4) методы и процедуры, которые будут использованы при проведении аудита, включая информирование организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборке доступной информации, поэтому в аудите будет присутствовать элемент неопределенности;

5) подтверждение официальных каналов связи между группой по аудиту и проверяемой организацией;

6) подтверждение языка, который будет использоваться во время аудита;

7) подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;

8) подтверждение доступности ресурсов и средств, необходимых группе по аудиту;

9) подтверждение условий конфиденциальности;

10) подтверждение соответствующих процедур по обеспечению безопасности группы по аудиту, ее защиты от аварий и непредвиденных случаев;

11) подтверждение наличия, ролей и личностей сопровождающих;

12) методы составления отчетов, включая классификацию несоответствий;

13) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

14) информация о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.

2.3.4. Этап подготовки, утверждения и рассылки отчета (акта) по аудиту

Четвертый этап проведения проверки реализует два момента:

1) Подготовку отчета и заключения по аудиту;

2) Утверждение и рассылку отчета по аудиту.

1) Подготовка отчета и заключения по аудиту. Результаты аудиторской проверки отображаются в аудиторском отчете. Содержание акта (отчета) о результатах проверки и оценке системы менеджмента обычно согласуется на заключительном совещании (итоговой встрече). При положительных результатах проверки этот отчет часто бывает готов к моменту проведения заключительного совещания. Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Аудиторский отчет содержит сведения о состоянии учета, внутреннего контроля, достаточность и достоверность отчетности и предоставляет полные, точные, четкие, краткие и ясные записи по аудиту относительно:

а) цели аудита;

б) области аудита с указанием проверенных организационных и функциональных единиц или процессов за определенный период времени;

в) идентификации (указаний) заказчика аудита;

г) идентификации (указаний) руководителя и членов аудиторской группы;

д) даты и участников проведения аудита на местах;

е) критериев аудита;

ж) наблюдений аудита;

з) заключения по результатам аудита.

Отчет по аудиту также может включать или содержать ссылки на следующее:

• план аудита;

• список представителей проверяемой организации;

• краткое описание процесса аудита, включая случайности и препятствия для аудита, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;

• подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита;

• элементы, неохваченные аудитом, но входящие в область аудита;

• любые неразрешенные разногласия во мнениях между аудиторской группой и проверяемой организацией;

• рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;

• при необходимости, согласованные планы последующих аудитов;

• заявление о конфиденциальном характере содержания отчета;

• список рассылки отчета по аудиту.

В связи с тем, что содержание аудиторского отчета зависит от конкретных обстоятельств и результатов проверки, он составляется в произвольной форме, как правило, по требованию заказчика.

.3.5. Этап завершения аудита и проведения последующих за аудитом действий

Пятый этап проведения проверки предполагает завершение аудита. Согласно МС ИСО 19011:2002, аудит считается завершенным тогда, когда работа, предусмотренная планом, закончена, а утвержденный отчет по аудиту разослан. Относящиеся к аудиту документы должны быть сохранены или уничтожены по соглашению между участвующими сторонами и в соответствии с процедурами программы аудита и приемлемыми законодательными, регламентирующими и контрактными требованиями.

Если это не требуется законодательством, аудиторская группа и лица, ответственные за руководство программой аудита не должны разглашать содержание документов, любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без определенного одобрения заказчика аудита и, если применимо, без одобрения проверяемой организации. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик и проверяемая организация должны быть уведомлены об этом как можно скорее.

Проведение последующих за аудитом действий. Сопроводительные действия после сертификационного аудита предусматривают ежегодное проведение инспекционного контроля со стороны органа по сертификации. Выданный сертификат соответствия на систему менеджмента обычно действует в течение трех лет. За это время система менеджмента может прийти в негодность (потерять свое качество). Поэтому существующий порядок сертификации систем менеджмента предусматривает ежегодные инспекционные контроли.

По истечении одного года (с момента выдачи сертификата соответствия на систему менеджмента) на предприятие вновь прибывает комиссия органа по сертификации для проведения инспекционного контроля. По истечении следующего года вновь проводится инспекционный контроль. Это и есть сопроводительные действия. Их цель – удостовериться, что все обнаруженные ранее малозначительные несоответствия устранены и намеченные корректирующие мероприятия выполнены.

При внутренних аудитах сопроводительные действия чаще всего предусматривают проверку (подтверждение) факта выполнения намеченных корректирующих мероприятий. Если при внутреннем аудите были обнаружены очень серьезные несоответствия, то сопроводительные действия могут быть осуществлены в виде повторной проверки.

Использование материалов программы экологического аудирования возможно по следующим направлениям:

• авторский надзор и консультирование использования материалов программы;

• участие членов группы в разработке и реализации конкретных проектов и программ с использованием или на основе материалов экологического аудита;

• участие в процедуре ОВОС плановых предпроектных и проектных решений, разработанных с использованием или на основе материалов программы экологического аудита;

• организация и проведение повторных программ экоаудита по фактическим результатам деятельности;

• развитие общего, специального и дополнительного профессионального образования.