Файл: Выбор комплекса задач автоматизации.pdf

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ведения договоров по страхованию автотранспортных средств:

Основные бизнес-процессы:

- заключить договор;

- продлить договор;

- закрыть договор;

-составить отчеты

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки данных договоров.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- заключить договор;

- продлить договор;

- закрыть договор;

-составить отчеты

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ведения договоров по страхованию автотранспортных средств» AS-IS

Входными данными являются:

Документы владельца

Документы по автомобилю

Выходными данными являются:

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Учет ведения договоров по страхованию автотранспортных средств» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с договорами тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- заключить договор;

- продлить договор;

- закрыть договор;

-составить отчеты

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ведения договоров по страхованию автотранспортных средств» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Учет ведения договоров по страхованию автотранспортных средств» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заключение договора, Продление договора и Закрытие договора. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения заключении и закрытии договоров, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о работниках, видах работ, работах.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве договоров и оплате

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Производитель"
• Справочник "МаркаМашины"
• Справочник "Автомобиль"
• Справочник «Сотрудник»
• Справочник «Клиент»

В список первичных документов входят:

• Заключение договора
• Продление договора
• Закрытие договора

В результате должны формироваться следующие документы:

• Заключенные;
• Продленные
• Закрытые

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать 1С:Предприятие - это система программ, предназначенная для автоматизации различных областей экономической деятельности предприятий, организаций и учреждений, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.

Конфигуратор системы 1С:Предприятие является специальным режимом запуска 1С и предназначен для разработчиков, программистов.

1с конфигуратор - это основные настройки работы программы 1с. В нем же происходит доработка, программирование и настройка работы пользователей. Тамже пишется программный код. Например (самое элементарное), нужно определить права каждого пользователя, то есть кто имеет право заходить, просматривать, изменять, создавать и проводить кассовые документы, зарплатные документы, регламентированная отчетность и так далее. То есть в 1с конфигураторе можно определить права каждого бухгалтера, пользователя.

Также в 1с конфигураторе можно загрузить, выгрузить базу данных 1с (информационную базу), то есть сохранить базу данных 1с.

Также в 1с конфигураторе можно загрузить обновления программы 1с, законодательные изменения, новые формы отчетности.

В 1с конфигураторе можно протестировать базу 1с на наличие ошибок, сбоев, исправить ошибки и сбои 1с в конфигураторе.

В 1с конфигураторе можно дописать поля и реквизиты в формы документов.

1с конфигуратор это основа программы, ее конструктор, который можно собирать и изменять как удобно в рамках возможности 1с.

Функции конфигуратора 1С

1) Создание информационных баз и их доработка. Например, создание справочников, документов, отчётов и обработок, а также внесение изменений в эти объекты по мере необходимости.

2) Работа с учётными записями пользователей информационной базы.

3) Предоставление возможности выгрузки/выгрузки информационной базы. Резервные копии информационной базы и её восстановление осуществляется в режиме конфигуратора.

4) Отладка информационной базы, с помощью которой можно проверить изменения, которые внесли в базу.

5) Обновление базы 1С.

6) Сравнение конфигураций нескольких информационных баз между собой.

7) Также в режиме конфигуратора можно проверять производительность, работать с Web-сервисами и др.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве операционной среды для разработки и применения программы была выбрана операционная система семейства Windows, в частности операционная система Windows7. Этот выбор обусловлен тем, что на сегодняшний день Windows7 является одной из наиболее распространенных операционных систем. Операционная система Windows7 обеспечивает стабильность работы, предоставляя пользователям возможность сосредоточиться на выполняемой работе.

Для выполнения данной задачи можно использовать следующие прикладные программы:

«ПолисКонтроль» — это информационная система контроля и учета БСО для страхового брокера, идеально удовлетворяющая запросам малого и среднего страхового бизнеса.  Доступ к системе производится через веб браузер. Данные располагаются на сервере провайдера в интернете. Система ориентирована на продажи БСО и автоматизирует полный цикл деятельности страхового брокера и страховой компании.

Управление продажами страховых услуг в системе «ПолисКонтроль»

Решение «ПолисКонтроль»» позволяет страховым брокерам и страховым компаниям автоматизировать свою деятельность, повышая свой уровень взаимодействия с клиентами. Решение состоит из набора компонентов, интегрированных в едином приложении.

Компонент «Страховой агент» 

Позволяет автоматизировать ключевые процессы страхового агента:

Фиксация первичной информации о клиенте, виде и предмете страхования 

Создание и хранение полной истории отношений с клиентом 

Оформление сделки с клиентом с указанием условий сделки и страховой компании 

Заключение договора с клиентом и фиксация необходимых финансовых параметров 

Составление графика платежей и списка сданных клиентом документов в карточке

Напоминания об окончании действия полисов

Компонент «Управление страховыми бланками строгой отчетности» 

Позволяет автоматизировать процесс управления жизненным циклом бланков с момента их получения от до момента возврата, включая все ключевые стадии процесса.

Импорт информации по страховым бланкам в заданном шаблоне формате в систему

Механизмы заказа бланков и их возврата в компанию 

Автоматический расчет агентских вознаграждений в зависимости от типа страхования и страховой компании 

Отслеживание остатков бланков определенного типа по конкретным параметрам

Компонент «Аналитика и отчетность» 

Позволяет оценить эффективность своей работы за определенный период времени, экспортировать страховую документацию.

Позволяет просмотреть данные, необходимые для составления отчета о сдаче страховых бланков.

Демонстрирует отчет по количеству реализованных и оставшихся бланков в разрезе страховых компаний за определенный период.

Оценивает количество договоров, которые необходимо пролонгировать в определенный период времени.