Файл: Описание бизнес-процессов «AS-IS».pdf

Введение

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения своей управляемости: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта для принятия управленческих решений. Достижение максимальной эффективности ключевых бизнес-процессов можно достичь за счет разработки регламента.

Регламент представляет собой определенный свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата. Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Анализ предметной области

Регламент бизнес-процесса «Управление документооборотом» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в организации.

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

Утверждение Регламента, внесение в него необходимых дополнительных изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

Работники Организации обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

В разрабатываемом Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения представляет собой календарную дату исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

1.2. Средства моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов можно выполнить по средствам использования прикладного программного продукта AllFusion ERwin Data Modeler и Ramus.

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) представляет собой специализированное CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных [4]. Модели данных помогают визуализировать изучаемую структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности определенной организации, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания.

AllFusion ERwin Data Modeler (ERwin) предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих различного рода базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков информационных и других систем, проектировщиков баз данных, разработчиков, руководителей проектов [1]. AllFusion ERwin Data Modeler позволяет управлять данными в процессе корпоративных изменений, а также в условиях стремительно изменяющихся технологий.

Ramus представляет собой кроссплатформенную систему моделирования и анализа бизнес-процессов. Основная функциональность: разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD); разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов); формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Преимущества перед аналогами: эргономичность графического редактора. Редактор поддерживает быструю навигацию по модели, шаблоны часто используемых типов диаграмм, возможность отмены последних действий, «умное» поведение стрелок; поддержка неограниченного количества атрибутов различных типов; автоматическое построение иерархических деревьев в классификаторах на основании значений атрибутов; редактор отчётов поддерживает несколько вариантов настройки: упрощённую (с использованием инструментов редактора и набора ключевых слов) и расширенную (с использованием JavaScript) [9].

Шаблоны отчётов могут быть экспортированы и импортированы в формате файлов XML; гибкий графический интерфейс пользователя; кроссплатформенность. Использование технологии Java позволяет устанавливать систему под разными видами операционных систем и аппаратных платформ (операционная система MS Windows, Mac OS, Linux и т.д.).

В качестве наиболее подходящей системы моделирования была выбрана система AllFusion ERwin Data Modeler.

1.3. Описание бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим основные бизнес-процессы «как есть».

Постановка документа на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются: исполнитель документа; срок исполнения задачи; при необходимости – содержание задачи. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю. В параметрах электронного сообщения устанавливается необходимый срок непосредственного исполнения оперативной задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении. После получения специального электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору необходимый перечень оперативных задач и уведомление о ее получении.

В случае если исполнитель получает оперативное задание, содержание которого находится за пределами его непосредственной компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

Выполнение задания. Исполнитель выполняет поставленную перед ним оперативную задачу в установленный в резолюции срок. Если последний день исполнения поставленной оперативной задачи приходится на нерабочий день, оперативный документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

Отчет о выполнении задания. Выполнив поставленное задание, исполнитель выполняет формирование специального отчета о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело. В случае если срок выполнения поставленной задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

Формирование отчета о выполнении задач. Секретари ежемесячно формируют консолидированный отчет о выполнении управленческих задач по документам, который непосредственно представляют руководителю. В консолидированном отчете указывается: общее количество поставленных оперативных задач за отчетный период; количество выполненных оперативных задач; количество задач с продленным сроком непосредственного исполнения; количество задач, не выполненных в срок.

При наличии оперативных задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

Таким образом, был описан бизнес-процесс управления документооборотом в организации «как есть».

2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Информационные технологии поддержки бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессом может быть основано на использовании информационных систем Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов. DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации [2].

Концептуально система управления документооборотом DocsVision делится на две части: платформа, которая позволяет объединить базовые информационные объекты, механизмы и специализированные сервисы; приложения, реализующие прикладную функциональность [8].

Технологически система DocsVision представляет собой трехуровневое прикладное программное приложение, центральным объектом которого является информационная карточка – совокупность описания структуры, соответствующих ей оперативных данных и одного или нескольких элементов управления Active X, реализующих пользовательский интерфейс.