Файл: Описание бизнес-процессов «AS-IS».pdf

В состав поставки системы электронного документооборота DocsVision входят два стандартных приложения: «Делопроизводство» и «Управление процессами», реализующие соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.

Существуют различные редакции поставки системы DocsVision, включающие ту или иную функциональность стандартных прикладных программных приложений, дополнительных приложений и модулей.

Законченные решения для конкретных заказчиков создаются партнерами компании «ДоксВижн» при внедрении системы.

Основные функции информационной системы DocsVision: возможности по автоматизации управления предприятием и бизнес-процессов на нем; организация поддержки процессного подхода в организации управления предприятием; автоматизация систем менеджмента качества на производственном предприятии; автоматизация процессов утверждения и согласования документационного обеспечения предприятия; наличие средств по контролю исполнения заданий и документов; доставка и маршрутизация документов на рабочих местах пользователей информационной системы DocsVision; организация управления процессами по обработке документов; организация взаимодействия с заказчиками и контрагентами; автоматизация канцелярии предприятия; создание электронных архивов документов [11].

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организацию самые различные приложения, такие как: автоматизация делопроизводства и канцелярии; автоматизация утверждения и согласования документов; системы автоматизированного контроля исполнения управленческих решений; создание электронных архивов документов с наличием распределенных прав доступа; система управления проектной и конструкторской документацией; автоматизация системы управления качеством на предприятии; создание баз знаний о процессах и продуктах.

Платформа DocsVision позволяет добавить необходимый комплекс функций управления процессом по обработке документов в приложения, которые используются в организации, как, например: автоматизация процессов контроля и подготовки исполнения бюджета; управление процессами наполнения и публикаций web-сайта; организация архива документов и системы контроля взаимодействия в приложении управления контактами; подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами; подсистема утверждения платежных документов [7].

В основе разработки идеологии системы DocsVision были положены концепции документооборота и единой интегрированной системы автоматизации управления. В прикладных программных приложениях автоматизации управления используются оперативные данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Система должна поддерживать единые механизмы непосредственной аутентификации и разграничения прав доступа ко всей оперативной информации, которая находится в системе. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору - вести большое количество информационных списков пользователей для разных прикладных программных приложений [3].

На практике используемая информационная система должна обеспечивать единство специализированных средств поддержки аутентификации, интегрированные со специализированными средствами аутентификации используемой операционной системы Microsoft Windows, а также обеспечивать необходимый набор возможностей обеспечения надежного доступа к управленческой информации, как в локальных сетях, так и при использовании средств глобальной сети Internet.

Особенностью данной информационной системы управления является то, что она позволяет реализовать большое количество специализированных приложений на базе использования единой программной платформы. В связи с чем появляется необходимость в обеспечении пользователей системы унифицированных средств доступа к используемым приложениям [6]. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации доступа к средствам глобальной сети Internet портала, например Share Point Portal Server.

Огромную проблему в процессе непосредственного внедрения прикладных программных приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации единого репозитория справочной информации организации. Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных.

Ключевой вопрос успешного использования прикладных программных приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска информационнойсистемы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам [5].

Приложения автоматизация управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы.

Наличие таких механизмов обеспечит: наблюдаемость процессов; накопление и доступ к управленческой информации об эффективности процессов; экономию за счет сокращения простоев в процессе выполнения бизнес-процессов; возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс.

Обеспечение должного удобства пользователей системы за счет использования унифицированного доступа к оперативным заданиям.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой [10]. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных.

При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации.

Подобного рода интеграция возможна в том случае, если прикладные программные приложения системы автоматизации управления обеспечивают необходимые средства адресации к объектам, таким как отдельные информационные файлы документов, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников. В идеале все объекты системы должны иметь возможность адресации с помощью механизма URL (Unified Resource Locator).

Все эти специализированные концепции в той или иной степени могут быть непосредственно использованы для автоматизации описанных выше оперативных задач, однако реализуют их разными способами.

Эффективное управление документацией на основе использования систем электронного документооборота основано на трех составляющих системы: технология (на основе современных компьютерных комплексов и систем); корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных управленческих документах); психология пользователей и их надежное обучение.

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (к которым можно отнести приказы, распоряжения, письма рассылки, положение), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в системе электронного документооборота DocsVision ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

Система электронного документооборота DocsVision обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом DocsVision является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения.

Таким образом, установление четкого порядка использования системы и правил работы с оперативной информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение системы электронного документооборота DocsVision и её полноценное использование. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы – от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры.

Процедура ведения специализированных классификаторов является строго регламентированной процедурой. Часть используемых информационных справочников формируется различными специалистами, которые ведут регистрацию (например, использование классификатора определенной организаций в виде корреспондентов). Внесение необходимых изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их.

Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций используемых информационных справочников, и устраняются возможные ошибки при выполнении регистрации управленческих документов. Эффективность работы системы электронного документооборота может быть обеспечена только при условии регулярного обучения ее пользователей и «мягкого» контроля за их выполняемыми действиями в системе.

Создание системы электронного документооборота связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием системы электронного документооборота, устанавливает определенную систему «административных рамок» в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

2.2. Описание бизнес-процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть» будет выполнено с учетом использования информационной системы DocsVision.

Входы данной модели: информация о документах; информация о персонале; сроки исполнения задач. Управление исследуемым процессом выполняется с учетом: резолюции генерального директора; устава организации; законодательной базы. Механизмы модели: персонал; информационная система. Выходы модели: отчетная информация о выполненных заданиях; отчетная информация о выполнении заданий; отчетная информация о формировании выполнении задач, рис. 1.

Рис. 1. Модель бизнес-процесса «Управление документооборотом»

Декомпозированная модель процесса «Управление документооборотом» включает следующие подпроцессы: постановка оперативного документа на контроль; выполнение управленческого задания; отчет о выполнении управленческого задания; формирование отчета о выполнении задач, рис. 2.

Рис. 2. Декомпозированная модель «Управление документооборотом»

Использование системы в работе подразделений компании позволит: повысить степень обоснованности принимаемых управленческих решений за счет оперативного сбора, выполнения передачи и последующей обработки управленческой информации; обеспечить необходимый уровень своевременности принятия управленческих решений по управлению компанией в условиях постоянно меняющейся рыночной экономики и информатизации данной сферы; добиться роста эффективности управления персоналом; согласованность принимаемых решений; за счет информированности персонала о текущем состоянии экономического объекта организации, обеспечивать существенный рост производительности труда персонала организации, сокращение непроизводственных потерь.

Заключение

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Регламент представляет собой документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы, которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов.

В процессе моделирования бизнес-процессов были выделены основные процессы, к которым относятся: постановка документа на контроль; выполнение задания; отчет о выполнении задания; формирование отчета о выполнении задач.

Система электронного документооборота должна соответствовать существующей информационно–организационной структуре предприятия и обеспечивать модификацию необходимых данных по мере совершенствования этой структуры.

Основными требованиями к системе – для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы.

Система электронного документооборота взаимодействует с почтовой системой и АСУ предприятием. Система допускает круглосуточный