Файл: Планирование и организация как функции системы управления.pdf

Современные системы планирования не приспособлены к меняющимся условиям внешней среды и не обеспечивают своевременную реакцию на изменения рыночной среды и ситуаций, складывающихся в экономике.

Таким образом, для исправления этой ситуации нужно исследовать способы усовершенствования систем планирования и соответствующим образом оптимизировать существующие системы планирования деятельности предприятий. Необходимо применить и разрабатывать новые концепции по внедрению систем планирования, которая должна базироваться на объективных данных и глубоком анализе внешней и внутренней среды. Планирование в организации представляет собой формирование организационного образа в будущем. Планирование является обязательной предпосылкой достижения организационных целей, так как позволяет сформулировать шаги по ее достижению. Это делает планирование одной из ключевых функций управления.

2.2. Мотивация в системе менеджмента

Функция мотивации — это деятельность, основной целью которой является задача активизировать людей, работающих в организации, и побудить их выполнять цели согласно плану, эффективно трудясь.

Для этого осуществляется их моральное и экономическое стимулирование, обогащается само содержание труда, для саморазвития и выявления творческого потенциала работников, создаются необходимые условия. Требуется отличать понятия мотивация и стимулирование^[16].

Мотивация – процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и (или) целей организации. Осуществление мотивации требует четкого определения потребностей и вознаграждений.

Стимулирование – это способ внешней поддержки, на основе которой происходит воздействие на активность человека. Основная задача такого процесса – ускорение управленческих процессов, склонение субъекта к совершению ожидаемого действия, изменение поведения.

Стимулирование может быть, как позитивным (вознаграждение), так и негативным (угроза применения санкций).

Стимуляция бывает^[17]:

• мотивирующей;
• мотивирующей.

Выделяют следующие отличия мотивации от стимулирования:

• Направленность. Мотивация – это внутренняя заинтересованность, которая свойственна только конкретному человеку, а стимулирование является внешним воздействием, которое направленно на круг субъектов
• Содержание. Стимулирование является негативным или позитивным толчком к действию, мотивация может носить только позитивный характер
• Существование. Стимулирование применяется до тех пока, оно не будет отменено, мотивация – до того момента, пока она не реализована
• Цель. Мотивация – удовлетворение внутренней потребности, стимулирование – способ воздействия на человека
• Принадлежность. Мотивация свойственна конкретному человеку, работнику, а стимулирование – группе людей, объединенных по единому признаку.

Выделяют следующие виды стимулов^[18]:

• Материальные стимулы: денежные (премии, высока зарплата) не денежные (льготы, служебное жилье, путевки)
• Нематериальные стимулы: социальные (общение в коллективе, карьерный рост) моральные (почетные грамоты, уважение) творческие (креативная работа, возможность самореализации).

Достижение высокой эффективности трудового коллектива и их заинтересованности в достижении целей компании, возможно только при правильном стимулировании со стороны управляющего, с учетом их мотивов.

Потребности человека носят виртуальный характер, так как они условны, подвижны. Виртуальность потребностей в следующем: каждая из них содержит и свое иное, момент самоотрицания. В связи с разнообразием условий реализации, окружающей среды, возраста, биологическая потребность становится материальной, духовной или социальной, т.е. модифицируется. Основной становится потребность, наиболее соответствующая личному смыслу жизни человека, лучше удовлетворяет его, т.е. та, которая наилучшим образом мотивирована. Во главе любой деятельности лежит мотив, побуждающий к ней человека, однако не всякая деятельность может удовлетворить мотив.

Механизм данного перехода включает^[19]:

• Выбор и мотивацию предмета потребности
• При переходе от потребности к деятельности потребность превращается в интерес и цель (осознанную потребность).

Исходя из этого можно сделать вывод что, потребность и мотивация взаимосвязаны: потребность побуждает человека к деятельности, а компонентом деятельности всегда является мотив. Мотив — это то, что побуждает человека к деятельности, направляя его на удовлетворение определенной потребности. Мотивы могут быть в виде потребности, мысли, чувства и другие психические образования. Понятие «мотивация» является более широким, чем понятие «мотив». Мотив отличается от мотивации тем, что принадлежит субъекту поведения, при этом является его устойчивым личностным свойством, которое побуждает человека изнутри, к совершению определенных действий.

Рассмотрим понятие мотивирование. Мотивирование - это процесс воздействия (влияния) на человека с целью побуждения его, к определенным действиям используя активизации определенных мотивов.

Рассмотрим два основных типа мотивирования^[20]:

• внешнее воздействие на человека, где основной целью является побуждение его производить определенные действия, приводящие к желательному результату
• формирование определенной мотивационной структуры человека как тип мотивирования носит образовательный и воспитательный характер.

Мотивы в трудовой деятельности работника разнообразны и многочисленны, их всегда достаточно много. Вместе они образуют мотивационную структуру. Понимание мотивационной структуры управляющим позволяет ему разработать и/или выбрать инструменты (стимулы) для внешнего воздействия на работника. Мотивы можно классифицировать по разным критериям.

Мотивы бывают: биологические и духовные внешние и внутренние личностные и общественные кратковременные и устойчивые осознанные и неосознанные.

Выделяют следующие виды мотивов в трудовой деятельности:

• мотив самостоятельности выражается в стремление к рискам, инновациям, новым видам деятельности
• мотив стадности, характеризуется потребностью работника чувствовать принадлежность к чему-то общему, быть в коллективе
• мотив самоутверждения предполагает выполнение сложной работы, которая под силу только высококвалифицированным работникам или занятие должности управляющего, дающей чувство значительности и важности
• мотив приобретения нового предполагает выбор той работы, где имеется возможность расширения опыта, приобретения связей, знаний, карьерного роста и т.д.
• мотив состязательности предполагает стремление к соперничеству с другими работниками за статус самого трудолюбивого, креативного, успешного, умного и т.д.
• мотив стабильности – предпочтение надежной работы, со стабильной зарплатой, социальными гарантиями и льготами.

Распределим побуждающие факторы на два относительно самостоятельных вида^[21]:

• потребности и инстинкты как источники активности;
• мотивы как причины, которые определяют направленность деятельности или поведения.

К сознательно обоснованным мотивам следует отнести намерения, убеждения, ценности.

• Намерение является, сознательно принимаемым решением достичь определенной цели, где человек четко представляет имеющиеся средства и способы действий. Здесь объединяются планирование и побуждение к действию. Поведение человека организовывается намереньем.
• Убеждения - это мотивы теоретической и практической деятельности, которые обоснованы теоретическими знаниями и всем мировоззрением человека. На протяжении всей жизни человека всегда сохраняются его глубоко обоснованные убеждения. Убеждения являются наиболее обобщенными мотивами, но когда характерными признаками свойств личности являются устойчивость и обобщённость, то убеждения нет возможности назвать мотивами в принятом понимании. Более обобщённый мотив становится ближе к свойству личности.
• Под ценность понимается личностно окрашенное отношение к миру, которое возникает не только на основе знаний и информации полученной извне, но и собственного жизненного опыта. Ценности личности создают систему ее ценностных ориентаций, элементов внутренней структуры личности, имеющих особую значимость. Эти ценностные ориентации составляют основу сознания и деятельности личности. Человеческой жизни всегда придают смысл четко сформулированные ценности.

2.3. Контроль как функция управления и его характеристика

Контроль - ведущая функция управления. Когда менеджмент организации ставит определенные цели, то контроль является процессом, который обеспечивает достижение обозначенной цели.

Главная задача контроля – оценить результаты работы организации.

Среди основных причин необходимости контроля можно назвать:

• наличие неопределенности, сложности и динамичности среды;
• необходимость предупреждения появления кризисной ситуации через обнаружение ошибочных действий и несоответствий до того, как предприятию будет нанесен ощутимый вред;
• поддержание высокого результата через сопоставление фактических показателей плановым и оценку темпов продвижения фирмы к намеченной цели.

В конкретной ситуации содержание контрольной функции определяет структура и содержание остальных функций управления (планирования, организация, мотивация). Одновременно утвержденная система контроля также оказывает влияние на содержание функций планирования, организации, мотивации.

Технология контроля^[22]:

• выбор концепции контроля (система, процесс, предмет, цель).
• выбор нормы контроля (этические, правовые).
• выбор объема и области контроля (полный, эпизодический, выборочный).
• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность).
• методы контроля (предварительный, текущий).

Основные принципы осуществления системы контроля:

• всеохватывающий.
• привлечение всего персонала организации или её значительной части.
• четкая стратегическая направленность.
• цель контроля - чтобы не допустить, предупредить возможные ошибки и упущения.
• своевременный.
• экономичный и эффективный.
• открытый и гласный.

Среди основных функций контроля в управлении организацией можно выделить следующие:

• диагностическая функция, помогающая изучению реального положения дел внутри организации;
• стимулирующая функция, предполагающая вознаграждение или наказание работников по результатам контроля, что стимулирует более эффективное и качественное выполнение должностных обязанностей;
• коммуникативная функция, помогающая установление и поддержке обратной связи;
• ориентирующая функция, позволяющая помогает выявить, на что следует обращать особенное внимание;
• корректирующая функция, способствующая исправлению ошибок и улучшению дальнейшей работы с учетом полученных данных.

Как функция управления контроль предполагает наличие тесной взаимосвязи с планированием, организацией и мотивацией рабочих процессов.

Связь контроля и планирования проявляется в следующем: цели и конечные показатели формулируются в планах. Периодичность планирования и контроля должна совпадать, а непосредственно контроль делится на следующие типы^[23]:

• стратегический;
• тактический;
• оперативный.

Взаимосвязь контроля и функции организации способствует решению проблем централизации и децентрализации, помогает в установлении субъекта и объекта контроля. Отметим, что объект и субъект контроля должны быть четко прописаны в разных положениях и инструкциях.

Результаты контроля – неотъемлемое условие мотивации персонала. Следовательно, эффективность мотивации персонала определяется эффективностью контроля.

В управлении сущность функции контроля заключается в выполнении задач:

• Контроль позволяет обнаруживать факторы, оказывающие негативное воздействие на деятельность организации, а также своевременно подготовиться к ним и отреагировать на них.
• Посредством контроля выявляются промахи и ошибки в деятельности организации, оперативно принимаются меры для устранения их.
• По итогам контроля дается оценка деятельности организации, работе персонала и эффективности управляющей системы.
• Результаты контроля позволяют скорректировать положение дел в организации и создать условия для развития мотивации.
• Как функция управления контроль не является деятельностью одного или нескольких человек. Его должны соблюдать все сотрудники, так как самоконтроль считается лучшим средством для стимулирования деятельности и достижения её положительного результата.

В процедуре контроля выделяют три этапа:

• Выработка стандартов и критериев оценки (определяются параметры функционирования и развития организации, которые нужно контролировать; принимают вид стандартов и нормативов).
• Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами (руководитель должен определить, на сколько фактические результаты соответствуют его ожиданиям, установить степень допустимости или относительной безопасности обнаруженных отклонений от стандартов).
• Принятие необходимых корректирующих действий (выбор одной из 3 альтернатив: ничего не предпринимать, если сопоставление фактических результатов со стандартными говорит о том, что установленные цели достигнуты, установить отклонения или пересмотреть стандарт).