Файл: Планирование и организация как функции системы управления.pdf

В качестве общих обязательных для всех предприятий определяют функции планирования, организации, мотивации, контроля, координации, учета и анализа. Каждая из этих функций для организации жизненно важна. Вместе с тем функция планирования обеспечивает основу для других функций и считается главной, остальные функции организации, регулирования, мотивации, контроля и учета ориентированы на выполнение стратегических и тактических планов.

Таким образом^[7]:

• Планирование – это главная функция менеджмента, предусматривающая прогнозирование, определение целей и стратегии, политики и задач того или иного формирования; планирование можно рассматривать как сознательный выбор решения.
• Организация как функция управления направлена на формирование управляющих и управляемых систем, связей и отношений между ними, обеспечивая упорядоченность технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любого субъекта хозяйствования.
• Мотивация представляет собой процесс побуждения сотрудников к высокопроизводительному труду для достижения своих целей и целей организации, удовлетворение потребностей работников.
• Контроль – система наблюдения и проверки на соответствие функционирования предприятия установленным нормам и стандартам, выявление возможных допущенных отклонений от принятых решений и определение причин их несоответствия запланированному.
• Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития производственной, технической, финансовой и других сторон объекта при оптимальных затратах материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
• Регулирование – вид управленческой работы, цель которой в преодолении противоречий между организацией и дезорганизацией, порядком и факторами, нарушающими этот порядок.

Таким образом, такие функции менеджмента, как целеполагание, прогнозирование, мотивация, предназначены для реализации функций предназначения организации – функционирование и развитие системы управления. Остальные функции, среди которых планирование, организация, координация и контроль, необходимы для реализации интегральной функции управленческого процесса – функции принятия и реализации управленческих решений.

2. Основные функции в системе менеджмента

2.1. Планирование и организация как функции системы управления

Функция планирования в системе управления предприятием является одной из главных, центральных функций, которая определяет конечные результаты производственно-сбытовой, экономической, финансовой и инвестиционной деятельности.

Если обратиться к истории становления роли планирования в управлении производством, следует отметить работу А. Файоля «Общее и промышленное управление". Перечислив пять функций управления: техническую, коммерческую, финансовую, страховую и учетную, он отмечает: «Ни в одной из пяти предыдущих функций не лежит задача выработки общей программы работы предприятия, подбора его рабочего состава, координирования усилий, гармонизации действий»^[8].

Планирование помогает определить для предприятия вектор, по которому организации следует развиваться. Основываясь на результатах маркетингового анализа предприятие, выделяет для себя типы и количество продукции, которые будет реализовывать, запасы ресурсов и корректность их использования. Планированием обеспечивается основа для принятия оптимальных и своевременных управленческих решений, в значительной степени снижается риск для предприятия, процессы планирования так же способствуют поиску наиболее приемлемых вариантов действий в условиях неопределенности.

Общеэкономические принципы планирования рассмотрены в трудах определенного количества ученых-экономистов, среди которых: В.М. Нелеп, М.И. Бухалков, Л.Е. Басовский, М.М. Алексеева, М.Т. Пашута, А.Д. Шеремета, А.А. Орлов, А.М. Ковалевский, С.Ф. Покропивний и др. Однако следует отметить, что целый ряд связанных с этой проблемой вопросов пока остаются нерешенными.

Планирование деятельности предприятий является актуальной проблемой, учитывая его определяющую роль в обеспечении функционирования и стабильного развития украинских предприятий.

Сущность планирования в условиях рынка состоит в научном обосновании на предприятии будущих экономических целей развития, в выборе лучших способов их достижения на основе выявления таких видов и объемов деятельности, которые необходимы рынку, установление таких ее показателей, позволяющих наиболее полно использовать ресурсы и достичь качественного результата.

В.М. Ходачек рассматривает планирование как сложную высокоорганизованную форму общественного влияния на социально-экономические системы, которыми являются предпринимательские структуры; она заключается в определении на базе прогнозных научных разработок целей, потребностей и параметров развития системы, которые рассматриваются как ориентиры для субъектов хозяйствования ^[9].

Н.М. Горемыкин считает, что планирование – это процесс принятия на основе систематической подготовки управленческих решений, связанных с будущими событиями, а главным смыслом планирования является повышение эффективности деятельности предприятия путем целевой ориентации и координации всех процессов, выявления рисков, повышение гибкости и адаптируемости к изменениям^[10].

Итак, планирование – это процесс определения главных целей организации, ресурсов, необходимых для их достижения, и политики, направленной на приобретение и использование этих ресурсов.

Характер и содержание плановой деятельности на предприятии определяют принципы планирования. Правильное соблюдение принципов планирования создает предпосылки для эффективной работы предприятия и уменьшает вероятность негативных результатов планирования.

Впервые общие принципы планирования были сформулированы А. Файолем. В качестве основных требований к разработке программы действий или планов предприятия, их было названо четыре: единство, непрерывность, гибкость и точность.

Принципы планирования – это основные правила (теоретические посылки), которые необходимо выполнять, чтобы в процессе планирования создать предпосылки для разработки наиболее оптимального плана.

Принципы планирования^[11]:

• Принцип единства – рассмотрение организации как целостного организма, системы взаимосвязанных элементов, планирование деятельности которых оказывает влияние на другие элементы и деятельность компании в целом;
• Принцип участия – в процессе планирования должны принимать участие все лица, на которых оказывают влияние результаты этого процесса;
• Принцип непрерывности – планирование должно осуществляться на постоянной основе, что позволит реагировать на частые изменения внешней среды организации и корректировать план в соответствии с ними;
• Принцип гибкости – обеспечение возможности вносить изменения в результаты процесса планирования, вызванные изменениями внешней или внутренней среды или другой необходимостью;
• Принцип точности – конкретизация и детализация планов до того уровня, который позволен условиями деятельности компании и другими факторами;
• Реальность – планирование должно исходить из действительных условий деятельности компании и в его результатах должны получаться достижимые цели и планы;
• Обеспечение плановых заданий ресурсами – реализация плана невозможна без доступа к необходимым материальным, трудовым и финансовым ресурсам;
• Директивность – планирование должно быть направленным, за каждую часть плана должна быть определена ответственность.

Соблюдение перечисленных принципов при планировании необходимо для эффективной реализации данной функции управления предприятием

Как элемент системы менеджмента планирование является относительно самостоятельной подсистемой, включающей совокупность специфических инструментов, правил, структурных органов, информации и процессов, направленных на подготовку и обеспечение выполнения планов. Без планирования деятельности предприятие не сможет слаженно работать и приносить прибыль.

На сегодня ученые создали целостную систему планирования, наиболее существенными из научных исследований являются труды В. Бабича, Д. Богини, В. Ефремова, А. Виханского, В. Гейца, И. Лукинова, Л. Мельника, В. Пономаренко, С. Попова, А. Тридед, С. Шершнева, Л. Шевчук, Р. Фатхутдинова, А. Яковлева и др^[12].

Система планирования может быть рассмотрена по-разному. Когда элементами системы являются субъекты планирования (руководство и персонал, занимающийся созданием планов) и процессы обработки информации, то система планирования может быть охарактеризована как множественная совокупность субъектов планирования, ориентированная на цель или множественная совокупность процессов планирования, которые ориентированы на определенные задачи, между которыми существуют специфические взаимосвязи. Если в качестве элементов системы выступают результаты планирования, то есть информация, содержащаяся в планах, то систему планирования понимают, как множественную совокупность планов, ориентированных на цели, между которыми существуют специфические взаимосвязи.

Указанные выше подходы не противоречат друг другу, поскольку планы составляют информационную базу любой системы планирования.

Системный подход к управлению предприятием требует охвата планированием всех видов деятельности для обеспечения заданных результатов.

По мнению Грядунова Н.Г. И Пахлова А.В., система планирования – это совокупность структурных элементов, которые обеспечивают плановую деятельность и ее результаты в виде планов различных типов и плановых показателей. Но, по нашему мнению, это определение не в полной мере раскрывает суть этого понятия.

Княжеченко В. В. приводит следующее определение: система планирования – это целеориентированная взаимосвязанная совокупность процессов планирования, дополнена выполнением функций контроля^[13]. Это определение является более полным, поскольку включает в себя не только планирование как процесс, но и дополняет его элементами контроля.

Субъектами системы планирования являются процессы планирования и контроля, а результатами – информация, отраженная в планах и отчетах.

Системы планирования на предприятии должны состоять из планов, которые имеют комплексный характер. С помощью системы планирования руководство предприятия получает информацию, отражающую экономические процессы и взаимосвязи предприятия и рынка. Целостное представление об этих явлениях и процессах создается через системное представление их с помощью совокупности пересекающихся показателей планов. Поскольку различные разделы плана разрабатываются взаимосвязано, то система планов позволит сделать действительно содержательные выводы, если будет полной.

Для внедрения и успешной работы системы планирования в организации должны быть созданы все необходимые предпосылки организационного, информационного и кадрового характера. Так как целостное объединение плановых заданий и субъектов планирования происходит в рамках организационной структуры, то основные границы плановой и организационной зоны должны совпадать. Система планирования требует надлежащего информационного обеспечения, а именно: хорошей прогнозно-аналитической базы с возможность определения адекватных методических оценок, четкой и сформированной системы управленческого и финансового учета на предприятии/организации, продуманной системы по обработке и передаче электронной информации.

Кадровое обеспечение действенности системы заключается в способности руководства управлять предприятием, пользуясь системой планирования как сложным инструментом, требует глубоких знаний, умений и навыков. Адекватной должна быть и квалификация специалистов и менеджеров – субъектов планирования.

Процесс планирования можно условно разделить на несколько этапов^[14]:

• Прогнозирование – рассмотрение возможных вариантов будущего, оценка рисков и вероятностей;
• Определение и выбор альтернативы развития компании;
• Формулировка целей;
• Разработка плана действий, необходимых для достижения целей, и графика соответствующих работ;
• Составление бюджета.

По содержанию планирования планирование может быть^[15]:

• стратегическим – нацеленным на поиск возможностей;
• тактическим – призванным создать некоторые предпосылки;
• оперативным – направленным на реализацию возможностей.

Система планирования должна быть жизнеспособной и гибкой в отношении внутренних и внешних условий рыночной системы, легко поддаваться изменениям вследствие влияния рыночных требований, нормативной информации, научных разработок, а также в случае возникновения новых проблем и целей.