Файл: Общие понятия о планировании времени проекта.pdf

Введение

Актуальность темы. Управление проектом – это управление комплексом взаимосвязанных направлений деятельности менеджеров, объединенных в «проект», разработка и реализация которого должны обеспечить достижение поставленных целей путем планирования по времени и ресурсам, определения бюджета и рисков, формирование команды проекта и коммуникаций, а также организации выполнения и контроля за изменениями.

Не стоит забывать, что это профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий. Тот факт, что «Управление проектом»- это, по существу, профессиональное управление изменениями, ставит эти методы и средства в ряд наиболее эффективных направлений управления в условиях изменяющейся социально-экономической среды и, особенно, в условиях перехода к рыночным отношениям.

Одним из самых важных этапов управления проектом является этап планирования времени.

Актуальность темы планирования времени состоит в том, что при отсутствии формализованной системы управления руководитель и участники проекта неизбежно сталкиваются с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений ресурсов и отчетности. Проработанный и проанализированный проект помогает избегать подобных ситуаций.

В настоящее время существует множество методик для эффективного планирования времени. Эти методики помогают корректировать планирования времени, находить более оптимальные варианты, выявляют узкие места в проекте. Однако некоторые методики имеют большую популярность среди менеджеров проектов, а другие никак не используются

В хорошо организованном проекте, за выполнение каждой цели должен нести ответственность конкретный орган управления: руководитель проекта, за все цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные цели и т. д.

То есть дерево целей проекта должно совпадать со структурой подразделения организации, отвечающей за реализацию проекта.

Для этого разрабатывается так называемая матрица ответственности, которая определяет функциональные обязанности исполнителей по проекту, конкретизирует набор работ, за реализацию которых они отвечают персонально. Чем выше уровень органа управления, тем в более обобщенных, агрегированных показателях в нем принимаются решения по управлению подчиненными подразделениями. С повышением уровня иерархии увеличивается временной интервал между выдачей плановых заданий, контролем их исполнения и т.д.

---

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта с ее помощью определяется порядок в котором должны выполняться работы и т.д.

Целью работы является приобретение навыков планирования времени разработки авторского учебного проекта на выбранную тему.

Задачами работы являются:

• Изучение современной литературы на данную тематику.
• Обоснование основных процессов планирования времени.
• Описание способов планирования времени проекта;
• Планировка времени реализации проекта на практическом примере.

Объектом исследования является проект, реализуемый в сфере систем безопасности.

Предметом исследования является процесс планирования времени реализации проекта.

Глава 1. Теоретические аспекты планирования временем реализации проекта

• 1. Общие понятия о планировании времени проекта

Планирование времени проекта –это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки.

Планирование времени проекта нацелено наследующие составляющие^[1]:

• Планирование времени.
• Контроль времени.
• Корректировки времени.
• Анализ сроков и резервов выполнения работ с позиций своевременного завершения проекта.

Планирование времени подразумевает распределение времени выполнения проекта по последовательным стадиям его осуществления; составление графиков выполнения проекта и его отдельных работ и контроль за их соблюдением.

Реализовать проект в рамках заранее определенных календарных планов, бюджетов и с соблюдением требуемых показателей качества продукции значительно легче на словах, нежели на деле. Управление реализацией проекта в современных условиях сопряжено с большой долей неопределенности, не зависящей от руководителя проекта^[2].

Проект состоит из большого числа разнообразных мероприятий, таких как различные встречи и совещания, подготовка отчетов, взаимодействие с потребителем, и многого другого. Успех отдельных мероприятий, входящих в проект, и проекта в целом определяется умением руководителя проекта управлять временем своим и своих подчиненных^[3].

---

Для большинства людей время – ресурс (правда, ресурс невосполнимый). Для руководителя проекта время - в первую очередь ограничение, и только умелая реализация функций управления временем обеспечивает его использование как некого ресурса.

Для эффективного использования времени необходимо овладение не только личностными навыками, но и существующими методиками, из которых к числу самых доступных и основных можно отнести сетевые модели^[4].

Управление временем проекта включает в себя следующие процессы, необходимые для обеспечения гарантии своевременности завершения проекта^[5]:

• Определение состава работ - определение отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения различных целей проекта.
• Определение последовательности работ - определение и документирование взаимосвязей между работами.
• Оценка продолжительности работ - оценка количества рабочего времени, необходимого для выполнения отдельных работ.
• Разработка расписания - анализ последовательности работ, продолжительности работ и ресурсных требований с целью создания расписания работ проекта.
• Контроль расписания.

Полноценная техника планирования времени включает в себя следующие этапы^[6]:

• Определение целей проекта и их описание. Довольно часто проекты начинаются без четкой цели.
• Определение технологических стадий. Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования времени является несоответствие плана технологическому циклу.
• Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их взаимосвязи (последовательность) и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).
• Необходимо согласовать вопрос о выделяемых проекту ресурсах.

Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах в одно и тоже время^[7].

• Если определить расценки на ресурсы, бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет назначают, не обращая внимание на прогнозируемую себестоимость проекта.
• Письменное задание, бюджет и график работ образуют формальный документ "План проекта". Довольно часто перед началом проекта некоторые из указанных документов отсутствуют.

---

Таким образом, для успеха планирования времени проекта важен целый ряд факторов, которые необходимо учитывать:

• Класс решаемых задач, тиражируемость готового продукта, вид работ (разработка, развитие, сопровождение).
• Выбор схемы ведения работ (модели жизненного цикла) с учетом сложности проекта и возможностей коллектива разработчиков.
• Оснащенность разработчиков средствами автоматизации и аппаратно-программной базой.
• Уровень требований заказчика к срокам и качеству работ.^[8]

Факторы потери времени. Потери времени в ходе реализации проекта выражаются в дополнительных затратах времени на перепланирование графика выполнения работ^[9].

Это может быть связано со следующими причинами^[10]:

• Допущены ошибки ключевых участников проекта на стадии определения содержания работ, выражающиеся в не учете некоторых целей проекта, неточностях в определении участников проекта, основных вех выполнения проекта и разработке СДР.
• На оценку показателей проекта отводится мало времени.
• При выполнении оценок не учитываются исторические данные и предыдущий опыт.
• Планирование графика работ проводится исключительно группой планирования, тогда как в этом процессе должны принимать активное участие те, кто будет выполнять график.
• Неправильно спланированы потребности в ресурсах.
• При планировании графика работ не учтены риски.
• Фактическое состояние проекта не находит отражения в текущем графике выполнения работ.
• Устранении брака. Потери времени на устранение брака возникают в результате выполнения работ не в соответствии с требованиями качества, например, при использовании неквалифицированных человеческих ресурсов или их чрезмерной загрузке, некачественных материалов и т.д.
• Простоях/задержках в выполнении работ, которые связаны, прежде всего, с отсутствием условий для их выполнения.

Планирование времени реализации проекта условно можно разделить на 3 стадии^[11]:

Стадия исполнения и контроля реализации проекта по временным параметрам включает:

• Организацию исполнения выполнения проекта в рамках плановых параметров времени.
• Организацию контроля выполнения работ проекта.
• Формирование отчетности о ходе выполнения работ.

---

Стадия анализа и регулирования процесса выполнения проекта по временным параметрам включает:

• Определение негативных факторов, влияющих на выполнение работ.
• Прогнозирование хода выполнения работ по осуществлению проекта.
• Согласование и получение разрешения на внесение необходимых изменений в расписание работ проекта.
• Корректировку расписания работ проекта с учетом внесенных изменений;
• Анализ и документирование внесенных изменений.

Стадия завершения управления проектом по временным параметрам

включает:

• Анализ результатов и опыта управления проектом по временным параметрам.
• Составление заключительного отчета.
• Формирование архива.
• Процесс контроля реализации проекта по времени включает в себя сбор информации о ходе выполнения проекта. На ее основе в случае необходимости в график проекта могут быть внесены изменения.^[12]

  1. Способы планирования времени проекта

Согласованная работа всех участников проекта организуется на основе календарных планов или расписаний работ проекта, основными параметрами которых являются: сроки выполнения, ключевые даты, продолжительности работ и др. Календарными планами называют проектно-технологические документы, устанавливающие полный перечень работ проекта, их взаимосвязь, последовательность и сроки выполнения, продолжительности, а также исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта.

Планирование проекта по временным параметрам заключается в составлении различных календарных планов (расписаний работ), удовлетворяющих всем требованиям и ограничениям проекта и его частей^[13][14].

Способами планирования времени проекта являются^[15]:

1. Структурная декомпозиция работ
2. Диаграмма Ганта 
3. Сетевая модель комплекса работ
4. Метод критического пути
5. Метод PERT
6. Метод GERT

Каждый из этих способов уникален, далее рассмотрим каждый из них подробно:

1. Составление структурной декомпозиции.

Структурная декомпозиция работ (СДР или WBS - WorkBreakdownStructure) – это представление проекта в виде иерархической структуры работ, полученной путем последовательной декомпозиции. СДР предназначена для детального планирования, оценки стоимости и обеспечения персональной ответственности исполнителей.

---