Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Общая характеристика структурного подразделения (Склад) «как есть»).pdf

Техническое оборудование офиса облегчает и ускоряет бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Стандартным техническим оборудованием считается:

– персональный компьютер;

– принтер;

– факс;

– сканер;

– ксерокс;

– модем;

– прочее.

- сканер штрих кода;

- термопринтер.

Персональный компьютер персональная ЭВМ – компьютер, предназначенный для личного использования, цена, размеры и возможности которого удовлетворяют запросам большого количества людей. Созданный как вычислительная машина, компьютер, тем не менее, всё чаще используется как инструмент доступа в компьютерные сети.

Программное обеспечение – совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ (ГОСТ 19781–90). Также, это совокупность программ, процедур и правил, а также документации, относящихся к функционированию системы обработки данных (СТ ИСО 2382/1–84).

Программное обеспечение является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим (аппаратным), математическим, информационным, лингвистическим, организационным и методическим обеспечением.-6

В компьютерном сленге часто используется слово софт (от англ.software), которое в этом смысле впервые применил в статье в American Mathematical Monthly математик из Принстонского университета Джон Тьюки (англ.JohnW. Tukey) в 1958 году.

Программное обеспечение принято по назначению подразделять на системное и прикладное, а по способу распространения и использования на коммерческое, открытое и свободное.

Свободное программное обеспечение может распространяться, устанавливаться и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений.

· По способу распространения (доставки, оплаты, ограничения в использовании): Commercial Software, Freeware, Shareware, Abandonware, Adware, Free Software, Careware и др.

· По назначению ПО разделяется на системное, прикладное и инструментальное.

В таблице 2 приведена характеристика технических средств и программного обеспечения, используемых на Складе.

Таблица 2 – Характеристика технических средств и программного обеспечения Склада

Технические средства	Общая характеристика	Программное обеспечение
Персональный компьютер	Процессор core i5 2.7 МHz / 3.2MHz / 3.4 MHz, память 8 Гбайт, диск 400GB	программа «Супер-Склад»
ФаксCANON. Тип Super G3	Факсимильный аппарат с расширенными бизнес-функциями работающий на обычной бумаге.
принтер HP	с месячной нагрузкой до 3500 тысяч стр.

---

Для нормального функционирования установленного программного комплекса «Супер-Склад» предъявляются не очень большие требования к ПК. Достаточными являются следующие требования: наличие операционной системы Windows любого поколения; остальные требования минимальны (жесткий диск 400GB, процессор Р IIи т.д.). Вооруженность технических средств на Складе соответствует предъявляемым требованиям. Основное предназначение программы «Супер-Склад» автоматизация учета товарно-материальных ценностей и денег. Отличительная особенность программы простата использования и отсутствие бухгалтерских терминов в интерфейсе программы. Благодаря этому программу может использовать любой человек, даже не имеющий бухгалтерского образования.

Для работы с программой достаточно владеть компьютером на уровне пользователя и иметь общие представления о складском и финансовом учете.

Однако данная система учета не формирует автоматизированные аналитические отчеты, что в настоящее время является нормой при ведении контроля над складской деятельностью.

Проанализировав информационную систему Склада можно говорить о том, что установленная программа «Супер-Склад» позволяет фиксировать поступление / выбытие товаров на складах и формировать отчеты для бухгалтерии, но не позволяет в любой момент времени проанализировать объем продаж в целом и в разбивке по товарным группам (отсутствует прозрачность картинки складывающейся ситуации).

ГЛАВА2. Разработка предложений по совершенствованию информационной системы «как должно быть»

2.1 Анализ и выявление возможных проблем в бизнес-процессах и варианты их улучшения

Основной проблемой Складского комплекса ООО «Фаворит ОПТ» является низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товарно-материльных запасах на складе^[6], несмотря на наличие программного обеспечения учета «Супер-Склад». Проанализировав сложившуюся ситуацию и учитывая тенденции развития информационных систем, решение заявленной проблемы возможно несколькими путями: модернизация существующего ПО, либо установление новой более продвинутой программы, оба варианта влекут за собой определенные финансовые затраты.

---

При этом стоит учесть, что ООО «Фаворит ОПТ» – торговое предприятие со стабильным финансовым положением, следовательно, вложение средств в модернизацию (автоматизацию процесса обработки информации) программного обеспечения складского комплекса вполне осуществимо (т.е. реализация данного проекта серьезным образом не отразится на финансовом состоянии предприятия).

Не секрет, конечно, что существует достаточно большое количество программ для учета склада. Все программы «склад» имеют схожую функциональную основу. При поступлении товара его надо поставить на приход, для этого есть приходная накладная. При продаже товара надо оформить расходную накладную, счет-фактуру, ТОРГ-12, товарно-транспортную накладную, для этого во всех программах складского учета есть расходная накладная.

Эффективный складской учет – это грамотное и автоматизированное управление складом, поскольку с помощью автоматизированной системы управления складом можно качественно выполнять большое количество операций: быстро связываться с отделом продаж, контролировать результаты работы сотрудников, применять мобильные терминалы и т.д.

Эффективное управление – это возможность контролировать и внешние, и внутренние бизнес-процессы, а также легко перестраиваться под постоянно изменяющийся спрос.

Ранее были выявлены: проблема – низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товароматериальных запасах на складе и два варианта ее решения (доработка существующей программы или покупка нового информационного продукта). С помощью Internet ресурса был подобран вариант новой программа учета склада, которая решает поставленную перед ней задачу и соответствует техническим возможностям оборудования на складе ООО «Фаворит ОПТ». Теперь осталось провести сравнительный анализ вариантов и выбрать лучший. Их сравнительная оценка отображена в таблице 3.

Параметр сравнения	Вариант 1	Вариант 2
	модернизация действующего ПО	новая Программа «Склад. Учет товаров»
Стоимость	Отсутствие фиксированного бюджета проекта	Фиксированный бюджет проекта
Возможности	Длительная организация проектных работ (разработка, испытание, освоение), возможное появление сбоев	Легкое освоение в эксплуатации, гарантийное сопровождение 1 год
Срок установки	Невнятные сроки запуска системы на складе	Внятные сроки запуска системы на складе (3 месяцев)

---

Таблица 3 – Сравнительная оценка вариантов

Таким образом, учитывая все рассматриваемые параметры, целесообразнее и выгоднее установить новую Программу «Склад. Учет товаров ». Программа легко устанавливается, ее внедрение требует минимальных усилий, обеспечивает быструю отдачу, имеет доступную цену.

Особенности данной Программы:

1)основы работы программы Склад: товарный учет в программе основывается на ведении карточек складского учета. В карточках хранится вся информация по товару. Программа ведет учет движения товара на складе с помощью приходных и расходных накладных;

2) наглядность информации : в складской карточке отражается текущий остаток товара на складе, его учетная и продажная цена. Программа позволяет увидеть подробную историю движения товара на складе;

3)позволяет вести учет товара на нескольких складах : при поставке в программе заведен только один склад, но есть возможность добавить нужное число складов или магазинов. Это позволяет программе производить и отслеживать приход и расход товаров по отдельному складу, перемещение товаров между складами;

4) функции учета в программе :по выписанным счетам производится резервирование товара на складе. В программе ведется учет расчетов с покупателями и поставщиками. Есть возможность печати ценников. Программа идеально подходит для малых и средних предприятий оптовой и оптово-розничной торговли;

5) складские документы: в программе ведется работа с первичными документами: приходными и расходными накладными, счетами-фактуры, счетами на оплату, внутренними накладными, ведется реестр выписанных и отгруженных накладных. По введенным документам формируется полный набор отчетов.

Основные виды отчетов:

· ведомости прихода-расхода;

· сальдо-оборотные ведомости;

· прайс-листы;

· складская справка;

· инвентаризационные ведомости;

Имеется блок аналитических отчетов:

· прогноз поступления средств;

· объем реализации;

· общая прибыль;

· прибыль по товарам;

· прибыль по покупателям;

· отчет по минимальным остаткам;

В программу^[7] встроен дизайнер отчетов, внешний вид всех печатных форм настраивается. Есть возможность экспорта отчетов в программу Excel и в виде HTML документов;

6) контроль остатков на складе: в программе хранится оперативная информация по товарным остаткам на складе. Также программой могут быть сформированы остатки по каждому складу или магазину на любую дату;

---

7) расчет средней цены в складской программе: расчет средней цены производится автоматически при оприходовании и реализации товара. Также расчет средней цены на соответствующую дату производится в виде отчета. Это обеспечивает полное совпадение складского и бухгалтерского учета.

2.2 Оценка целесообразности автоматизации информационной системы и план внедрения складского учета «как должно быть»

Экономический эффект при внедрении программы «Склад. Учет товаров» достигается за счет двух основных составляющих:

1) Организации надежного учета товарных и денежных ценностей на предприятии, в том числе складского учета;

2) Возможности оперативного выявления «слабых мест» в работе предприятия и их устранения.

Конкурентные преимущества программы:

· Оперативность и надежность работы.

· Невысокие требования к производительности используемых компьютеров.

· Простота внедрения и эксплуатации.

· Одновременная работа нескольких пользователей с единой базой данных в локальной сети.

· Встроенный язык составления печатных форм документов и отчетов.

· Обмен данными с бухгалтерскими программами.

Необходимые виды ресурсов: финансовые (затраты на приобретение программного продукта, его доставку и установку), временные(ожидание поставки программы; время на установку, освоение ПО и обучение сотрудников склада) и технические (Windows 9x, процессор Pentium, 32 Mb оперативной памяти, 10 Mb на жестком диске). Предприятие обладает данным перечнем ресурсов.

Внедрение Программы^[8] «Склад. Учет товаров» состоит из следующих этапов: заключение договора на приобретение Программы; подготовка склада к внедрению Программы (подготовка, тестирование персонала с работой системы в реальном времени на объекте Заказчика); запуск и ввод Программы в эксплуатацию (передача проекта на договорное сопровождение).

В таблице №4 отражен план внедрения Программы^[9] «Склад. Учет товаров».

№ п/п	Наименование этапа	Сроки	Ответственное лицо
1.	Назначение ответственного лица, которое будет заниматься выбором и закупкой необходимой программы	01.06.10–15.06.10	Директор
2.	Поиск альтернативных вариантов. Выбор поставщика.	16.06.10–30.06.10	Начальник отдела снабжения
3	Заключение договора на приобретение программы	01.07.10–15.07.10
4.	подготовка склада к внедрению Программы	16.07.10- 31.07.10
5	Тестирование программы	01.08.10- 31.08.10
6.	Запуск и ввод Программы «Склад. Учет товаров» в эксплуатацию	01.09.10–30.11.10
7.	Подведение итогов работы программы «Склад. Учет товаров»	01.12.10–15.12.10
8.	Принятие решения о дальнейшем использовании / неиспользовании данной программы	16.12.10
ИТОГО:		6,5 мес.	-

---