Файл: Разработка конфигурации «Гостиница».pdf

Актуальность темы исследования состоит в том, что в настоящий момент остро проявляется такое понятие, как конкуренция. Много различных фирм предлагают одинаковые товары и услуги, поэтому успешными является только некоторые из них. Это связано с тем, что успех бизнеса зависит не только от активного и грамотного продвижения товаров и услуг на рынке, но и от организации и автоматизации рабочих мест сотрудников.

В настоящий момент любая организация при осуществлении своей деятельности стремиться к упрощению процесс учета хозяйственных операций за счет информационных технологий. Основной целью освоения программы является создание собственных прикладных решений, развитие практических навыков по конфигурированию, в свою очередь приводящий к созданию новых автоматизированных рабочих мест.

Создание автоматизированного рабочего места может стать эффективным способом превосходства над конкурентами. Быстрая и качественна работа, на таких местах, позволяет не только привлечь новых клиентов, но и раскрутить товарный знак компании, сделав его более запоминающимся среди потребителей, а также заинтересовать новых партнеров и инвесторов.

Целью данной курсовой работы является разработка информационной базы для предметной области «Гостиница» на основе платформы 1С: Предприятие 8.1. Прикладной характер данной курсовой работы заключается в расчетах клиентов в гостинице, ведения бухгалтерского учета, управления, анализа и контроля деятельности предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих основных задач:

Проведение анализа исходных данных;
Разработка требований к приложению;
Выбор технологии создания конфигурации;
Описание хода разработки приложения.

Таким образом, в соответствии с поставленной целью необходимо рассмотреть:

1. Описание предметной области;

2. Создание справочников;

3. Формирование документов;

4. Назначение перечислений, констант;

5. Разработку регистров сведений;

6. Описание регистров накопления;

7. Формирование отчетов.

По завершению работы, мы получим рабочее автоматизированное полноценное рабочее место, способное выполнять за пользователя рутинные задачи, такие как: контроль занятости номеров, отслеживание времени заезда и выезда гостей, подготовка отчетных документов, ведение бухгалтерского учета и др. Что значительно позволит сократить расход времени и человеческого ресурса, тем самым поспособствует приросту прибыли и развитию компании.

ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

В проектной части проведен анализа исходных данных, составлены требования к приложению, описан процесс выбора технологии создания конфигурации, описан ход разработки приложения.

ГЛАВА 1. Краткий анализ предметной области

В главе представлен краткий анализ предметной области: описан объект исследования, его функции, текущие бизнес-процессы. На основе этих данных сделаны выводы о наличии неэффективных методах управлением предприятия и предложенные способы повышения эффективности работы путем введения определенных информационных систем.

1.1. Анализ объекта исследования

Объектом исследования, в данной работе, является гостиница «Диана». Гостиница — это совокупность услуг, номеров, объектов отдыха, лечения и питания. Как правило, спрос на такой вид предприятия зависит от местоположения (курортный город, деловая столица, трасса и т.д.), привлекательности заведения в целом, и одно из самых важных - обслуживания (разнообразие номеров, комфортная обстановка, чистота, вежливый персонал и пр.). Можно выделить основные виды гостиничных комплексов - это хостел, мотель, пансионат, ротель, туристская база, специализированные звездные отели.

Гостиница «Диана» — это частная гостиница, среднего класса имеющая трехзвездочный статус. Основной спрос на услуги гостиницы приходится в праздничные периоды, а также во время проведений крупных деловых мероприятий.

Гостиница располагает одноместными и двухместными номерами с телевизором, мини-баром, холодильником, отдельным санузлом и ежедневной уборкой. Кроме того, на территории гостиницы есть ресторан, прачечная, и магазин вещей для путешественников.

1.2. Анализ организационной структуры

Организационную структуру гостиницы можно раздоить на 5 основных служб: административная, служба номерного фонда, служба приема, служба питания, инженерная. Каждая из них делится на составляющие, подробно представленные на рисунке 1.

Рисунок 1.

Организационная структура управления гостиницей

Каждая из данных служб выполняем конкретно поставленные ей задачи. Отдельно стоит отметить, что лицом любой гостиницы являются администраторы. Именно они производят одну из самых важных работ, связанных с клиентами – это встреча, регистрация, расчет, информирования и пр. Именно работа администраторов напрямую влияет статус и уровень сервиса гостиницы.

В функционал администраторов входит:

регистрация клиентов;
учет состояния номеров;
расчет стоимости проживания;
расчет стоимости пользования дополнительными услугами;
информирование клиента о правилах гостиницы.

Описание нынешнего процесса заселения номеров.

Перед заселением в номер администратор информирует о наличии свободных номеров, уточняет у клиента на какой срок он желает остановиться, какими дополнительными услугами он желает пользоваться и рассчитывает стоимость проживания. После клиент заполняет форму, в которой указывает свои фамилию, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства, тип номера, дату въезда и отъезда. Администратор производит расчет стоимости за проживание согласно выбранным данным и предъявляет счет. Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания (дополнительная оплата после окончания срока проживания и при желании его продления). После предоплаты происходит заселение в номер.

Клиент во время проживания в гостинице может воспользоваться дополнительными платными услугами.

Процесс выселения клиента.

При выезде из гостиницы клиенту предъявляют итоговый счет за проживание в гостинице и пользование услугами. Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплаты. После этого номер убирают, и он становится свободным.

Весь процесс контроля производится на бумажных носителях, что само по себе является долгим и сложным процессом ведения учета, часто приводящим к ошибкам и путаницам при расчёте итоговой стоимости проживания. Это на прямую ведет к убытку предприятия как финансовый, так и в статусном плане.

1.3. Определение объекта автоматизации

Исходя из вышеприведенных исследований, я делаю вывод, что объектом моей работы будет создание автоматизированного рабочего места администратора гостиницы.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении регистрационно-расчетных функций.

Принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты – АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Система АРМ должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию, а также должна удовлетворять следующим требованиям:

• максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

• работа в диалоговом режиме;

• максимальная автоматизация рутинных процессов;

• моральная удовлетворенность специалистов условиями труда, стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

• возможность самообучения специалистов;

• эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Информационные системы, применяющие базы данных, представляют собой одну из важных областей современных компьютерных технологий. В последнее время не только в крупных промышленных предприятиях и государственных учреждениях, но и в небольших организациях (в том числе не коммерческих) информация хранится в электронных базах данных и обрабатывается современными системами управления базами данных (СУБД), что идеально подходит для автоматизации учетного процесса при выполнении регистрационно-расчетных функций администраторов гостиницы.

ГЛАВА 2. Описание объекта анализа, моделирование предметной

области (IDEF0, BPMN)

В главе представлены существующие бизнес-процессы. Описанные способы взаимодействия сотрудников предприятия и клиентов. С помощью контекстных диаграмм показаны все действия сотрудников гостиницы и результаты. На основе этих данных сформированы требования для разработки АРМ.

2.1. Описание процесса управления гостиницей в нотации IDEF0

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования системы в целом в виде контекстной диаграммы. На Рисунке 2 представлена контекстная диаграмма ИС "Гостиница".

Рисунок 2

Контекстная диаграмма "Управлять гостиницей"

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (Рисунок 3, Рисунок 4).

На рисунке 3 отображено разбиение бизнес-процесса на следующие функции:

1) Управление обслуживанием.

В процессе «Управления обслуживанием» происходит управление персоналом, управление услугами, которые оказывает гостиница клиентам.

2) Управление заселением клиентов.

3) Управление ресурсами.

В процессе «Управления ресурсами» гостиница управляет всеми ее работниками, которые вносят свой вклад в деятельность организации. А также следит за всеми рабочими процессами, связанные с обслуживанием клиентов.

Рисунок 3