Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Введение

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Важнейшей задачей системы управления организации устанавливается развитие профессиональной управленческой деятельности.

Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим предопределенных затрат ресурсов и времени. Собственно процессный подход к менеджменту разрешил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения главных функций управления, вернее, последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций.

Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом проявляется взаимозависимость функций.

Связующими процессами являются процесс коммуникаций и процесс принятия решений.

В организации протекает множество процессов. М. Портер дает классификацию процессов, которая базируется на их роли в создании дополнительных ценностей (каждый процесс должен вносить дополнительный вклад по отношению к предыдущему процессу в ценность конечного продукта).

В соответствии с этим критерием все процессы подразделяют на три группы:

- основные, которые связаны непосредственно с производством продукции;

- обеспечивающие процессы осуществляют поддержку основных процессов (снабжение, управление персоналом и ДР.);

- управленческие процессы включают процессы по установлению целей и формированию условий для их достижения.

Все перечисленные процессы взаимосвязаны между собой и образуют единую систему.

Изучение управления как процесса привело к широкому распространению системных методов анализа. Применение системного подхода близко связано с использованием общей теории систем для принятия управленческих решений. Немалый вклад в это научное направление сделали такие ученые, как Дж. Лорш, П. Лоуренс, Э. Г. Юдин и др.

Предприятие в рамках данного подхода рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (подразделений, функций, процессов, методов). Центральная идея системной теории заключается в том, что любое решение (действие) имеет результаты для всей системы. Системный подход в управлении позволяет избежать ситуации, когда принятое решение в одной области превращается в проблему для другой.

---

По мере усложнения связей организации с внешней средой акцент делается на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром. В итоге в 70-х гг. XX в. определились черты модели организации как открытой системы. Была дана характеристика внешней среды как совокупности факторов, влияющих на функционирование организации и находящихся за ее границами.

Системный подход к управлению не дает ответа на вопрос о том, почему предприятия со сходным строением и в одной и той же внешней среде (в частности, работающие в одной отрасли и реализующие свою продукцию на одних и тех же рынках), существенно отличаются в отношении результата функционирования.

Эту проблему пробует решить ситуационный подход посредством соединения разнообразных приемов и концепций с конкретными ситуациями функционирования предприятия для достижения своих целей. Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между предприятиями и внутри самих предприятий, старается определить важные переменные ситуации и их воздействие на эффективность деятельности предприятия.

Были сформулированы следующие внутренние переменные: цели, структура, ресурсы культура организации.

Собственно вариативность внутренних переменных определяет возможность решения проблемы гибкости и адаптивности к внешней среде.

Ситуационный подход внес значительный вклад в развитие теории управления. Он включает конкретные рекомендации по применению научных концепций, принципов, методов в зависимости от сложившейся ситуации и условий внешней среды.

Актуальность темы. Современная, сложная и динамичная рыночная среда призывает российские предприятия постоянно совершенствовать свои системы управления и информационные системы поддержки. Одним из существенных направлений создания эффективной системы управления предприятием является использование процессного подхода к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Цель курсовой работы - рассмотреть и изучить процессный подход в качестве оптимизатора бизнес-процессов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть особенности применения процессного подхода;

- выделить эффективность процессного подхода;

- проанализировать аспекты и этапы практической реализации процессного подхода.

1 Процессный подход

---

Процессный подход это одна из концепций управления, которая окончательно сложилась в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять, необходимо управлять процессами. Он стал одним из ключевых элементов улучшения качества.

Важнейшее понятие, которое применяет процессный подход – это понятие процесса. Имеются различные определения, но наиболее часто применяется определение стандарта ISO 9001. «Процесс - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы». Значительной составляющей процесса, которая не отражена в этом определении, является систематичность действий. Действия процесса должны быть повторяющимися, а не случайными.^[1]

Процессный подход был разработан и используется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать появляющиеся проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.

В отличие от функционального подхода, управление процессами разрешает концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из процессов.

Процессный подход базируется на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет существенно повысить эффективность работы, тем не менее, требуется и высокая корпоративная культура. Переход от функционального управления к процессному требует от сотрудников постоянной коллективной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный подход.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:

Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

---

Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.

Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для модифицирования и дальнейшего улучшения процесса;

Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы разные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.

К таким ключевым элементам относятся: ^[2]

• Вход процесса;
• Выход процесса;
• Ресурсы;
• Владелец процесса;
• Потребители и поставщики процесса;
• Показатели процесса.

Рисунок 1. "элементы процессного подхода"

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход анализирует материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходами процесса являются ожидаемые итоги, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть, как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.

Ресурсами являются элементы, нужные для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, который имеет в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за исходный результат (выход) процесса.

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики снабжают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики, и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

---

Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии должных управленческих решений. Показатели процесса — это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).

За счет того, что процессный подход формирует горизонтальные связи в работе организации, он позволяет получить ряд преимуществ, в сравнении с функциональным подходом.

Главными преимуществами процессного подхода являются:

Координация действий различных подразделений в рамках процесса;

Ориентация на результат процесса;

Повышение результативности и эффективности работы организации;

Прозрачность действий по достижению результата;

Повышение предсказуемости результатов;

Выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;

Устранение барьеров между функциональными подразделениями;

Сокращение лишних вертикальных взаимодействий;

Исключение невостребованных процессов;

Сокращение временных и материальных затрат.

Процессный подход лежит вначале нескольких известных и достаточно эффективных концепций по улучшению работы организаций. На нынешний день можно выделить четыре направления, которые применяют процессный подход в качестве основного подхода по повышению результативности деятельности.

К таким направлениям относятся:

Всеобщий менеджмент качества (TQM). Это концепция, которая предусматривает постоянное повышение качества продукции, процессов и системы управления организацией. В основу работы организации ставится удовлетворение потребителя;

Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает небольшие, но постоянные улучшения процесса, по всем его составляющим. Наиболее популярным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский подход кайдзен (kaizen);

Улучшение бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами (Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью роста их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе;

Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот подход появился в начале 90-х годов 20-го века. В его начале лежит переосмысление имеющихся процессов и их радикальное трансформирование (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое трансформирование процессов. Также в этом подходе важный упор делается на применение информационных технологий.

---