Файл: Управление приемом, размещением и хранением товаров..pdf

Глава 2. Управление приемом, размещением и хранением товаров на примере ОАО «ГАЗ»

2.1 Размещение и хранением товаров на складах

Организация работ на складах ОАО «ГАЗ» предусматривает приемку, размещение, хранение, подготовку к выдаче и выдачу материалов, а также учет движения материалов.

При поступлении продукции на склад материально ответственным лицом проводится проверка прибывших на склад материалов на наличие сопроводительных документов и сертификата качества. Далее производится проверка прибывшей продукции на соответствие сопроводительным документам, сохранности упаковки и пломбировки (если таковая имеется) и производится приемка по номенклатуре и количеству.

При разгрузке импортных материалов на площадях таможенного терминала, расположенных на территории завода, отметку о выгрузке материалов на экземплярах международной товарно-транспортной накладной (CMR) проставляет материально ответственное лицо склада временного хранения (таможенного терминала). После завершения необходимых таможенных процедур оформляется передача груза со склада временного хранения на центральные склады Управления материального снабжения (УМС).

Приемка и оприходование материалов и тары, поступающих от поставщиков, оформляются путем составления материально ответственным лицом приходных ордеров, выписываемых на основании расчетных и других сопроводительных документов поставщиков. Приходные ордера выписываются на фактически принятое количество ценностей.

При отсутствии возможности проведения проверки в момент поступления на склад больших партий материалов материально ответственное лицо склада принимает груз по количеству тарных мест на ответственное хранение. При этом в присутствии лица, сдающего материалы на склад, кладовщик оформляет приходный ордер особого образца с отметкой «на ответственное хранение». На материалы, принятые на ответственное хранение, до проведения проверки количества, открываются карточки складского учета в установленном порядке.

При установлении несоответствия поступивших материалов по ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, а также при повреждении упаковки, составляется акт о приостановке приемки материалов. В товарно-сопроводительном документе (ТТН-1, ТН-2, CMR) указывается номер акта о приостановке и материалы принимаются на ответственное хранение до составления акта о приемке по количеству и качеству. Одновременно с актом о приостановке приемки материалов оформляется приходный ордер особого образца с отметкой «на ответственное хранение». Приходные ордера (в том числе особого образца) и акты приемки продукции по количеству и качеству на оприходованные материальные ценности должны составляться в день поступления материалов на склад.

К входному контролю (приемке продукции по качеству) допускается продукция, поступившая на предприятие с документами, подтверждающими ее качество. При отсутствии документов о качестве УМС направляет поставщику официальный запрос о предоставлении таких документов.

На принятую продукцию кладовщик УМС прикрепляет ярлык сопровождения, оформляет заявку на входной контроль и передает ее контролеру Бюро технического контроля (БТК) УМС. В случае неотложного запуска продукции в производство решение о запуске в производство данной партии до получения документа о результатах входного контроля принимает заместитель генерального директора ОАО «ГАЗ» по производству – директор по производству по согласованию с начальником Управления контроля качества. В этом случае материально ответственное лицо центрального склада УМС совместно с начальником УМС оформляет разрешение на неотложный запуск продукции в производство. Данные о запуске в производство такой продукции заносятся в журнал входного контроля БТК УМС. Партия продукции при передаче снабжается ярлыком сопровождения с пометкой в строке «Отметка о прохождении входного контроля» – «Подразделение №__» (указывается № подразделения-получателя) и красной полосой по диагонали ярлыка (навеска ярлыка сопровождения осуществляется материально ответственным лицом центрального склада УМС).

Продукция, закупаемая УМС для предприятий, входящих в холдинг «БелавтоГАЗ», поступает на эти предприятия транзитом, а входной контроль проводит предприятие-потребитель.

Погрузочно-разгрузочные работы и подготовку груза к отправке производят транспортировщики. Для проведения погрузочно-разгрузочных работ в цехах, на центральном складе УМС и площадках применяются мостовые и козловые краны, краны-штабелеры, стреловые краны на автомобильном и железнодорожном ходу, электротали, авто- и электропогрузчики, передаточные тележки, прицепные тележки и автомобильный транспорт. Способы и методы транспортирования грузов между подразделениями ОАО «ГАЗ» и потребителю должны обеспечивать сохранность перевозимых грузов, а также соответствовать требованиям ТНПА на конкретный вид продукции. Разработку технологических процессов перемещения, погрузочно-разгрузочных работ, транспортно-складских работ и транспортирования продукции между заводами ОАО «ГАЗ», подразделениями, которые не относятся к заводам ОАО «ГАЗ», а также продукции, поступающей или отправляемой на (с) ОАО «ГАЗ» производит УГТ.

Хранение продукции на центральном складе УМС и площадках определяется схемами и планировками, разработанными УГТ. Проектирование, устройство, изготовление и эксплуатация грузоподъёмных кранов, грузозахватных органов, приспособлений и тары должны осуществляться в соответствии с Правилами устройства и безопасной эксплуатации грузоподъёмных кранов. Забракованные при входном контроле материалы должны храниться в специально отведенных изоляторах брака.

Сортовой количественный учет ведется на карточках складского учета материалов на электронных носителях. Карточки с заполненными постоянными реквизитами (наименование, размер, марка материала, единица измерения, цена, номенклатурный номер, норма запаса) дополняются реквизитами, характеризующими места хранения материалов (номер стеллажа, ячейки, полки и т.п.). В местах хранения каждого вида материала на поступившую партию продукции должен прикрепляться ярлык сопровождения.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов материально ответственное лицо обязано сделать запись, по приходу, по отпуску материалов в карточке складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить в них остатки материалов.

Отпуск материалов в производство должен осуществляться по документам только тем лицам, которым предоставлено право на получение материалов со склада. Хозяйственные операции по отпуску и перемещению материалов оформляются следующими документами:

• лимитными картами, приложением «Сопроводительный лист к лимитной карте»;
• требованиями на сверхлимитный отпуск .

Запрещается отпуск материалов по запискам и устным распоряжениям, независимо от должностного положения лица, дающего распоряжение на такой отпуск, по документам на отпуск материалов, неправильно или полностью неоформленным, а также исправленные и подчищенные. До оформления поступивших материалов приходными ордерами отпуск этих материалов со склада не производится.

Отпуск материалов производится в присутствии получателя строго по весу, счету и точному замеру и только количество, указанное в требовании документа. Отпуск материалов с небольшим отступлением против затребованного количества допускается производить в тех случаях, когда такой отпуск вызван неделимостью материала, состоянием упаковки, тары.

Ежемесячно до начала месяца, в котором планируется отпуск материалов, экономистами по материально-техническому снабжению отдела сводного планирования УМС выписываются лимитные карты на одно наименование материала в одном экземпляре с приложением «Сопроводительный лист к лимитной карте», с электронным заполнением номера склада-отправителя, наименования материала, номенклатурного номера, лимита отпуска материала, должности, фамилии и инициалов лица, ответственного за установление лимита, которые затем передают ответственным работникам центральных складов для отпуска ТМЦ.

Лимитная карта является основанием для отражения расхода ТМЦ в карточках складского учета центрального склада с последующей автоматической передачей информации в электронные карточки складского учета кладовых цехов получателей для отражения прихода. Таким образом, расход центрального склада на основании экземпляра лимитной карты автоматически является приходом в кладовую цеха-получателя.

Приложение «Сопроводительный лист к лимитной карте» предназначается для сопровождения материалов при перемещении (транспортировке) по территории завода, а также сверки оперативных данных по переданному количеству, по итогам за месяц с информацией в электронной картотеке, автоматически переданной центральным складом с использованием программного обеспечения в задаче «Оперативный учет на центральных складах и в кладовых цехов». Сопроводительный лист к лимитной карте хранится у материально ответственного лица до окончательной сверки переданного количества по итогам за месяц. При проведении ревизий и других документальных проверках используется первичный учетный документ – лимитная карта.

В лимитной карте и приложении к ней проставляется дата отпуска материала и количество отпущенного материала. Передача материалов подтверждается подписями отпустившего и принимающего лиц.

Оформление возврата неиспользованного материала производится записью со знаком «минус» в лимитной карте с указанием даты возврата и подтверждающими подписями получателя и отправителя.

По окончании текущего месяца (при закрытии лимита) материально ответственное лицо обязано в лимитной карте проставить общее количество отпущенного материала и заверить подписью в графе «Всего отпущено за месяц» за вычетом возвращенного количества. Сведения о расходе материально ответственное лицо включает в задачу «Оперативный учет материалов на центральных складах и в кладовых цехов». При наличии разногласий материально ответственное лицо цеха-получателя совместно с руководителем центрального склада немедленно обязаны урегулировать их путем сверки приложения «Сопроводительный лист к лимитной карте» с лимитной картой.

Отпуск цехам материалов, потребность в которых возникает не регулярно, периодически, а также отпуск на хозяйственные нужды должен осуществляться по накладным на внутреннее перемещение (НВП). НВП выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в кладовой для отражения расхода в карточке складского учета и последующей передачи в бухгалтерию, второй – у получателя, подтвердившего получение подписью в графе «Принял».

Отпуск материалов со склада производится только того наименования и количества, которое указано в требовании. При отсутствии затребованного материала замена его на другой не разрешается. В случае отсутствия затребованного материала на складе, отдел УМС выписывает акт-требование на замену материала (далее – акт-требование) (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж) для получения другого вида материала. Акты-требования выписываются на основании разрешающих нормативных документов, утвержденных в установленном порядке в двух экземплярах. Акт-требование на замену материала служит основанием для уменьшения остатка лимита в лимитной карте и в приложении «Сопроводительный лист к лимитной карте». Первый экземпляр акта-требования прикладывается к лимитной карте, второй к приложению «Сопроводительный лист к лимитной карте». Контроль над использованием лимита в соответствии с произведенной заменой материала на основании акта-требования несет ответственное лицо службы снабжения, указанное в графе «Разрешил».

Дополнительный (сверхлимитный) отпуск материалов должен оформляться выпиской специального требования и только с разрешения заместителя генерального директора по материально-техническому снабжению или лиц, им уполномоченных. При этом в верхней части требования ставится надпись «сверхлимитный отпуск» с указанием кодов, причин и виновников.

Отпуск ТМЦ другим филиалам и непроизводственным структурным подразделениям, сторонним организациям, а также для выполнения ремонтно-строительных и иных работ на объектах, находящихся за пределами территории завода, оформляется товарно-транспортными (ТТН-1) и товарными (ТН-2) накладными. Помимо товарно-транспортных накладных также оформляется договор, четко регламентирующий сроки и условия поставки, ассортимент, стоимость и количество отгружаемой продукции.

Бухгалтерия завода должна контролировать и анализировать работу всех складов, строго проводя принцип материальной ответственности складских работников за правильное использование вверенных им ценностей. Контроль работы складов бухгалтерией завода проводится по приходно-расходным документам складов и лимитным картам, с учетом установленных норм потерь и путем проведения систематических инвентаризаций складов, с сопоставлением фактических и документальных остатков материальных ценностей.

Управление складского хозяйства ведет автоматизированный учет ТМЦ в местах хранения через программу «Склад» (собственная разработка Управления информационных технологий ОАО «ГАЗ»). Функциональным назначением программы является: