Файл: Коммуникации в организациях (Коммуникации и их значение в системе управления).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Цель написания этой курсовой работы заключалась в личной заинтересованности в отношениях между людьми, и окончательное решение было признано и остаётся за человеком. Развитие коммуникационных инструментов сегодня легко взаимодействует между собой на расстоянии. Однако актуальность этой темы заключается в том, чтобы рассматривать саму коммуникацию как таковую, так как информация, которую сообщает человек, должна быть ясной для соперников, что не всегда может быть выполнено.

Прочность и качество взаимоотношений между людьми часто зависят от того, насколько ясны и честны их межличностные отношения.

Коммуникация может служить инструментом для разработки и реализации решений, предоставления информации и изменения организационных целей и процедур. Поэтому руководители и исполнители должны понимать основные концепции и подходы и принимать важные решения.

Однако, если руководитель обсуждает различные вопросы развития, стимулирующий подход, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своих взглядов, а не полагаться на взгляды руководства, то в этом случае сотрудники легко работают на данном предприятии. В этом случае люди осознают свое значение и пытаются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения организационного процветания. На таком предприятии сотрудники убеждены в своем будущем, что дискуссии по своим вопросам приносят идеи, моральные и материальные выгоды. Такие субъекты с большей вероятностью преодолеют экономический и политический кризис в стране, т.к. тесно сотрудничают друг с другом и переживают трудности.

Цель курсовой работы - исследовать сущность коммуникаций, а также того, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- раскрыть сущность коммуникаций;

- изучить особенности коммуникаций;

- рассмотреть способы коммуникации, проблемы, структуру и элементы коммуникационного процесса;

- исследовать значение коммуникаций в организации ООО «Юго-Запад».

1 Коммуникация как объект изучения

---

1.1. Коммуникации и их значение в системе управления

Коммуникации - это обмен информацией на основе организационного управления. Если коммуникации налажены плохо, решения ошибочны, люди могут не понять, чего хочет от них руководство, и в конечном итоге страдают от межличностных отношений. Эффект коммуникаций определяется качеством решений и их осуществлением в действительности [14, с.17].

Информация является лишь внешним проявлением коммуникации и ее результатом. Информация необходима для общения людей.

В ходе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут быть отдельные лица, группы и целая организация.

В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции [35, с.124].

Коммуникация и информация разные, но связанные понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Чтобы общаться, чтобы коммуникация состоялась, нужно как минимум два человека.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Поэтому все участники должны уметь видеть, слышать, прикасаться, вкушать и обонять. Эффективная коммуникация требует, чтобы стороны имели свои способности и умения, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», и означает «общий»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Следовательно, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов [4, с.273].

Взаимовыгодная коммуникация имеет решающее значение для успеха управления. Во-первых, многие управленческие обязанности напрямую связаны друг с другом (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностное общение - лучший способ устранить сомнения и неопределенности [27, с.126].

Менеджеры тратят 50-90% своего времени на общение. Это может показаться невероятным, но если учесть, что приходится выполнять общение, роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех функций управления, все становится на свои места. Поскольку общение является неотъемлемой частью всей управленческой деятельности, это называется процессом их соединения.

---

Эффективная коммуникация абсолютно необходима для успеха, как отдельного сотрудника, так и организации в целом. В двух тысячах компаний работает около 250 тысяч сотрудников [21, с.70].

Понимание характера отношений на индивидуальном и организационном уровнях может снизить вероятность неэффективного общения и стать более эффективными менеджерами.

Эффективный менеджер является эффективным менеджером именно в сфере коммуникаций. Такой менеджер знает характер коммуникационного процесса и понимает коммуникативные навыки устного и письменного общения и понимает, как влияет среда на качество коммуникаций [13, с.14].

Основная цель управления менеджмента напрямую зависит от способности управления делами. Можно видеть связь между коммуникацией, информацией и способностью менеджера работать. Известно, что обмен информацией не всегда так эффективен, как следовало бы. Фактически люди общаются друг с другом менее эффективно, чем им это кажется.

Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы, будучи менеджером, говорите подчиненному об изменении его рабочего задания, то это только начинается процесс обмена. Чтобы сделать общение более эффективным, ваши сотрудники поймут вашу задачу и поймут ожидаемые результаты. Коммуникации эффективны только при условии, что одна сторона предлагает информацию, а другая ее верно воспринимает. Для этого к данному процессу необходимо относиться с огромным вниманием.

Процесс коммуникации - это обмен информацией между двумя или более людьми [10, с.184].

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Однако факт обмена информацией не может гарантировать, что процесс является успешным.

Процесс коммуникации включает в себя четыре основных элемента:

1) Отправитель - это человек, который может создать или передать идею.

2) Сообщение - реальные данные, закодированные символами.

3) Канал является средством передачи информации.

4) Получатель - лицо, запрашивающее информацию.

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных шагов. Их роль заключается в создании с обеих сторон сообщения, а также воображения и обмена сообщениями так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею.

1) Генерирование идеи.

Коммуникация начинается с разработки информации или идей. Отправитель должен передать важные сообщения. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не дает достаточно времени, чтобы подумать над этой идеей [5, с.61].

---

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель определяет, какую именно концепцию он хочет донести. Для этого необходимо учитывать много факторов. Например, менеджер, желающий информировать людей об оценке результатов своей деятельности, должен информировать общественность о том, как улучшить свои результаты с помощью специальной информации об их сильных и слабых сторонах. Его послание не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Этот пример отражает взаимосвязь между пониманием и связью. Если менеджеры считают, что они способны улучшаться и совершенствоваться, им может показаться полезным получить представление об их оценке эффективности, и они могут иметь позитивные творческие идеи. Если менеджер видит подчиненных, как детей, которым нужно, чтобы им сказали, что что-то неправильно, и они указали им правильный путь, то, скорее всего, доносимые им сообщения будут основываться на негативной критике, что свойственно такому образу мышления [3, с. 34].

Менеджеры, недостаточно эффективно работающие, часто действуют так потому, что именно так поступают по отношению к ним их начальники, поскольку менеджеры высшего звена часто служат для подчиненных ролевой моделью. Если наш начальник находится под давлением, или неоткровенен с нами, мы, вполне вероятно, поведем себя так же в процессе коммуникации со своими подчиненными.

Но следует помнить, что ваше положение отличается от положения ваших директоров и не обязательно вам копировать его стиль, даже если оно эффективен. Но самое главное - знать, что вы хотите выразить свои мысли и чувства, прежде чем отправлять свое сообщение и находить, что вы согласны с этой идеей для достижения своих целей.

2) Кодирование и выбор канала [7, с.94].

Перед отправкой идеи отправитель должен закодировать определенный символ: слово, вызов, сигнал (язык жестов). Это кодирование для превращения идей в сообщение.

Вы должны выбрать канал, соответствующий типу маркировки, используемый при кодировании. Самыми известными из них являются устные, письменные и электронные устройства: компьютер, электронная почта, видео и видеоконференции. Канал не может быть передан, когда канал не находится в физическом формате.

Если канал не соответствует выбранной идее, эффективность коммуникации снижается. Например, менеджер, который хочет поговорить с подчиненным относительно серьезного нарушения безопасности, конечно, может сделать это в ходе непринужденной беседы за чашкой кофе лично или дать неофициальное уведомление. Однако эти каналы не могут быть столь же эффективными, как официальные встречи.

---

Устройство передачи сообщений не ограничено одним выбором канала. Необходимо объединить два или более средств коммуникации. Это затрудняет процесс. Поскольку отправитель должен установить последовательность использования и определить время, которое будет их разделять.

Однако исследования показывают, что одновременное использование устных и письменных средств коммуникации, как правило, эффективнее, чем, использование одного из этих средств [36, с.321].

Используя два канала, вы найдете более сложный подход и запишите ситуацию. Однако это не означает, что коммуникационный процесс должен содержать письменный элемент, что приводит к неуправляемому бумажному потоку в организации.

Второй этап более острый, когда дело касается упаковки. Многие товары не продаются потребителям до тех пор, пока они не упакованы интересным и привлекательным способом. Точно так же люди с фантастическими идеями не умеют «упаковать» их с помощью символов и передать через каналы, значимые и привлекательные для получателя. В этом случае даже самая лучшая идея может «залежаться на полке» [11, с.234].

3) Передача.

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированная идея или серия идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но это один из самых важных моментов, необходимых для того, чтобы донести свои идеи до другого.

4) Декодирование.

После получения сообщения получатель декодирует его. Декодирование - это процесс преобразования символов отправителя в мысли получателя. Если знак, выбранный отправителем, имеет то же значение для получателя, он правильно поймет, он правильно поймет отправителя, формулируя идеи. Если на идею реакции не требуется, процесс коммуникации в этом отношении завершен [24, с.116].

Однако по ряду причин получатель может предоставить сообщение не в том смысле. В менеджменте процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель.

5) Обратная связь.

Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем и отвечает отправителю, который передает все этапы связи и выполняет роль получателя.

Обратная связь может в значительной степени способствовать повышению эффективности управленческих коммуникаций.

6) Помехи.

---