Файл: Коммуникации в организациях (Коммуникации и их значение в системе управления).pdf

Обратная связь заметно повышает эффективность коммуникаций, чтобы обе стороны могли преодолеть такие препятствия. На языке теории коммуникационными помехами называют все, что искажает смысл. Источниками помех, могут стать язык (вербальный либо невербальный), различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, различия в статусе менеджеров и подчиненных и т.д. [8, с.129].

Всегда возможны определенные помехи и могут искажать смысл на каждом этапе процесса коммуникации. Часто мы преодолеваем помехи и передаем сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. Что касается менеджмента, это уменьшает вероятность достижения целей, зависящих от этих коммуникаций.

2 Особенности коммуникаций в организации

Коммуникация играет особую роль в групповой динамике. Нет коммуникации, нет общения, а без общения нет группы. Таким образом, коммуникация - это особая ситуация, в которой формируется группа, и ее жизненные процессы.

Поэтому менеджер должен хорошо разбираться в средствах коммуникации, умении правильно использовать общение и способность справляться с недоразумениями.

Традиционно выделяются две формы коммуникации. Это вербальные и невербальные. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Существует несколько признаков естественного языка, отличающих его от систем коммуникации у животных.

В узком смысле невербальная коммуникация - это код, используемый для передачи слов, заметок, заметок и сообщений, которые можно понимать как информационные среды. Ключевым моментом такого понимания является указание на внешние сопровождение психических явлений.

В широком смысле термин «невербальная коммуникация» означает социально обусловленную систему взаимодействия, в структуре которой преобладают непроизвольные, неосознаваемые комплексы движений, выражающие личностную неповторимость человека. Основными характеристиками невербального поведения являются совокупности невербальных средств выражения вслед за изменениями личности. Главным в невербальном поведении является множество движений, связанных с чувством юмора человека и отношениями к партнеру (голос, лицо, видение и взаимодействие.)

---

Вербальный язык является звуковым эффектом и легко кодируется и декодируется. Невербальный язык - это разнообразное движение, и важная часть невербальной информации не может быть переведена на любой языковой код, не теряя смысла для партнеров.

Формальные коммуникации. В государственных, общественных, коммерческих структурах административные инструкции определяют, кому, с кем, в какое время и по какой форме обмениваться информацией. Чем строже формализована и закрыта структура, тем подробнее прорабатываются такие инструктивные документы, жестче организуется планирование и направление информации по строго определенным каналам, имеющим предписанные формы. Например, комплексная система передачи информации для военных организаций обеспечивается специальными инструкциями, а отдельные - в секретных инструкциях.

Формальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при которой информационный обмен совершается в соответствии с формальной организационной структурой и выполняемыми сотрудниками производственные функции.

Одним из способов формальной коммуникации является бланки, формы, которые должны быть заполнены и отправлены по адресу в установленные сроки. Инструкции по эксплуатации находятся на бланках, и в специальных руководствах.

В них указываются случаи, в каких применяются данные формы, заполняемое количество экземпляров, адреса рассылки, лица, ответственные за заполнение разделов или всего бланка, дополнительная информация. Создатели информации являются лучшей формой и потребителем практически во всех сферах жизни. К их недостаткам можно отнести отсутствие гибкости. Большинство организаций работают над планом обмена информационными каналами и ее распространения. План внедрения различных подразделений, служб и должностных лиц является эффективным инструментом обмена информацией. Они тесно связаны с официальной системой авторитета организации. Пересмотр процесса обмена информацией и иерархия полномочий для регулирования канала информационного потока значительно улучшает свои властные функции.

Поскольку формальные коммуникации являются важной частью «усечения», система с течением времени в социальной, экономической, правовой и другой среде должна быть скорректирована с учетом взаимодополняющих изменений.

Неформальная коммуникация – вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии[28, с.112].

---

Неформальные коммуникации характеризуются следствием личного стремления каждого члена организации к различным контактам на рабочем месте на основе фактического функционирования, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Члены общаются друг с другом, и эта структура развивается мгновенно. Люди присоединяются к неофициальному (неформальному) общению для удовлетворения потребностей в дружбе. Иногда неформальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Часто неформальные отношения являются «субъективными понятиями» и, следовательно, искажены.

Если же этого не удается сделать в короткие сроки, руководству следует сменить тактику – вместо прямого опровержения слухов следует попытаться сконцентрировать внимание сотрудников на других аспектах проблемы, ставшей предметом ложной информации.

Неформальная коммуникация является каналом слухов. Негативные последствия могут повлиять на мотивацию и поведение сотрудников распространение заведомо ложной информации. Руководство любой организации должно быть готово нейтрализовать этот эффект. Наиболее эффективным способом решения проблем. Если это не будет сделано за короткое время, руководство должно изменить тактику – вместо прямого опровержения слухов нужно сосредоточиться на других аспектах проблемы с вниманием сотрудника.

Особенностью слухов является то, что они быстро распространяются и наносят организации вред. Роль объекта будет оставаться неизменной, независимо от того, расходятся они с правдой или нет.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Вертикальные коммуникации – это вид информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя [30, с.247].

Таким путем, подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент, менеджер завода сообщит управляющему о предстоящих изменениях в производстве. Для этого руководитель должен уведомить подчиненных руководителей об особенностях подготовленных изменений. Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных связей.

Нисходящие коммуникации осуществляется с помощью разнообразных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений, телефоны) средств.

---

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.

В то же время организация нуждается в дополнительных коммуникациях. Эти коммуникации, т.е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. 

Это позволяет руководству знать текущие и возникающие проблемы и сделать ситуацию более управляемой. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация – использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсуждения или решения проблем производства или обслуживания потребителей. Обмен информацией является формой отчетов, предложений и объяснительных записок [29, с. 30].

Помимо обмена информацией организации нуждаются в горизонтальных или интерактивных коммуникациях, которые возникаю в процессе взаимодействия с лицами, и должны поддерживаться социальной поддержкой. Интерактивный процесс имеет много последствий. Лучше всего обращаться за поддержкой к тем, кто стоит примерно на том же уровне. Если поддержка помогает объединить усилия для достижения общих целей и задач, интерактивные коммуникации имеют положительный эффект. Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости в консолидации своих усилий, общение между ними может занять несоответствующие или даже нарушенные формы. Кроме того, связывание сотрудников одного уровня друг с другим могут оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.

Исследователи обобщили четыре наиболее важные задачи интерактивного общения:

• координация заданий. Руководители могут ежемесячно организовывать совещания и обсуждать, как это может способствовать общей цели;

• решение проблем. Сотрудники отдела могут встретиться, чтобы обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения бюджета, они могут использовать метод мозгового штурма для решения, возникающих перед ними проблем;

• обмен информацией. Различные сотрудники отдела могут встречаться для обмена новой информацией;

• разрешение конфликтов. Сотрудники отдела могут встречаться и обсуждать внутренние конфликты.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии – использование компьютеров, телефонов и телевидения. Разумеется, члены организации могут общаться друг с другом через сеть, но коммуникации по-прежнему являются динамичным взаимодействием.

---

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер. 

2.1. Проблемы структурных коммуникаций

Четкое информирование существующих организаций способствует решению многих важных организационных вопросов, включая координацию деятельности отдельных подразделений в организации для достижения общей цели, обеспечения непрерывных отношений с окружающей средой, обеспечения необходимых рабочих областей, и целевых указаний.

Однако создание коммуникационных сетей, создание устойчивых коммуникационных каналов связано с некоторыми проблемами, вызванными дефектами в информационных каналах и искаженными кодировками [1, с.51].

Проблемы, связанные с созданием эффективных коммуникаций, можно разделить на две основные группы:

- проблемы структурных коммуникаций;

- проблемы, возникающие во время межличностного общения.

Основная проблема между элементами организационной структуры связана с неопределенностью в отношениях между отдельными единицами организации. В этом случае приказы и инструкции, регулирующие орган организации, не могут соответствовать ситуации, не понимаются подчиненными, дублироваться, дальнейшие сообщения могут быть противоречивыми, отправленными ранее. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации [2, с.207].

Барьеры коммуникации - помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей. Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения [32, с.172].

В условиях неопределенности основные типы барьеров в процессе коммуникации могут быть усугублены:

Искажение сообщений - явление, при котором подразделение организационной структуры получает недостаточную информацию для реальной ситуации.

Отклонения в сетях связи приводят к значительному замедлению темпов работы в организации. Принятие решений и исполнение должны начинаться в одно и то же время: понимание того, как работать, менее важно, чем решение о том, что делать. Но искажение информации не позволяет немедленно выполнять решения, поскольку оно основано на неправильных предпосылках.

---