Файл: "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".pdf

Введение

Разработка информационной системы для расчёта посетителей очень актуальна в данное время. Такие системы требуются в местах отдыха и развлечений, а так же множестве подобных сфер. Автоматизация этой деятельности очень выгодна, так как сокращает время на обработку информации и составление статистки.

В ходе работы будет представлена база данных для интернет-кафе. Эта система автоматизирует учет посетителей. Изначально такие системы существовали в письменном виде.

Обслуживание информационных систем, реализованных в письменном (бумажном) виде, сопряжено со многими трудностями: чем больше информационная система, тем больше бумаги (карточек) и места требуется для их хранения (в этом можно убедиться на примере библиотеки); много времени тратится на поиск нужной информации. Сложности возникают при обновлении, анализе и обработке данных.

Система должна предоставлять возможность накапливания и упорядочивания данных. Необходимо обеспечить просмотр этих данных, внесение в них изменений и дополнений с тем, чтобы поддерживать актуальность информации.

Интернет-кафе - публичное заведение, предоставляющее доступ к Интернету. Обычно в интернет-кафе можно также перекусить, выпить кофе пообщаться. В некоторых заведениях доступ к Интернету осуществляется без оплаты и включается в стоимость входа.

Интернет-кафе очень удобны для тех, кто не имеет дома персонального компьютера с доступом к Интернету, или для тех, кто оказался в чужом городе и хочет написать письмо домой.

Предметом исследования является планирование закупок и размещение заказов поставщикам.

Объектом исследования является интернет-кафе, в котором и будет происходить автоматизация.

В разрабатываемой информационной системе имеются компьютеры, персонал кафе и данные о посетителях. Все это можно будет увидеть в базе данных в виде таблиц, которые будут заполнены.

Главная цель – автоматизация некоторых должностных обязанностей персонала заведения.

Гипотеза исследования заключается в предположении, что программа облегчит деятельность сотрудников.

На основании цели и выдвинутой гипотезы были поставлены следующие задачи:

• разработать информационную систему для предприятия с удобным пользовательским интерфейсом;
• организовать удобный поиск информации о посетителях, персонале и имеющихся компьютерах;
• простота освоения программы.
• легкость и отсутствие потребности в установке дополнительного ПО.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Есть мнение, что интернет-кафе стало естественным развитием идеи кофеен. Кофейни всегда использовались как место для обмена информацией, для чтения газет, для написания заметок и писем.

2000—2003 гг. характеризовались бумом интернет-кафе в Москве и регионах. В это же время стартовала специальная федеральная программа, с помощью которой реализуется установка точек доступа в Интернет в почтовых отделениях.

Сегодня рост общего количества интернет-кафе происходит лишь в регионах.

Предметом области автоматизации являются некоторые должностные функции персонала заведения. В кафе имеются компьютеры подлежащие учету. В соответствии с перечнем этих компьютеров будет осуществляться регистрация пользователей за конкретный компьютер. Так же в кафе могут быть приобретены новые ПК, следует осуществить их регистрацию в базе данных. Так же следует вести учет сотрудников осуществляющих регистрацию посетителей в данный день.

Основными информационными потоками интернет-кафе являются обработка данных посетителей, учет персонала и оборудования.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Схема организационной структуры Интернет - кафе представлена на рис.1.

Как показано на рис.1, в структуру Интернет - кафе входят:

- Бухгалтерия;

- Отдел маркетинга (рекламы);

- Отдел учета;

- Отдел персонала;

- ИТ-отдел.

Рис.1. – Схема организационной структуры интернет - кафе

Генеральный директор осуществляет руководство, в соответствии с целями организации и действующим законодательством, производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью Интернет - кафе. Несет всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества и ресурсов Интернет - кафе, а также, за финансово-хозяйственные результаты бизнес-деятельности. Организует работу, эффективное и результативное взаимодействие и координацию производственных и бизнес-единиц, структурных подразделений. Обеспечивает выполнение задач и целей деятельности организации, всех ее обязательств перед поставщиками, заказчиками и банками, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетными фондами, а также по договорам.

Основные функции отдела бухгалтерского учета:

- сбор, формирование и своевременное изменение информации об объектах бухучета, необходимой для внутреннего пользования руководителями и работниками предприятия, в том числе и для предоставления ее по требованию вышестоящего руководства или компетентных органов (налоговой инспекции, например);

- контроль за движением объектов бухучета и достоверное информирование в виде отчетности по требованию;

- стабилизация финансовой деятельности предприятия, стремление к положительной динамике, уведомление руководства об отрицательных результатах производственной или непроизводственной деятельности;

- контроль соответствия налоговой и иной деятельности предприятия законодательству Российской Федерации.

К функциям отдела рекламы и маркетинга относится помощь в выработке стратегии рыночной деятельности предприятия.

Функции отдела персонала:

- подбор, наем и формирование персонала Интернет - кафе;

- оценку персонала;

- развитие организационной структуры и морального климата Интернет - кафе, способствующих проявлению творческой активности каждого работника;

- наилучшее использование потенциала работников, выработка системы мотивации сотрудников;

- обеспечение гарантий социальной ответственности организаций перед каждым работником.

- анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы;

- мотивация персонала,

- оценка и обучение кадров,

- содействие адаптации работников к нововведениям,

- создание социально комфортных условий в коллективе.

В компетенцию отдела информационных технологий входит поддержка функционирования ИТ-инфраструктуры сети Интернет - кафе, что предполагает наличие системных администраторов, ответственных за функционирование общесистемного программного обеспечения, аппаратного обеспечения, политику закупки технических средств.

2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Автоматизированная информационная система (АИС) - система, реализующая информационные технологии (ИТ) в области управления по совместной работы управленческого персонала и комплекса технических средств.

Она предназначена для автоматизированного сбора, регистрации, хранения, поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователей (управленческого персонала). Это происходит на основе использования экономико-математических методов, моделей, ЭВМ и средств коммуникации. АИС реализует принципиально новую платформу управления, основанной на интеграции управленческой информации с помощью механизма общего информационного связи данных, которые включают в обработки с целью получения информации для управления.

Автоматизированная ИС является человеко-машинной системой, она позволяет повысить качество управления благодаря оптимальному распределению труда между человеком и ЭВМ на всех стадиях управления. Вся совокупность операций обработки информации, включая сбор, ввод, запись, регистрацию, преобразования, считывания, хранения, уничтожения, корректировки, обмен по каналам связи, в АИС осуществляется с помощью технических и программных средств.

Наряду с применением технических и программных средств создается информационное обеспечение АИС, предусматривает организацию ее информационной базы, регламентации информационных связей, определение состава и содержания всей системы информационного отображения. При этом определяющим является принцип ориентации разработанного технического, программного, информационного обеспечения на потребности конкретных пользователей - управленческий персонал, который является участником управленческого процесса.

На любом предприятии, в организации циркулируют огромные информационные потоки. Однако всю информацию можно обработать с помощью компьютера. Причиной этого является сложность структурирования информации и формализации процессов ее обработки. Поэтому в системе управления циркулирует также информация, которую нельзя формализовать (неформализованная) и обработки которой пока остается делом человека.

Разнообразие экономических объектов в рыночной системе порождает разнообразие АИС. По сфере использования выделяют АИС промышленных предприятий, АИС банковских учреждений, АИС финансово-кредитных учреждений, АИС страховых организаций, АИС налоговых администраций, АИС фондовых бирж. Каждая из них отражает особенности структуры управления объектом, схемы декомпозиции целей управления, предметных технологий.

Автоматизированные ИС могут быть классифицированы по типу поддержки, которую они обеспечивают организации. Системы первого класса (системы обеспечения операций) обрабатывают информацию, которая используется в деловых операциях. Они делятся на три группы:

- Системы обработки операций, регистрируют и обрабатывают данные, полученные в результате деловых операций, таких, как продажи, закупки или изменения в материально-производственных запасах. Оно может проводиться или способом пакетной обработки данных, или в масштабе реального времени;

- Автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУТП), принимающих решения из типичных вопросов, таких, как управление производственным процессом;

- Системы сотрудничества на предприятии, которые используют компьютерные сети для обеспечения связи, координации и сотрудничества отделов и рабочих групп, участвующих в процессе (схема 1).

Системы второго класса (системы обеспечения менеджмента) оказывают помощь менеджерам в принятии решений. Такие системы делятся на виды:

- Информационные менеджерские системы - системы обеспечения менеджмента, производят заранее определенные отчеты, подают отображения данных и результаты принятых мер на периодической или исключительной основе или по запросу;

- Системы поддержки принятия решений - ИС, которые используют модели принятия решений, БД и личные соображения лица в каждом конкретном случае для осуществления диалогового аналитического процесса моделирования с тем, чтобы это лицо приняла какое-либо решение;

- Управленческие ИС - это ИС с дополнительными возможностями для управления, такими, как анализ данных, использованием средств поддержки принятия решений, ЭП и инструментария повышения личной производительности.

Автоматизация проектных систем может осуществляться в различных масштабах - от отдельных информационных процессов и процедур обработки данных, задач или комплексов задач управления к созданию функционально полных АИС.

Функционально полные АИС включают автоматизацию всех подсистем, функций и комплексов задач.

Как и любая сложная система, АИС состоит из элементов - подсистем, которые можно рассматривать как АИС низшего уровня, состоящие из элементов. В связи с наличием в АИС большого количества элементов возникает необходимость определения их структуры.

Структура АИС - внутренняя организация системы при разделении ее на части, выявление связей между этими частями.

Структуру АИС образуют множество элементов и отношений между ними. Самым общим разделением АИС является выделение в ней функциональной и обеспечивающей частей.

Функциональная часть АИС фактически является моделью системы управления конкретным объектом. Она разбивается на функциональные подсистемы. Состав функциональных подсистем АИС конкретного экономического объекта разный. Одним из признаков выделения функциональных подсистем являются функции управления объектом.