Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 85
Скачиваний: 2
Накопительные документы – это документы, в которых закрепляются однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. Это документы, которые составляются постепенно путем накапливания сведений. К ним относятся лимитно-заборная карта и т.д.
- По способу составления: заполняемые вручную; частично механизированные; полностью механизированные; полученные с помощью средств автоматизации.
Существуют следующие стадии обработки документов в бухгалтерии [18, С. 59]:
- Проверка документов;
- Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной документе (таксировка и калькулирование);
- Разметка (контировка) – запись на документах корреспондирующих счетов;
- Включение документов в учетные регистры.
От качества оформления первичных документов зависит точность бухгалтерского учета. Именно поэтому все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме; по существу; арифметически.
Проверка документа с формальной стороны состоит в том, что бухгалтер должен убедить в правильности использования бланка документа, установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр. Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.
Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это есть умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.
Первичные документы обобщаются в отчетах.
После того, как документы проверены, проводится их бухгалтерская обработка. Она состоит в проставлении корреспонденции счетов по каждому документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Затем обработанные документы и отчеты записываются в регистры бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.
После проверки и обработки документов на их основании производятся записи в регистры бухгалтерского учета. Только после этого документы поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение года. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом организации [15].
Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов. В графике документооборота определяются подразделения организации и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Главный бухгалтер выполняет контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота.
Таблица 1.1.1 Пример графика документооборота в организации.
Утверждено приказом N _____ от __________________
Наимено-вание документа |
Создание документа |
||||
Количество экземпляров |
Ответствен-ный за выписку |
Ответствен-ный за оформление |
Ответствен-ный за исполнение |
Срок исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Требование |
2 |
цех |
ОМТС Бухгалтерия |
склад |
Ежедневно (до…часов) |
Проверка документа |
Обработка документа |
Передача в архив |
|||||
Ответ- ствен. за про-верку |
Кто пред- ставляет |
Порядок пред-ставле- ния |
Срок пред-ставле-ния |
Кто исполня- ет |
Срок исполне-ния |
Кто исполняя-ет |
Срок передачи |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
Бухгал-терия |
1 экз. – цех 2 экз. – склад |
При отчете При реестре |
Ежеднев-но (до … часов) |
Бухгал-терия |
Ежеднев-но |
Бухгал-терия |
По исте-чении квартала |
Для целесообразной организации документооборота на предприятии приказом директора утверждается график документооборота. Он может составляться в виде графика или в виде перечня работ по составлению, проверке и обработке документов. Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер.
Перед сдачей документов в архив их необходимо надлежащим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел, к которым относятся, например, личные дела.
Документы должны хранится так, чтобы обеспечить их сохранность, а в случае необходимости быстро получить необходимые сведения.
Установленные сроки хранения некоторых бухгалтерских документов приведены в приложении [23] (Приложение 1).
Ответственность за организацию хранения первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Документы из архива могут выдаваться только по разрешению руководителя организации.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что документация составляет основу бухгалтерского учета. Значимость бухгалтерских документов заключается в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Документы же служат главнейшим источником информации, которая используется в управлении, они имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота часто приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций, поэтому каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.
1.2 Инвентаризация имущества и финансовых обязательств
Одним из основных требований, предъявляемых к учету, является требование реальности и точности показателей. Но при ведении бухгалтерского учета могут возникать расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальных ценностей. Такие изменения в текущей работе поддаются бухгалтерскому учету и не могут быть оформлены документами. К ним относятся естественная убыль- это изменения, возникающие в результате биологических, физических и химических воздействий внешней среды (усушка, утруска, распыливание) порча грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не отвечать данным учета в результате не правильного отражения данных на счетах из-за ошибок и описок. Причинами же несоответствия могут быть ошибки, допущенные при приеме и отпуске средств (излишки, недостатки и т.д.). Расхождения могут возникать из-за неисправности или неточности весоизмерительного оборудования, из-за несоблюдения норм вложений сырья в произведенную продукцию. Расхождения между учетными и фактическими данными могут быть вызваны так же и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц путем обвеса, обмера, хищения и т.д.
При расчетах между предприятиями, так же могут возникать расхождения в бухгалтерских записях из-за ошибок, разногласий и споров между сторонами. Для устранения расхождений периодически проводится сверка расчетов, и вносятся надлежащие поправки и уточнения.
Сверка фактических остатков с учетом данных производится с помощью инвентаризации. Инвентаризация же является одной из составных частей бухгалтерского учета, средством контроля за сохранностью собственности предприятия. Итак, инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей путем их сопоставления с данными бухгалтерского учета[10, С.63]
Таким образом, инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учете.
В документах инвентаризации указываются [17]:
- дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;
- номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.
При инвентаризации проверяется так же наличие товарно-материальных и денежных средств, находящихся на хранении у материально ответственных лиц. Поэтому благодаря инвентаризации проверяется добросовестность работников, выявляются недостачи и хищения.
Главными целями инвентаризации являются: [14]:
- выявление фактического наличия ценностей;
- сравнение фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета;
- проверка соблюдения правил хранения ценностей.
Инвентаризация может проводиться в следующих случаях [19]:
- по распоряжению руководителя организации в установленные сроки;
- при смене материально ответственных лиц;
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а так же при порче ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при проведении аудиторских проверок;
- по требованию судебно-следственных органов.
При бригадной материальной ответственности инвентаризации проводят при смене бригадира, при выбытии из коллектива более 50% членов бригады, по требованию одного или нескольких членов коллектива.
Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения устанавливаются руководителем организации. Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несет руководитель. Он обязан создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия ценностей в наиболее короткие сроки.
Инвентаризации делятся по следующим признакам [16, С. 184]:
1) По объему: полная, частичная.
2) По месту проведения: выборочная, сплошная.
3) По названию: плановая, внеплановая; повторная, контрольно - перепроверочная.
4) По длительности контрольных действий: дискретные (прерывные), перманентные (непрерывные)
5) По способу оформления результатов: оформленные в ручную, оформленные с помощью компьютера.
Полная инвентаризация, охватывает все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие предприятию (товары, принятые на ответственное хранение, материалы, переданные в переработку, арендованные основные средства и т.д.), правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами. Полная инвентаризация проводится в установленные сроки, как правило, перед составлением годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств предприятия: основные средства, товары и тару в магазине, на складе и т.д.
Выборочная инвентаризация – это такая инвентаризация, при которой проверяются только некоторые на выбор ценности у конкретного материального лица. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех предприятиях, принадлежащих данной организации, а так же во всех структурных подразделениях. Сплошная инвентаризация помогает вести контроль за работой материально ответственных лиц и предупреждать возможные недостачи.
Плановая инвентаризация проводится в сроки, заранее установленные руководителем и в соответствии с графиком. Внеплановая инвентаризация- это такая инвентаризация, которую проводят внезапно, без плана, по инициативе администрации или следственных органов. Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке товарно-материальных ценностей, краж. Повторная инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникли сомнения в качестве проведенной инвентаризации. Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. В случае выявления расхождений по решению директора может быть проведена повторная инвентаризация.
Дискретные (прерывные) инвентаризации проводят по отдельным видам материальных ценностей в тот период, когда имеются минимальные остатки, без закрытия магазинов и складов [20].
Порядок проведения инвентаризации определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г.