Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий (построение бизнес-процессов «как есть»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Существует несколько видов событий, каждое из которых способно послужить причиной для запуска программы совершенствования (улучшения) бизнес-процессов. В их число входят как объективно неэффективные действия, так и проблемы с достижением намеченных результатов, а также изменения в окружении (появление на рынке новых технологий, конкурентов и т.п.).

В любой организации с иерархической структурой руководители, как правило, обладают верхнеуровневыми (концептуальными или стратегическими) знаниями всех подочетных ему функций, а сотрудники обладают знаниями исключительно узкоспециализированной функции, которую они выполняют ежедневно (операционную деятельность определенного участка работ). Этот «разрыв» между руководителем и подчиненным является нормальным, но несет риск того, что ни у кого нет полной картины всех процессов со всеми нюансами и спецификой. 

Часто проблемы возникают на стыках работ или передачи информации между разными подразделениями или даже между сотрудниками внутри одного подразделения. 

В итоге, в организации возникает задача оптимизации работы и процессов с целью сокращения расходов или потерь (финансовых, материальных, временных, трудовых) на выполнение определенных работ.

Объект исследования – бизнес-процесс.

Предмет исследования – процессный подход для оптимизации бизнес-процессов.

Цель исследования – изучить применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Задачи:

– исследовать описание предметной области. Постановка задачи;

– рассмотреть выбор средства для моделирования бизнес-процессов;

– изучить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– проанализировать моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы

ГЛАВА 1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

С целью постоянного мониторинга бизнес-процессов компаний для последующего управления ими применяется концепция инжиниринга бизнес-процессов. Инжиниринг бизнес-процессов (или бизнес-инжиниринг) представляет собой создание модели бизнес-процессов «как есть» («as is»), отображающей текущее состояние функционирования компании, и постоянную ее актуализацию, что означает поддержание модели в виде, соответствующем меняющимся обстоятельствам реальной деятельности компании [3, с. 9].

---

В соответствии с циклом P-D-C-A Деминга, процесс инжиниринга, являясь процессом управления, носит итерационный характер, последовательно проходя четыре стадии: планирования, реализации, контроля и анализа.

Данный процесс, отражая текущее положение дел в компании или цепи поставок, в части своей ииновационности/креативности или рационализма является отражением текущей бизнес-практики. Однако сам факт постоянного применения инжиниринга бизнес-процессов в качестве инструмента показывает определенный уровень инновационности в управлении данным предприятием или цепью поставок.

Создание модели «как есть» («as is») является подготовительным этапом для последующего улучшения бизнес-процессов компании или компаний в цепи поставок. Последующий этап называется улучшением (совершенствованием) или оптимизацией процессной структуры.

По завершении его создается обновленная модель «как должно быть» («to be»). Задачей завершающего этапа является соотнесение умозрительных решений, примененных к модели, с фактической работой компании или цепи поставок.

Моделирование и последующее совершенствование бизнес-процессов предполагает комплексное описание бизнес-процессов предприятий и цепей поставок. Для этого все бизнес-процессы и функции в виде соответствующих моделей организации деятельности, организационных схем предприятий, структурных схем цепи поставок, моделей распределения ответственности и систем управления должны собираться в единую блок-схему (карту/модель) бизнес-процессов с целью определения порядка функционирования компании и цепи поставок.

Выделение бизнес-процессов происходит в соответствии со специальными методологиями бизнес-процессирования. Также на основе выбранной методологии строится модель бизнес-процессов, т.е. производится их документирование (в бумажной и/или электронной форме). Выделение и документирование бизнес-процессов необходимо следующим группам заинтересованных лиц [4, с. 34]:

1. Руководителям компании, которые должны видеть картину предприятия в целом.

2. Менеджерам, которые являются ответственными за создание и непрерывное совершенствование процессов.

3. ИТ-специалистам, которые должны понимать, каким образом информационные технологии и информационные системы поддерживают реальные задачи бизнеса.

4. Сотрудникам, получающим возможность понять свое место и свою роль в организации в целом.

5. Специалистам по сертификации систем качества, которые требуют документирования существующих процессов.

---

Вся ответственность в управлении предприятием лежит на Генеральном директоре. Основной целью деятельности при управлении является максимизация прибыли и минимизация рисков. Именно эти задачи являются основными при работе в этой сфере деятельности. Цели деятельности можно охарактеризовать таким образом [5, с. 69]:

- обеспечить создание соответствующей организационной структуры продаж;

- обеспечить эффективное управление персоналом;

- планировать размещение и ассортимент товаров;

- сегментировать рынок по покупателям.

Основными задачами являются:

- повышение оперативности и достоверности информации о состоянии предприятия;

- повышение контроля выполнения управленческих решений и планов;

- снижение риска злоупотреблений со стороны персонала;

- оптимизация использования финансовых, трудовых и материальных ресурсов;

- разработка и внедрение новых информационных технологий, PR-акции, реклама;

- планирование и проведение специальных мероприятий;

- продвижение товара;

- ценообразование;

- оценка эффективности управления.

Основные функции:

- непосредственное участие в разработке и управлении продажами;

- ведение БД клиентов и товаров;

- составление и оформление заказов клиентов;

составление и оформление заявок поставщикам;

- предоставление необходимой информации клиентам;

- предоставлении необходимой информации поставщикам;

- осуществление мероприятий по разработке стратегии продаж;

- мотивация сотрудников;

- предложение новых товаров;

- эффективность управления.

Вся вышеуказанная информация характеризует систему управления складской логистикой. Сотрудниками данного отдела являются:

- генеральный директор;

- работники отдела сбыта, главная функция которых состоит в работе и связи с клиентами;

- работники склада: их главная задача – обеспечение и контролирование товаров.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций [6, с. 11].

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.

---

В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет [7, с. 55].

Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность к овладению.

Основу многих современных методологий моделирования бизнес- процессов составила методология SADT. В настоящее время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт США IDEF.

Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность.

Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов» [9, с. 69]:

- моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес- процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность [3];

- моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;

- моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;

- моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента;

---

- моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности;

- моделирование бизнес-процессов - это всегда верный способ выявления текущих проблем на предприятии и предвидения будущих.

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий [10, с. 33].

Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [2].

Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес - процессам организации в совокупности.

Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 1.

Рисунок 1. Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании [11, с. 22]:

- изменение организационной структуры;

- оптимизацию функций подразделений и сотрудников;

- перераспределение прав и обязанностей руководителей;

- изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций;

- новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т.д.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.

---