Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Проектирование информационных систем).pdf

Введение

Целью данной курсовой работы является обоснование разработки и сама разработка модуля бизнес-процесса «Продажи» на языке визуального программирования Delphi с целью ее адаптации и повышения эффективности функциональной модели информационной системы фирмы. Как пример взят магазин «Сим-сим», занимающийся продажей симочных карт и других аксессуаров для мобильных устройств.

В современной жизни автоматизация бизнес-процессов не роскошь, это необходимость. Предприятиям необходимо «не отставать от конкурентов», поэтому очень важно ускорять процесс принятия решений, своевременно и грамотно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов, а также быть мобильными в контактах с клиентами. Безусловно, высокой конкурентоспособностью и устойчивостью обладают именно те предприятия, где используется система автоматизации. При этом необходимо понимать, что каждая компания индивидуальна, и в целях максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов, важен индивидуальный подход.

Актуальность темы дипломного проекта обусловлена тем, что все действия менежера по продажам в магазине «Сим-сим» производятся вручную. Автоматизация позволит снизить издержки, повышать эффективность работы, достичь возможности, которые ранее были недопустимы при использовании бумажного документооборота.

Объектом исследования является деятельность магазина «Сим-сим», основная деятельность которого, это реализация аксессуаров для мобильных устройств и сим-карт.

Предметом исследования являются процессы обработки и ведения документооборота, начиная с ввода данных и заканчивая составлением отчетов.

Задачи исследования:

• определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе;
• формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации;
• обоснование проектных решений решения задачи;
• разработка информационного обеспечения задачи;
• разработка программного проекта решения задачи;
• тестирование полученного проекта, устранение недостатков.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Информационная система должна поддерживать следующие возможности:

- ввод/редактирование/удаление данных из таблиц БД;

- поиск данных по некоторым критериям (например, поиск товара);формирование отчетов (отчет о проданных товарах).

Информационная система учета продаж предназначена для автоматизации процесса учета и быстрого поиска.

В результате создания ИС «Продажи» автоматизирует следующие функции:

- регистрация товаров;

- поиск товаров, менеджеров, проданных товаров;

- учет продажи товаров;

- составление отчета о выполненных продажах.

На рисунке 1 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности ТОО «Сим-сим».

Рисунок 1. Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности ТОО «Сим-сим»

В качестве входа используется:

• информация о билетах;
• информация о пассажирах;
• информация для покупки билета.

Управляющим воздействием является законодательство, нормативные документы и другие, например, правила продажи товаров покупателям, или закон о защите прав потребителей.

Механизмами является непосредственно менеджер по продаже, выполняющий весь набор функций, связанных с обслуживанием потенциальных покупателей.

На выходе системы покупателем будет получен товар, менеджером может быть получен отчет, поэтому он и указаны в качестве выходов на диаграмме.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – диаграмма разбивается на функциональные блоки, получая диаграммыдекомпозиции. Каждый из блоков в диаграмме второго уровня может быть в свою очередь разбит еще на несколько блоков.

Весь процесс «Продажи» разбивается на основных действия:

1) «Поиск товара» представляет собой процесс поиска нужного товара;

2) «Учет продажи товаров» включает в себя регистрацию проданного товара.

3) «Формирование отчетов» включает в себя формирование статистических отчетов для облегчения работы менеджера.

После того, как товар был подобран, менеджером магазина осуществляется подсчет суммы к оплате и подготовка товара к оплате. Следующим шагом осуществляется оплата товара. После чего обрабатывается принятая от клиента сумма.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

При помощи ЭВМ в магазине «Сим-сим» планируется автоматизировать учет продажи товаров. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о продажах товаров.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение предприятия по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Программа призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

• Организационная масштабируемость. Ввод в действие системы на предприятии первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери, накопленной в базе данных информации.
• Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы.
• Управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения – гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.
• Защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей [1].

Разработанная программа позволит автоматизировать деятельность предприятия без больших денежных затрат на приобретение и установку программного обеспечения. Разработанная программа устанавливается за несколько секунд, не требует больших компьютерных ресурсов, проста в эксплуатации и сопровождении. Это позволит быстро и без лишних затрат обучить работе в программе персонал.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основной единицей информации в системе является документ.

Существуют факторы, тормозящие развитие компании: высокая трудоемкость обработки информации, низкая оперативность, несовершенство организации сбора и регистрации информации. Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология долгое время была ручная и имела множество недостатков, таких как:

- низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;

- большая трудоемкость;

- необходимость привлечения большого числа сотрудников предприятия для решения всего комплекса задач;

- низкая оперативность;

- несовершенство организации сбора и регистрации информации;

- недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным [2].

Решить эти недостатки поможет автоматизация функций менеджера по продажам, которую планируется осуществить на практике.

Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар (список необходимого товара), который передается кладовщику. В случае если товара нет на складе то создается заявка на поставку товара от поставщика.

Рассмотрим схему документооборота, представленную на рисунке 2.

Рисунок 2. Схема документооборота ТОО «Сим-сим»

Товар поступает на склад, отчет в бухгалтерию. Далее товар перемещается в магазин, и осуществляется продажа, клиент оплачивает товар, отчет в бухгалтерию.

Внедрение разрабатываемой системы поможет снизить или даже исключить ошибки «человеческого фактора», ошибки учета материалов на складе, и другие. Так же это позволит экономить рабочее время сотрудников компании, учитывая, что поиск информации, поиск товара на складе, занимает около 40% рабочего времени сотрудников. В таблице 1 показаны показатели затрат на задачу без автоматизации.

Безусловно, работа без автоматизации привычна и традиционна для сотрудников, но недостатки перекрывают достоинство его привычности.

Таблица 1 Показатели затрат на задачу без автоматизации

Можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы автоматизации деятельности предприятия:

• повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
• повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения товаров;
• автоматизация рабочего места сотрудника;
• обеспечение безопасности хранения информации;
• обеспечение многопользовательской работы.

Использование вычислительной техники является необходимой и экономически целесообразной задачей.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент ИС и ИТ, который предназначен для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющийся основой для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение – это создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопление, передачи, обработки информации. В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:

• внемашинное ИО;
• внутримашинноое ИО.

Для эффективного поиска, обработки и передачи, экономическую информацию необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить, а затем формализовать с использованием классификатора. Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в экономической информационной системе, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. Основной компонентой внемашинного ИО является система документации, применяемая в процессе управлении экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом [3].