Файл: Планирование производственной программы предприятий, на пример реально существующей организации.pdf

2.2. Исследование производственной программы на предприятии ООО «Карусель»

Производственная программа определяет необходимый объем производства продукции в плановом периоде, соответствующий по номенклатуре, ассортименту и качеству требованиям продаж. Она обуславливает задания по вводу в действие новых производственных мощностей, потребность в материально-сырьевых ресурсах, численности персонала, транспорте. Этот раздел тесно связан с планом по труду и заработной плате, планом по издержкам производства, прибыли и рентабельности, финансовым планом. Главной задачей анализа производственной программы, динамики изменения объема продукции является систематическое наблюдение и контроль за выполнением организацией поставленных ею планов и договорных обязательств.

Начинается все со сбора информации о проектах. Создание их реестра зачастую является одним из самых эффективных шагов по наведению порядка. По мере инвентаризации и внесения ясности начинают выявляться проблемы отдельных проектов, в первую очередь проблемы с календарным планированием. Разработать план не слишком подробный, который не требует много времени на разработку и поддержание в актуальном состоянии, и не слишком общий, позволяющий оценить реальное состояние дел и принять обоснованные решения, - проблема не тривиальная.

Задача проектного офиса - обобщить опыт ведущихся проектов, разработать правила календарного планирования для различных уровней управления проектом, стандартную декомпозицию работ (Work Breakdow- Structures - WBS) для разных видов проектов, распространить технологию планирования на все проекты [35].

Взаимодействие людей в организации требует передачи друг другу определенной информации. И именно проектному офису необходимо формализовать информационные потоки, разработать схему проектного документооборота и набора шаблонов основных документов. Созданные документы также необходимо сохранить, так как они являются бесценным опытом ошибок и достижений.

Появление на свет нового проекта происходит в несколько стадий. Необходимо не просто сформулировать идею, инициатор проекта должен подготовить грамотное техническое и экономическое обоснование, что для самого инициатора может быть совершенно непривычным делом. Оценить имеющиеся ресурсы и обеспечить ими проект, подобрать менеджера и команду проекта - все это должно быть сделано под управлением проектного офиса. Четкие методики и регламенты должны сделать процесс инициации проекта простым и понятным.

---

С течением времени проект неизбежно приходит к завершению. Иногда не по своей воле. Корректное закрытие проекта на любой фазе его выполнения, роспуск команды, оценка результатов, подведение итогов, извлечение уроков, хранение и использование информации о проекте в других проектах - обязанность проектного офиса [20, с. 19-20].

Современное управление проектами немыслимо без применения компьютеров. И неважно, какие программные продукты при этом применяются - Microsoft Project, Primavera, web портал проекта или просто общий каталог на сервере. В той или иной форме они обязательно присутствуют. Попытка отдать внедрение этих программ ITслужбе наталкивается на отсутствие методики применения самого продукта и методики управления проектами в целом. Дальнейшая поддержка и настройка продукта также требуют в большей степени знания бизнеса компании, чем знания информационных технологий. Таким образом, ответственность за эффективное использование информационных систем, поддерживающих управление проектами, - также задача проектного офиса.

Сведение всех разработанных процедур управления проектами, инструкций, различных методик (управление рисками, приоритетами) в целостный системный документ может быть сделано только централизованно. Внедрение в жизнь корпоративной методики управления проектами происходит через обучение и последующий аудит, внесение изменений и улучшений является следующей важнейшей задачей.

Руководителю проектного офиса приходится брать на себя ответственность за результаты конкретных проектов, так как нередко для упрощения управления команды проектов целиком включают в состав проектного офиса. Именно это привлекает сотрудников. Люди стремятся попасть в проектный офис, потому что в нем постоянно что-то происходит: можно вырваться из рутины и увидеть результаты своего труда, можно продемонстрировать свои возможности, добиться успеха и карьерного роста. Появляется необходимость организовывать труд людей, оборудовать рабочие места, разрабатывать схемы карьерного продвижения, забирать сотрудников из подразделений и возвращать их обратно, а иногда и просто увольнять по завершении проекта - то есть заниматься административными вопросами.

Когда управление отдельными проектами достигает определенной зрелости, большое количество разнообразных по целям и масштабам проектов должно быть систематизировано и сгруппировано в программы и портфели проектов. Программы подразделяются на более управляемые части, связанные друг с другом по результатам и срокам.

---

Обобщив все вышесказанное, можно сформулировать основной (но не полный) перечень задач проектного офиса компании «Карусель»:

- разработка, внедрение и развитие корпоративной методологии управления проектами;

- управление программами и портфелями проектов;

- управление отдельными проектами;

- реализация отдельных проектов;

- технологическая поддержка управления проектами программными и техническими средствами;

- административное управление персоналом, задействованным в проектах;

- ведение архива проектов.

На первом месте стоит корпоративная методология, так как, по опросам наиболее успешных западных компаний, основным фактором успешности была именно методология управления проектами. Опыт российских компаний показывает, что подобная тенденция нарастает в последнее время и в нашей стране.

Проектный офис или департамент по управлению проектами может быть не единственной структурной единицей, имеющей непосредственное отношение к управлению проектами. На крупном предприятии может потребоваться и комитет по инновациям, дающий добро на запуск проекта, и координационный совет по управлению проектами, который разрешает вопросы, лежащие вне компетенции руководителя проектного офиса.

Для непроектных компаний, быстро расширяющих свой бизнес, характерно выделение отдельного института проектных менеджеров, подчиненных одному из топ-менеджеров или непосредственно генеральному директору. Основными задачами менеджеров проектов становятся планирование и контроль работ каждого участника проекта и управление взаимодействием между ними. При этом наблюдается общемировая тенденция, которая еще пару лет назад считалась неосуществимой в нашей стране. А именно - то, что менеджеры проекта не обязательно должны быть техническими специалистами, они должны быть управленцами. Вырастает большинство из них с инженерных должностей, но обязанности, закрепленные за ними, только управленческие. Можно привести немало примеров менеджеров проектов, работавших и успешно управлявших проектами в разных отраслях и сферах бизнеса.

Методология управления проектами в компаниях обычно отстает от практики. Проекты уже давно идут, а отделы, отвечающие за методики, или отсутствуют, или не успевают за жизнью, что вызывает законное раздражение людей, занятых делом, а не бумажками. Специализированные программные средства для управления программой или портфелем проектов, несмотря на их доступность, используются редко. Не многие могут похвастаться работающей информационной системой, которой охвачено большинство участников проектов.

---

2.3. Совершенствование производственной программы ООО «Карусель»

Практика показывает, что одним из важнейших резервов получения прибыли является снижение непроизводственных расходов и потерь. Непроизводственные расходы и потери ведут к понижению эффективности деятельности торговой организации.

Состав непроизводственных расходов и потерь весьма разнообразен. В рассматриваемой организации можно выделить потери рабочего времени продавцов, потери от магазинного воровства, потери при транспортировке продукции со складов поставщиков в магазин, а также потери продукции от превышения ее сроков хранения.

Инструменты для поддержки коммуникаций и совместной работы могут помочь сотрудникам проектного офиса координировать управление проектными группами, улучшить информационный обмен и документооборот, а также ускорить процессы разработки, тестирования и внедрения информационных технологий.

Руководители проектов могут использовать эти инструменты для назначения ресурсов на проекты, исходя их текущей загрузки, знаний и навыков; собирать отчетность о выполнении работ, коммуницировать проектные изменения, анализировать отклонения от планов, вести библиотеки проектных документов и т.д.

Решение задачи построения системы корпоративного управления начинается со стратегического планирования, проектирования структуры бизнес-подразделений компании и показателей эффективности их работы и заканчивается контролем результатов деятельности филиалов и отделов по календарным периодам. Сложность и важность решения такой задачи, скорость, с которой активная бизнес-среда требует реакции на изменения, определяет необходимость концентрации ресурсов и выбора инструментов, адекватных масштабам задачи. Наиболее развитым инструментом, позволяющим в полной мере организовать контроль процессов на всех уровнях управления в торговой сети, сохранив при этом гибкость организации и способность реакции на изменения внешней среды, является решение SAP для Розничной торговли (SAP for Retail).

Рассмотрим подробнее особенности применения SAP for Retail, как инструмента управления и оценки результатов интернет-торговли.

Отраслевое решение для розничной торговли на платформе SAP Business One, предназначено для автоматизации розничной и мелкооптовой торговли.

---

Данное решение может быть использовано как для автоматизации отдельного магазина, так и в крупной сети для автоматизации филиалов. Решение построено на базе продукта Business One компании SAP, который предназначен для автоматизации средних и малых предприятий. Обладая развитым функционалом, SBO имеет широкие возможности для осуществления доработок, которые были использованы при разработке решения. Решение обеспечивает полный цикл управления конечными точками сбытовой системы предприятия розничной торговли: от планирования и оперативного управления до анализа результатов деятельности. При этом управление может осуществляться как непосредственно в торговой точке, так и централизованно (рисунок 2) [16, с. 651].

Рисунок 2. – Решаемые задачи

Основные преимущества решения:

- планирование поставок на основании расширенного графика поставок и анализа продаж;

- расширенное ведение цен и маркетинговых акций;

- электронный обмен с поставщиком;

- автоматизация формирования документов при помощи терминалов сбора данных;

- интеграция с кассовым оборудованием, адаптируемая к новым видам касс;

- Система контроля ценников;

Автоматизация торгового предприятия, прежде всего, подразумевает решение двух основных задач: закупки и продажи. Возможности функционала закупок позволяют не только автоматизировать процесс приемки товара, но и решить задачи краткосрочного планирования закупок на основании товарного запаса и динамики продаж. Функциональность системы также позволяет решать задачи ведения продаж в двух направлениях: ведение розничных продаж с использованием POS-терминалов и продажи мелкооптовым покупателям. Решение перечисленного спектра задач торговли позволяет эффективно использовать систему при тиражировании на центы сбыта различного формата (например, в случае сети розничной торговли). Одним из преимуществ системы является возможность гибкой настройки автоматизированных рабочих мест, регламентирующая доступ к функциональности блоков, отдельных операций и общим справочникам. Возможность настройки позволяет как определить права для пользователей системы, так и частично ограничить права в случае использования решения совместно с внешней автоматизированной системой управления предприятием. Например, для крупной торговой сети магазины могут использовать решение на платформе SAP Business One, интегрированное с системой SAP for Retail, установленной в центральном офисе. Если ведение справочника товаров происходит централизованно, то для всех рабочих мест в магазинах с помощью настройки прав можно запретить создание новой карточки товаров и разрешить только просмотр или частичное редактирование, например, только информации для ценника.

---