Файл: Первичные учетные документы.pdf

К_{об зап 2014} = (655 тыс. руб. – 3 100 тыс. руб) / 1 730 тыс. руб. = -1,41;

К_{об зап 2015} = (3 270 тыс. руб. – 4 027 тыс. руб.) / 1 120 тыс. руб. = -0,68.

Нормальные значения коэффициента определены статистически в пределах: К_{об зап}  0,6 - 0,8

Полученные расчетные значения свидетельствуют о низком уровне обеспеченности запасов собственными источниками финансирования за исследуемый период, о чем говорит несоответствие полученного значения критериальным.

Таблица 4

Коэффициенты финансовой устойчивости АО «МЦ Нтт»

за 2013 – 2015 гг.

Таким образом, из таблицы 4 можно сделать вывод о том, что за период 2013 – 2015 гг. финансовая устойчивость предприятия АО «МЦ Нтт» имеет ярко выраженную тенденцию к снижению.

2.2. Основные формы первичных документов в АО «МЦ Нтт»

Рассмотрим основные первичные документы в АО «МЦ Нтт».

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета в АО «МЦ Нтт» используются типовые формы, предусмотренные Госкомстатом РФ:

• при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;
• перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;
• при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;
• для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1;
• для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции. Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

• приходная накладная;
• все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
• для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
• движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях - товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

• инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
• приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
• сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
• ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Для осуществления взаимодействия с покупателями в АО «МЦ Нтт» оформляют следующий пакет документов:

• счет-фактура;
• товарная или расходная накладная - форма Торг-12;
• акт приема-передачи работ или услуг;
• транспортная накладная - форма 1-Т;
• периодически проводится инвентаризация взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов - ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете. Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы, используемые в АО «МЦ Нтт» это:

• приходный кассовый ордер (№ КО-1);
• расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
• кассовая книга (№ КО-4);
• книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
• авансовый отчет (№ АО-1);
• акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах в АО «МЦ Нтт» используют платежное поручение и банковские выписки.

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

• платежная ведомость (№ Т-53);
• расчетная ведомость (№ Т-51);
• расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
• расчетный листок;
• справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Делая выводы по второй главе, можно сказать о том, что финансовое состояние анализируемой организации имеет отрицательную тенденцию к снижению большинства показателей.

3. Рекомендации по совершенствованию ведения первичной учетной документации на предприятии

3.1. Составление графика документооборота в АО «МЦ Нтт»

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК). Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Именно с помощью графика документооборота в АО «МЦ Нтт» назначаются ответственные за составление и передачу документов лица, а также устанавливаются конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволяет бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не приходится объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

На первом этапе составления графика документооборота в АО «МЦ Нтт» определяются документы, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включаются в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике описывается и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Второй этап составления график документооборота – назначение ответственных лиц. С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформление. Этих же работники назначаются ответственными за передачу документов в бухгалтерию.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначается ответственный. Например:

• проблемные должники — старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Третий этап – установка сроков. Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить, как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также учитывается, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в АО «МЦ Нтт» день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Отдельно указывается в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота прописывается для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировки [5, с. 145].

Заключительным этапом создания графика документооборота является его оформление.

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции. В АО «МЦ Нтт» используется именно такой способ оформления графике документооборота.

Итак, какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например, в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

3.2. Пути совершенствования ведения первичной учетной документации

В целях совершенствования системы организации первичного учёта на предприятии любой формы собственности можно дать следующие рекомендации:

• определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальников административного отдела либо администраторам;
• разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных).
• установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документах (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);
• во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;
• в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;
• периодически осуществлять внутренний контроль за соблюдением требований законодательства в части оформления первичной учётной документации.
• определить ответственного за обучение работников правилам ведения первичной документации, к которому сотрудники организации смогут обращаться в случае возникновения вопросов о правильности работы с документами.
• разработать программу предотвращения попадания на предприятие первичной документации с ошибками и нарушениями из сторонних организаций. В её основе должны лежать принципы, по которым менеджеры организации будут требовать от других фирм (поставщиков, покупателей, банков, государственных органов) предоставлять документацию только по установленным формам [11, с. 387].