Файл: Первичные учетные документы.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Грамотное составление первичной документации имеет принципиальное значение для деятельности любой организации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих функциональных обязанностей. Документы предприятия - это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта. Первичный учёт представляет собой начальную стадию восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, происходящих во всех отделах и подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Целью курсовой работы является анализ существующих форм и видов первичных учётных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними.

В соответствии с целью поставлены следующие задачи:

• изучить понятие первичной учетной документации, ее классификации, а также требования, предъявляемые к ее содержанию и оформлению;
• рассмотреть основные формы первичной учетной документации, используемые в АО «МЦ Нтт»;
• разработать пути совершенствования ведения первичной учетной документации.

При написании работы были использованы научные и учебные издания по налоговому и бухгалтерскому учету.

Объектом исследования является коммерческое предприятия АО «МЦ Нтт». Основной деятельностью исследуемого предприятия является оказание услуг аутсорсингового контактного центра, включая организацию информационно-справочного обслуживания, комплексной поддержки, маркетинговых исследований, телепродаж, обслуживания в автоматическом режиме.

Предметом исследования в данной работе является процесс ведения первичной учетной документации в рассматриваемой организации.

Теоретико-методологической основой для написания данной курсовой работы послужили труды следующих авторов: Бычкова С.М., Медведев А.В., Шилов Л.Ф. и др. Исходной базой изучения первичной учетной документации в АО «МЦ Нтт» послужили данные статистики, данные бухгалтерского учета, приказы, нормативная документация.

Для написания работы применялись следующие методы исследования: метод системного и комплексного подхода, системного анализа, наблюдения.

Поставленная цель, задачи, предмет и объект исследования предопределили логику изложения и структуру данной курсовой работы, состоящую из введения, трех глав и заключения. Курсовая работа изложена на 35 листах машинописного текста, содержит 2 рисунка, 4 таблицы, 2 приложения.

1. Теоретические основы первичной учетной документации

1.1. Экономическое и юридическое значение бухгалтерских документов. Понятие первичной учетной документации

Бухгалтерский документ - это письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство). Согласно Закону «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания [7, с. 245].

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации [5, с. 126].

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа [10, с. 154].

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц [4, с. 423].

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств, обязательств, капитала компании. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. В случае налоговой проверки первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете [11, с. 327].

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1) возможность визуального просмотра;

2) возможность получения бумажных копий;

3) соответствие типовым формам документов, возможность их

длительного хранения;

4) идентификация лиц, оформивших документ;

5) ограничение доступа к информации [8, с. 82].

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;

5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции [4, с. 76].

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции [8, с. 85].

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке [12, с. 324].

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами [6, с. 349].

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью [14, с. 117].

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета производятся аналогично исправлениям в первичных учетных документах.

Регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях [16, с. 241].

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

1.2. Классификация первичных учетных документов

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни [5, с. 133].

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

1) распорядительные;

2) исполнительные (или оправдательные);

3) бухгалтерского оформления;

4) комбинированные [15, с. 143].

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции:

• доверенность на получение материальных ценностей;
• банковский чек на получение денег со счета в банке;
• приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др.

В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся [9, с. 154].

Исполнительные (или оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.) [5, с. 135].