Файл: Первичные учетные документы.pdf

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое [17, с. 88].

По характеру документируемых операций различают документы:

1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);

3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня) [13, с. 307].

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей [11, с. 428].

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.).

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.) [14, с. 127].

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на электронных накопителях информации. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

1.3. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Хозяйственная деятельность предприятий складывается из непрерывно совершающихся хозяйственных операций.

Бухгалтерские документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции, и является основной для записи на счетах. На предприятиях документируются все хозяйственные операции [5, с. 137].

Бухгалтерский документ - это запись на бумаге, совершаемой хозяйственной операции, которые вызывают изменения в составе средств и источников их образования. Запись должна быть удостоверена подписью ответственного за нее лица.

Данные бухгалтерских документов, характеризующие оформление хозяйственной операции называются реквизитами.

Основные реквизиты документов:

• наименование документа;
• дата составления;
• содержание хозяйственной операции;
• количественные показатели;
• формат числовых показателей;
• валюта;
• подписи лиц, ответственных за совершение операции [15, с. 153].

Документы имеют большое значение:

1. служат для непрерывного наблюдения и контроля за хозяйственными операциями и действиями материально-ответственных лиц (МОЛов);

2. имеют правовое значение, так как являются письменным документом совершаемых операций;

3. при помощи документов осуществляется предварительный и последовательный контроль за выполнением хозяйственных распоряжений

4. используются при ревизии, а также при проведении анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Документы являются источником первичной информации и основой бухгалтерского учета [6, с. 348].

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

• точность и ясность изложения содержания совершаемой хозяйственной операции;
• своевременное составление документов;
• соблюдение установленных форм и реквизитов;
• четкое и разборчивое написание текста и цифр в документах. Записи должны производиться синими чернилами, аккуратными, четкими и разборчивым подчерком. В некоторых документах не допускаются исправления и помарки [5, с. 138].

Основные требования к содержанию и форме первичных документов излагаются в Законе о бухгалтерском учете и отчетности. и др. законодательных актах.

Документооборот - это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. Все документы поступают в бухгалтерию в сроки, установленные главным бухгалтером и подлежат проверке (арифметической, логической - по существу, формальной - тот ли документ) [4, с. 355].

Затем документы подлежат обработке, которая состоит из 3-х этапов:

1. Таксировка - перевод натуральных трудовых измерителей в обобщающий денежный.

2. Группировка - группируются документы по экономическому содержанию.

3. Контировка - проводится корреспонденция счетов.

Учетные документы после их обработки и совершения записей должны быть сохранены, так как они могут потребоваться для справок и для проведения проверок. Обработанные документы систематизируют по видам операции и подшивают в папках в хронологическом порядке. После этого документы сдаются в архив, которые бывают 2-х видов:

• текущие (документы за отчетный период, которые находятся в помещении бухгалтерии);
• постоянные (за прошлые годы) [5, с. 140].

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных папках. Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки указываются на лицевой стороне папки и на его корешке, что облегчит поиск необходимой документации. Впоследствии после истечения отчетного года и минования потребности в них, первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив предприятия для стационарного хранения [12, с. 410].

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяется действующим законодательством по архивному делу. На каждом предприятии за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива предприятия – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документами хранятся по месяцам, по годам в строго определенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается на предприятии. В протоколе указывается, какие документы изъяты, кем и на каком основании. При необходимости с документов снимаются копии [17, с. 90].

Документы, находящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. Например, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг; пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др.; для лицевых счетов по расчетам с персоналом – до 75 лет (минус возраст).

Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов [7, с. 214].

Подводя итоги первой главы, можно сказать о том, что первичные документы являются неотъемлемой частью бухгалтерского и налогового учета. Без них сложно представить безошибочный учет. Существует множество классификаций первичной документации: по назначению, способу использования, порядку формирования, месту и способу составления. Необходимо четко соблюдать все требования по оформлению и хранению первичной документации. Это позволит обеспечить наибольшую прозрачность бухгалтерского и налогового учета в организации.

2. Ведение первичной документации на примере АО «МЦ Нтт»

2.1. Организационно-экономическая характеристика АО «МЦ Нтт»

Закрытое акционерное общество «МЦ Нтт» основано в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», который устанавливает в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение этого общества, права и обязанности его участников, порядок создания, преобразования и ликвидации. АО «МЦ Нтт» в своей деятельности руководствуется Уставом и действующим законодательством Российской Федерации.

АО «МЦ Нтт» является юридическим лицом и располагает в своей собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, имеет право от своего имени заключать сделки, приобретать и реализовывать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

АО «МЦ Нтт» имеет собственный товарный знак.

Рисунок 1 - Товарный знак Компания «BEEPER»

Данное общество обладает круглой печатью, содержащей его полное наименование на русском языке и указание на место его расположения.

АО «МЦ Нтт» - это коммерческая организация, главной целью которой является извлечение прибыли из своей деятельности.

Ключевые направления деятельности АО «МЦ Нтт» – услуги аутсорсингового контактного центра, включая организацию информационно-справочного обслуживания, комплексной поддержки, маркетинговых исследований, телепродаж, обслуживания в автоматическом режиме.

Уставный капитал организации состоит из номинальной стоимости долей его участников. Размер уставного капитала АО «МЦ Нтт» составляет 100 000 (сто тысяч) рублей. Размеры долей участников в уставном капитале определяются в процентах.

Увеличение уставного капитала организации допускается только после его абсолютной оплаты. Оно может осуществляться за счет:

• имущества организации;
• дополнительных вкладов участников;
• вкладов третьих лиц, принимаемых в общество

На рисунке 2 представлена организационная структура АО «МЦ Нтт».

Руководитель

Отдел IT/IM

Отдел проектирования

Отдел коррекций БД

Менеджеры операторского отдела

Отдел персонала

Отдел контроля качества

Супервизор

Супервизор

Супервизор

Группа операторов

Группа операторов

Группа операторов

Отдел обучения

Рисунок 2 - Организационная структура АО «МЦ Нтт»

Рассмотрим изменения основных финансовых показателей.

Динамика основных показателей деятельности АО «МЦ Нтт» за 2014 – 2015 гг. представлены в таблице 1.

Таблица 1

Основные показатели деятельности АО «МЦ Нтт»

за 2014 – 2015 гг.