Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Характеристика понятий «проект» и «проектный офис»).pdf

Директор Офиса стратегического управления (ОСУ) отчитывается по результатам Программы перед УК Программы; согласует кандидатуру проектного менеджера; согласует календарный и бюджетный планы проекта; согласует изменения рамок и структуры управления проектом; ведет сводный план Программы; отслеживает достижение промежуточных результатов проектов; готовит консолидированную отчетность по Программе; проводит оценку результатов проекта и формирует предложения о распределении бонусов; обеспечивает мотивацию проектных команд.

Куратор Стратегической Инициативы/Проректор/Начальник управления осуществляет оперативное руководство проектом в соответствии с заданными целями, отвечает за выполнением КПЭ проекта; согласует паспорт проекта, согласует кандидатуру проектного менеджера; оценивает степень достижения целей проекта; согласует календарный план и бюджет проекта; утверждает состав рабочей команды проекта; согласует изменения в рамках проекта (бюджет, сроки, ресурсы и т.д.), согласует результаты проекта.

Сотрудник структурного подразделения Университета – Проектный менеджер Офиса стратегического управления отвечает за реализацию проекта и достижение запланированных показателей проекта; организует выполнение мероприятий по запуску проекта; подготовку документации по проекту, предусмотренной утвержденными в ТГУ регламентами; проведение конкурса на выборы подрядчика; планирует работы по проекту и ставит задачи членам команды проекта; формирует заявки на изменения в проекте; формирует регулярную отчетность о статусе проекта; осуществляет взаимодействие со сторонними организациями по проекту в рамках действующих договоров; формирует пакеты документов, необходимых для эксплуатации результатов проекта, формирует завершающий отчет по проекту.

Начальник Планово-финансового управления (ПФУ) участвует в согласовании бюджетов проектов программы; контролирует исполнение бюджета Программы; планирует и контролирует ресурсную обеспеченность проектов программы.

В ТГУ функционирует следующая последовательность этапов реализации проектов:

1. Подготовительный этап включает разработку паспорта проекта (включая цели, сроки, бюджет, результаты, риски, ключевые даты).
2. Этап утверждения проекта содержит утверждение паспорта проекта календарного и бюджетного планов, источников финансирования проекта; утверждение проектного менеджера; формирование и утверждение команды проекта, ключевых показателей эффективности проекта; издание приказа о начале реализации проекта.

Руководитель проекта совместно с проектным менеджером и сотрудниками ОСУ формируют краткий обзор проекта. Обязательными к заполнению являются разделы: Цели проекта; Предварительный план реализации; Планируемый бюджет проекта; Участники проекта; Требования к результатам проекта; Оценка рисков.

Руководитель проекта совместно с менеджером проекта проводят защиту краткого обзора новостей проекта на Управляющем комитете Программы на предмет соответствия целей программы и предполагаемого эффекта от реализации проекта с точки зрения достижения целевых параметров.

Управляющий комитет Программы рассматривает и принимает решение об утверждении краткого обзора проекта, проекта приказа о старте проекта и назначении проектного менеджера. При рассмотрении кандидатуры УК Программы принимает во внимание наличие у проектного менеджера соответствующих компетенций.

Руководство проекта, в трехдневный срок, подготавливает проект приказа о начале реализации проекта и назначении проектного менеджера;

Ректор Университета рассматривает и визирует приказ о начале реализации проекта и назначении проектного менеджера. ОСУ заносит проект в реестр проектов Дорожной карты и присваивает ему уникальный код.

1. Реализация и контроль проекта подразумевает достижение ключевых дат и промежуточных результатов в соответствии с календарным планом проекта, а также в привязке к датам регулярной отчетности о ходе реализации Программы, предоставляемой в Минобрнауки РФ.

Проектный менеджер заполняет паспорт проекта, включая детальный календарный и бюджетный планы реализации проекта, а также ключевые показатели эффективности (КПЭ) проектной команды.

Руководитель проекта рассматривает и согласует паспорт, календарный и бюджетный планы проекта, а также перечень КПЭ команды проекта.

Директор ОСУ проверяет паспорт проекта, детальный календарный и бюджетный планы проекта, на предмет отсутствия конфликтов с другими проектами, планируемыми или реализующимися, параметрами Программы в целом. При необходимости вносит предложения по изменению сроков исполнения проекта. Также директор ОСУ проводит интеграцию календарного плана, ресурсов, данных о влиянии КПЭ проекта на достижение целей Программы и прочих параметров проекта в общий план Программы путем проверки выполнения необходимых взаимосвязей между параметрами проектов, их очередности и бюджета; назначает сотрудника ОСУ в качестве ответственного за ход выполнения проекта.

Паспорт и бюджет проекта рассматриваются и утверждаются Управляющим комитетом (УК) Программы. Проектный менеджер в течении трех рабочих дней с даты утверждения Проекта на УК Программы формирует состав команды проекта и согласует привлекаемые ресурсы с руководителями подразделений Университета.

Начальник ПФУ в течение трех рабочих дней с даты утверждения Проекта на УК Программы согласует бюджет Проекта и определяет источники финансирования Проекта.

Проектный менеджер в течении трех рабочих дней с даты утверждения Проекта на УК Программы совместно с ответственным за Проект сотрудником ОСУ формирует проект приказа с указанием команды проекта, распределением ролей и ответственности, о датах ключевых вех.

Срок согласования проекта приказа о начале реализации Проекта, должен составлять не более одного рабочего дня на одну согласующую подпись руководителя соответствующего управления ТГУ.

Ответственность за текущий контроль исполнения Проектов несет Директор ОСУ.

Сроки предоставления отчетности устанавливаются в паспорте Проекта и не могут быть реже, чем один раз в квартал.

Предоставления очередного отчета в ОСУ:

• до 1 числа месяца предоставляются данные для ежемесячного отчета;
• до 15 числа последнего месяца квартала предоставляются да для отчета за квартал;
• до 10 декабря текущего года предоставляются отчет за год.

Если дата предоставления отчета приходится на официальный нерабочий день, отчет должен быть предоставлен в последний рабочий день, предшествующий дате предоставления отчета.

Текущий контроль по проекту осуществляется ответственным за проект сотрудником ОСУ.

Для составления отчетности менеджер Проекта обязан предоставить:

• отчет по исполнению графика Проекта;
• отчет по достижению Промежуточных результатов или КПЭ Проекта;
• перечень вопросов, требующих обсуждения, содействия или корректировки выполнения календарного плана или бюджета Проекта.

Итоговым документом стадии контроля является заключение о соответствии выполненных работ и полученных результатов показателям, зафиксированным в плане Проекта, с указанием отклонений фактических показателей от плановых, а также оценки возможных последствий выявленных отклонений для достижения целей Проекта.

ОСУ проводит мониторинг достижения промежуточных результатов проекта и КПЭ на основе подготовленной проектным менеджером регулярной отчетности, оценивает эффективность руководства проектом, рассматривает и согласует запросы на изменение параметров проекта. В рамках мониторинга ОСУ в любой момент может осуществить контроль качества работ и промежуточных результатов проекта, по результатам которого предоставляет устную или письменную обратную связь.

УК Программы согласует Сводную отчетность Программы.

1. Завершение проекта включает утверждение результатов проекта; подписание актов выполненных работ, оказанных услуг и проведение процедур их оплаты; издание приказа о завершении проекта; передача результатов заказчикам и их архивация.

Проектный менеджер формирует пакет документов, необходимых для внедрения результатов проекта, организует и согласует проведение мероприятий, необходимых для эксплуатации результатов проекта без участия команды проекта, в том числе проведение обучения.

Если в ходе выполнения проекта осуществлялась закупка товаров и услуг внешних подрядчиков, проектный менеджер организует подписание актов приемки и контролирует процедуры расчета с внешними подрядчиками.

Проектный менеджер формирует завершающий отчет по проекту, включающий: План-факт по срокам; План-факт по бюджету; План-факт по целевым показателям; План-факт по задачам.

ОСУ проводит оценку результатов проекта на предмет достижения поставленных целей в рамках установленных сроков и бюджета, эффективности работы участников проекта и формирует предложения по поощрению участников, готовит проект приказа о завершении проекта.

Руководитель проекта рассматривает завершающий отчет по проекту на предмет полноты и корректности предоставленной информации. По результатам рассмотрения руководитель проекта визирует завершающий отчет по проекту, проект приказа о завершении проекта.

УК Программы рассматривает завершающий отчет по проекту, утверждает его и проект приказа о завершении проекта, принимает решение о закрытии проекта.

Ректор Университета визирует приказ о завершении проекта.

Отчетные материалы, протоколы, результаты проекта хранятся в ОСУ, размещаются в хранилище информации в соответствующих сетевых папках, для которых устанавливается доступ только на чтение.

При возникновении потребности в изменении плановых параметров проекта (сроков, бюджета, ресурсов и т.д.) для достижения запланированных результатов, формируется запрос на изменение. В запросе на изменения указывается: типы необходимых изменений (сроки, бюджет, структура управления и др.), описание и обоснование изменений.

УК Программы рассматривает и утверждает запрос на изменения проекта, включая проект приказа об изменениях проектов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, подводя итог изложенной темы курсовой работы можно сделать следующие выводы.

Проектом называется лимитированное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с разработанными требованиями к качеству результатов, определенными рамками расходования ресурсов и средств и специфической организацией. Процесс управления проектами содержит в себе деятельность, в ходе которой усилия координируются таким образом, чтобы можно было создать желаемый товар (работу или услугу) в поставленный срок, для определенного потребителя и в условиях существующего лимита ресурсов, которые установлены организацией.

В работе была рассмотрена деятельность Офиса стратегического управления Томского государственного университета. Данное подразделение является проектным офисом, который осуществляет работу над университетскими проектами. Реализуемые проекты чрезвычайно масштабны, поэтому работа проектного офиса должна отвечать требованиям системности, упорядоченности и оперативности.

Помимо организационной работы, за офисом закреплены обязанности по анализу поступающей отчетности по работающим проектам, что позволяет вовремя предупреждать неблагоприятные события, которые могут не лучшим повлиять на ход выполнения проекта.

Данное структурное подразделение имеет следующий состав: директор ОСУ, заместитель директора, менеджер по финансам, проектный менеджер по работе с отчетностью, проектный менеджер по организации мероприятий и специалист документационного обеспечения.

Решение большинства проблем, возникающих в сфере управления проектами, зависит от профессионализма и поведения людей, принимающих участие в реализации проекта. Чем больше масштаб и сложность проекта, чем важнее его значение для предприятия, государства и общества в целом, тем труднее решение проблем. В связи с этим невозможно переоценить значение разработки и всеобщего признания международных стандартов по управлению проектами.

Тема управления проектами интересна, еще относительно нова и должным образом не изучена. Поэтому автором работы было решено продолжить исследования в данном направлении и, возможно, в перспективе реализовать свой проект.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Управление проектами. Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности (НТК) специалистов / сертификационная комиссия СОВНЕТ. М.: КУБС, 2001. 256 с.

1. Положение об организации управления проектами в ТГУ (в рамках выполнения Программы повышения конкурентоспособности ФГБОУ ВПО «НИ ТГУ»)