Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Характеристика понятий «проект» и «проектный офис»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В прошлом веке было положено начало формированию методов управления проектами. Прошло уже немало времени и можно сказать, что за данный период понятие управление проектами сформировалось в особую форму знаний и практическую методологию, которая в настоящее время повсеместно применяется в различных областях хозяйственной деятельности.

Актуальность работы обусловлена тем, что с каждым годом все больше организаций разных направлений деятельности внедряют проектную модель управления, важно рассмотреть и изучить как на конкретном примере происходит реализация проектной деятельности.

Целью работы является изучение процесса управления проектами на примере Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ).

Объектом работы является процесс становления проектной среды в рамках отдельных организаций и страны в целом.

Предметом работы является существующая система проектного управления в России.

В процессе написания работы были поставлены следующие задачи:

1. изучить теоретические положения проектной деятельности;
2. выявить особенности и изучить историю развития управления проектами в России и за ее пределами;
3. изучить процесс управления проектами на примере одного из проектов НИ ТГУ.

В процессе написания работы была использована нормативная база Университета, специализированные учебные пособия, конспекты лекций и статьи ведущих преподавателей дисциплин «Проектный менеджмент».

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

1.Теоретические положения управления проектом 

1.1.Характеристика понятий «проект» и «проектный офис»

Понятие «проект» относительно недавно вошло в нашу жизнь. До недавнего времени понятие «проект» применялось в основном в инженерной сфере^[1], однако сегодня проектная деятельность является неотъемлемой составляющей организаций, функционирующих в самых разнообразных отраслях.

В российском менеджменте проектом называется совокупность, комплекс задач и действий, имеющих определенные отличительные признаки: четкие конечные цели, взаимосвязи задач и ресурсов, определенные сроки начала и окончания проекта, известная степень новизны целей и условий реализации, неизбежность различных конфликтных ситуаций вокруг и внутри проекта^[2].

В ином источнике понятие «проект» трактуется как некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. Или проектом может быть отдельное предприятие с определёнными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов^[3].

Наиболее популярное определение, данное американским Институтом проектного управления и содержащееся в руководстве по основам проектного управления^[4] (PMBOK® Guide), трактует проект следующим образом. Проектом называется временное предприятие, предназначение которого заключается в создании уникальных продуктов, услуг или результатов.

Для осуществления деятельности по управлению проектами в организации создается структурное подразделение, именуемое, в общем порядке, проектным офисом (офисом управления проектами и др.). Подобная организационная структура представляет собой обособленное подразделение, главной целью которого является оказание содействие в работе руководителя организации в части управления запущенными проектами, а также в части комплексной разработки будущих проектов.

В число основных функций проектного офиса входит разработка и внедрение методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по проектам.

Отметим, что не каждая организация нуждается в подобном подразделении. Для того, чтобы избежать излишней траты времени и средств на ее создание требуется выяснить степень потребности организации в проектном офисе. Для этого необходимо выполнить определенную работу. Сначала нужно выяснить, способна ли конкретная организация заниматься проектной деятельностью. Затем необходимо провести аудиторскую работу в отношении уже реализуемых проектов, в результате которой будет собран реестр проектов и реестр ресурсов. Следующим шагом является этап обучения руководящего состава проектного офиса, составление должностных инструкций и другой необходимой нормативной документации. После этого организуется подбор персонала в проектный офис, их обучение и аттестация. Только после этого наступает заключительная стадия, в рамках которой разрабатываются и утверждаются формы отчетности проектного офиса, внедрение проектного офиса в эксплуатацию и его сопровождение.

1.2.Классификация проектов

Проекты, реализуемые в различных областях, разными специалистами, имеют значительные различия между собой. Поэтому для выбора того или иного подхода к управлению конкретным проектом предварительно необходимо классифицировать проекты по различным критериям. Классификацию можно осуществить по различным признакам, но в целях разработки обоснованной и полноценной классификации проектов необходимо использовать достаточно полный состав признаков, охватывающий все существенные параметры, характеризующие с самых разных сторон любой возможный проект^[5].

В качестве ключевых критериев классификации проектов рассмотрим следующие.

1. По масштабу проекта выделяются малые, средние и крупные проекты. Особо крупные проекты обозначают как мега-проекты.

Малые проекты характеризуются небольшим объемом работ, простыми технологическими процессами и небольшой номенклатурой ресурсов.

Средние имеют отличие от малых проектов как в отношении величины размеров проводимых операций и расходов на их проведение.

Крупные по размерам проекты значительно масштабней средних проектов. Для эффективного управления такими проектами требуется знание и грамотное использование современных методов управления проектами, а также компетентный состав команды проекта значительно большей численности.

Мегапроекты содержат в себе несколько связанных определенной целью проектов, выступают в виде целевой программы, которая может быть международной, национальной, региональной, отраслевой или смешанной. Формирование таких программ, а также их поддержка и координация осуществляется на верхних ступенях управления – на федеральном, региональном, муниципальном уровнях.

1. По срокам реализации проекта и объему необходимых инвестиций традиционно выделяют: краткосрочные - до 1 года, среднесрочные - от 1 до 3 лет и долгосрочные проекты - свыше 3 лет.
2. По признаку отраслевой принадлежности перечень проектов включает список отраслей и подотраслей экономики и социальной сферы.
3. По сложности могут быть выделены простые, организационно технически сложные, ресурсно сложные и сложные в комплексе.

Сложные проекты подразумевают наличие задач, решение которых предполагает нетрадиционные подходы и высокие затраты на их решение.

По этому критерию можно выделяют уникальные проекты, которые отличаются высокой степенью риска и масштабными затратами ресурсов.

К новым проектам относятся и повторные по существу, содержанию, но выполняемые в значительно иных, чем осуществленные ранее, условиях.

1. По степени значимости результатов проекта выделяют проекты решающие, существенно значимые, средне значимые и незначительно значимые. Степень значимости разных проектов, их результатов для различных участников и контрагентов неоднозначна и неодинакова.
2. В зависимости от особенностей условий реализации процессов, предусмотренных проектом выделяют следующие проекты:

• адекватные основным параметрам условий внешней среды;
• требующие специальных мер с учетом факторов среды;
• невыполнимые в имеющихся условиях и (или) требующие изменения этих условий.

• 1.3.Функции управления проектами

Согласно наиболее общему определению, функция – это деятельность, обязанность, работа, зависящая от другой работы и изменяющаяся вместе с ней^[6]. Рассмотрим подробнее функции проекта.

1. Управление замыслом проекта – это управление действиями, способствующими принятию решения о его разработке и реализации.
2. Управление предметной областью проекта позволяет принять во внимание особые моменты функционирования проекта, которые обусловлены отраслевыми особенностями и предпочтениями потребителей.
3. Управление проектом по временным параметрам обеспечивает реализацию в срок отдельных этапов, а также всего проекта, в общем.
4. Управление стоимостью и финансированием проекта – функция управления, обеспечивающая работу над бюджетом проекта, а именно его формирование, исполнение, а также осуществление контроля за использованием бюджетных средств.
5. Управление рисками в проекте обеспечивает поиск, анализ, разработку действий по устранению рисков и мониторинг рисков в проекте.
6. Управление человеческими ресурсами в проекте – функция управления, направленная на обеспечение эффективного функционирования команды проекта. Особое внимание следует уделить выбору менеджера.
7. Управление материальными ресурсами в проекте – функция управления, обеспечивающая приобретение и поставку необходимых материалов и оборудования для реализации проекта.
8. Управление контрактами подразумевает такую функцию управления проектом, благодаря которой происходит взаимодействие заказчика с другими участниками проекта.
9. Управление изменениями в проекте обеспечивает корректировку проекта по ходу всего его жизненного цикла в связи с влиянием на его реализацию внешней и внутренней среды.
10. Управление безопасностью – функция управления, обеспечивающая и гарантирующая безопасность реализации проекта для предприятия, здоровья работников и окружающей среды.
11. Функция правового обеспечения проекта обеспечивает создание правового поля и законности функционирования проекта.
12. Функция управления системами – предполагает управление проектом, когда предприятие и проект рассматриваются как совокупность систем, связанных общими задачами и процедурами.
13. Управление выполнением гарантийных обязательств представляет собой функцию, которая обеспечивает удовлетворение требований и пожеланий заказчика (потребителя) по устранению недостатков товара в случае, если таковые были обнаружены. Данная функция проявляется на последней фазе реализации проекта и завершается по истечении гарантийного срока^[7].

1.4 Принципы проектной деятельности

Под принципами проектной деятельности подразумевают общие регулятивы, нормирующие деятельность, объективно обусловленные природой проектирования и тем самым определяющие принадлежность тех или иных действий педагога к проектной сфере. Рассмотрим их подробнее.

Принцип прогностичности обусловлен самой природой проектирования, ориентированного на будущее состояние объекта. Особенно ярко он проявляется при использовании проектирования для создания инновационных образцов. В этом смысле проект может быть определен как пошаговое осуществление потребного будущего.

Принцип пошаговости. Природа проектной деятельности предполагает постепенный переход от проектного замысла к формированию образа цели и образа действий. От него — к программе действий и ее реализации. Причем каждое последующее действие основывается на результатах предыдущего.

Принцип нормирования требует обязательности прохождения всех этапов создания проекта в рамках регламентированных процедур, в первую очередь связанных с различными формами организации мысле деятельности.

Принцип обратной связи напоминает о необходимости после осуществления каждой проектной процедуры получать информацию о ее результативности и соответствующим образом корректировать действия.

Принцип продуктивности подчеркивает прагматичность проектной деятельности, обязательность ее ориентации на получение результата, имеющего прикладную значимость. Иными словами, на «продуктную оформленность» результатов процесса проектирова

1. 2.Развитие теории и практики управления проектами

2. 2.1.Российский опыт управления проектами

В 30-е годы прошлого столетия во времена индустриализации произошло зарождение науки управления проектами. В те времена реализовывались поистине фундаментальные проекты, к которым относятся построение системы электрификации по всей стране, строительство масштабных индустриальных комплексов, нахождение и освоение железорудных и угольных месторождений.