Файл: Нормативное регулирование оформления доверенности.pdf

Согласно п. 1 Инструкции доверенность на получение ТМЦ подписывает руководитель (заместитель руководителя) и главный бухгалтер предприятия или лица, уполномоченные приказом по организации. Если бухгалтерский учет осуществляет централизованная бухгалтерия, то доверенности подписывают руководители (заместители руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главный бухгалтер централизованной бухгалтерии или лица, ими на то уполномоченные. Право подписи доверенности такими уполномоченными лицами оформляется приказом по организации. [14.C.11]

Срок выдачи доверенности составляет, как правило, 15 дней. Доверенность на получение ТМЦ в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Оборотные стороны доверенностей форм № М-2 и № М-2а практически идентичны. На них указываются ТМЦ, подлежащие получению. Эти реквизиты заполняются в случаях, когда в документе на отпуск имущества (соглашении и т. п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если же в документах на отпуск приводятся наименования и количество ТМЦ, подлежащих получению, то перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается. [11.C.54]

Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается под расписку ее получателю.

В п. 10 Инструкции сказано, что доверенности, независимо от срока их действия, поставщик отбирает при первом отпуске ТМЦ. Если отпуск ТМЦ производится частями, то на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ), в которой фиксируется номер доверенности и дата ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю ТМЦ, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю. [15.C.31]

Когда отпуск ТМЦ по частям завершен, поставщик сдает доверенность в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по этому документу.

Таким образом, после выдачи доверенности физическому лицу, которое получило по ней ТМЦ, этот документ уже находится вне поля зрения бухгалтера организации, выдавшей доверенность. Недобросовестный представитель организации может скрыться, прихватив с собой полученное по доверенности имущество, а бухгалтер может забыть про выданный "беглецу" документ и те полномочия, которыми он был наделен от имени организации.

Для подстраховки в подобных ситуациях Инструкцией предусмотрен порядок учета выдаваемых доверенностей, который мы рекомендуем применять по аналогии и при выдаче других доверенностей, форма которых нормативно не утверждена. Особенно это касается доверенностей на получение оплаты от покупателей, здесь злоупотребления регулярны. [12.C.54]

Для выдачи доверенностей ф. № М-2 из бланков доверенностей изготавливается книжка. В ф. № М-2 предусмотрен отрывной корешок, в котором регистрируется выдача доверенности. В нем есть реквизит "расписка в получении доверенности". До начала выдачи доверенностей из книжки, в ней должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки доверенностей за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано листов". Количество листов указывается прописью. [11.C.43]

В доверенности ф. № М-2а отрывной корешок отсутствует. Эту форму применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Для нее предусмотрена регистрация в журнале учета выданных доверенностей, форма которого предложена в п. 6 Инструкции. В журнале есть графа "Расписка лица, получившего доверенность". [18]

В п. 7 Инструкции установлено, что документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных по доверенности ТМЦ нужно сдать в бухгалтерию организации не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями. Неиспользованные доверенности нужно сдать в бухгалтерию на следующий день после истечения срока их действия. О возвращении неиспользованной доверенности производится отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). [11.C.65]

Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. В конце года неиспользованные доверенности уничтожаются, о чем составляется акт.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

В указаниях поставщикам (п. 11 Инструкции) предусмотрен отпуск ТМЦ без доверенности при централизованном завозе и доставке товаров и материалов предприятиям. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан представить поставщикам образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо, получившее завезенный товар (материал), скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете и т. п.), остающегося у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей. [15.C.43]

Инструкцией (абз. 2 п. 1) и постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а (указания по заполнению ф. № М-2 и ф. № М-2а) установлено, что выдача доверенностей лицам, не работающим в данной организации, не допускается.

Одним из обязательных реквизитов обеих форм доверенностей является должность работника, которому выдается доверенность, что подразумевает нахождение его в штате организации, выдающей доверенность. [18]

При этом Инструкцией даны следующие указания организациям, выдающим доверенность, и поставщикам, принимающим этот документ. Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. По доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами, отпуск ТМЦ запрещен. [12.C.87]

Решением Верховного суда РФ от 06.06.11 № ГКПИ11-617 абз. 2 п. 1 Инструкции был признан недействующим со дня вступления в законную силу данного решения с правом на его обжалование в Кассационную коллегию Верховного суда РФ (информация об обжаловании отсутствует).

По мнению суда, ограничение, которое установлено оспариваемой нормой Инструкции по кругу лиц, не работающих в данном предприятии, в Гражданском кодексе РФ отсутствует. Нет такого ограничения (запрета на выдачу доверенностей лицам, не работающим в организации) и в Законе о бухгалтерском учете. Представитель ответчика (Минфина России) поддержал эти доводы верховных судей и отметил, что Инструкция применяется в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ и Закону о бухгалтерском учете. [14.C.31]

Верховный суд РФ принимал рассматриваемое решение в отношении Инструкции, руководствуясь правилами оспаривания нормативных правовых актов. Но Инструкция нормативным правовым актом не является.

Сведений о том, что Инструкция проходила экспертизу в Минюсте РФ, не имеется, более того, она официально не опубликована. После принятия Верховным судом РФ упомянутого решения сложилась ситуация, при которой положение Инструкции, запрещающее выдачу доверенности "внештатникам", признано недействующим, но аналогичная норма осталась в постановлении Госкомстата России № 71а. [13.C.76]

Что касается статуса данного нормативного акта, то, по заключению Минюста России, постановление Госкомстата России № 71а, выпущенное в 1997 г., в государственной регистрации не нуждается.

Пунктом 2 совместного постановления Госкомстата России от 29.05.98 № 57а, Минфина России от 18.06.98 № 27н установлено, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997—1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по разделам учета, среди которых упомянут учет материалов. [11.C.76]

С другой стороны, аргументы Верховного суда РФ о противоречии упраздненного положения Инструкции о запрете выдачи доверенности "внештатнику" Гражданскому кодексу РФ и Закону о бухгалтерском учете, против которых Минфин России не возражает, в полной мере относятся и к оставшемуся в силе аналогичному запрету из постановления Госкомстата России № 71а. [15.C.87]

Очевидно, в отношении этого постановления следует воспользоваться данными в суде разъяснениями Минфина России о том, что подзаконные нормативные правовые акты используются в части, не противоречащей действующему законодательству.

Установить тот факт, что доверенность выдана внештатному работнику, можно по отсутствию заполнения в доверенности реквизита "должность". Как мы отмечали выше, Инструкцией предусмотрен запрет на выдачу и прием доверенности с не полностью заполненными реквизитами.

Разъяснений от официальных органов по рассмотренному Верховным судом РФ вопросу пока не поступало и, возможно, не поступит. Минфин России в письме от 04.05.09 № 07-02-10/24 разъяснил, что с 2004 г. Правительство РФ сняло с Госкомстата России избыточные функции по разработке унифицированной первичной документации. В Положениях о Минфине России и о Федеральной службе государственной статистики не установлены полномочия этих ведомств разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов, а также давать разъяснения по их применению. [12.C.43]

Правда, после этого разъяснения уже появлялись письма Минфина России (например, от 09.06.11 № 03-11-11/147), в которых тот перенаправлял налогоплательщиков за разъяснениями по вопросам применения унифицированных форм в Росстат (Федеральную службу государственной статистики). [12.C.76]

На практике встречаются ситуации, когда неправильное оформление первичных учетных документов (в том числе унифицированных форм Госкомстата России) приводит к спорам налогоплательщиков с налоговыми органами. Суды в таких случаях могут не согласиться с претензиями инспекции. ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 24.10.07 № А56-52792/2005 указал, что не заполнение некоторых позиций в унифицированных формах (в случае, рассмотренном судом, речь идет об унифицированной ф. № ТОРГ-12), не влияющих на содержание хозяйственной операции, не препятствует принятию этих документов к учету, т. е. не влечет неблагоприятных налоговых последствий. [17.C.3]

Представляется, что не заполнение реквизита "должность" в доверенностях ф. № М-2 и ф. № М-2а, выданных внештатным работникам, не влияет на содержание хозяйственной операции, поэтому подобные документы вполне могут быть использованы в хозяйственном обороте . [13.C.31]

Выводы:

Учитывая вышеизложенное, необходимо отметить, что правильная организация процесса выдачи доверенности и умелое применение норм закона в работе поможет посвятить больше времени развитию бизнеса. Поскольку делегирование полномочий руководителя компании через выдачу доверенности (а чаще всего доверенность выдается для делегирования полномочий генерального директора) — это очень ответственная сфера, недостаток внимания к ней может обернуться значительными убытками для компании. Поэтому лучше, если этим будут заниматься юридическая служба, внутренние или внешние консультанты.

Следует также отметить, что постоянное повышение уровня правовой культуры необходимо для того, чтобы избежать возникновения ситуаций некорректного использования норм законодательства о доверенностях.

Заключение

Совершение юридически значимых действий от имени другого лица предполагает наличие у представителя соответствующих полномочий, полученных от представляемого. Это необходимо ему, поскольку указанные полномочия реализуются в отношениях с третьими лицами, которые, в противном случае, не смогут знать, в каких пределах можно доверять представителю. Указанный порядок защищает также и интересы представляемого, который, наделяя полномочиями представителя, устанавливает границы, в пределах которых он соглашается признать собственными действия представителя. Отмеченные обстоятельства предопределили необходимость использования для указанной цели конструкцию доверенности, которая выступает правовой формой реализации представительства.

Доверенность необходима в различных ситуациях: удостоверения и оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, купли-продажи жилого дома, квартиры или дачи, автомобиля, получения денег в банке, заработной платы, материальных ценностей, на приватизацию квартиры, на обмен жилой площади, на распоряжение в течение трех лет вкладом, на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений, организаций), а также граждан в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции и многих других.

Легальная дефиниция доверенности содержится в ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации . Согласно указанной норме доверенность рассматривается как письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.