Файл: Принципы контроля деятельности предприятия.pdf

Введение

Бурное развитие экономических преобразований в России выдвигает немало сложных теоретических и практических проблем, среди которых важное место занимает совершенствование методов организации и управления предприятием.

Результаты деятельности любого предприятия во многом зависят от того, насколько эффективная применяется система управления предприятием. Реалии мировых рынков таковы, что конкуренция каждый году усиливается. К тому же из-за постоянно увеличивающегося количества предложений предприятиям довольно трудно соответствовать ожиданиям потребителей. Постоянно изменяющиеся условия требуют от компаний быстрого реагирования. Но это возможно только в том случае, если бизнес умеет оперативно меняться и подстраиваться под все изменения.

Актуальность данной работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме исследования - ее недостаточной разработанностью из-за постоянных преобразований на рынке и во внутренних факторах деятельности предприятия, среди которых можно выделить такие, как: ужесточение конкурентной борьбы, внедрение новых технологий и материалов, удорожание материальных и трудовых ресурсов и др.

Таким образом, организация и управление предприятием является необходимым фактором деятельности любого предприятия.

Целью работы – изучить специфику регулирования и контроля в системе менеджмента.

Объект исследования – ООО «Виннер».

Предмет исследования - процесса управления предприятием ООО «Виннер».

Задачи работы:

1. Изучить теоретические аспекты регулирования и контроля в системе менеджмента.

2. Провести анализ системы менеджмента и контроля в ООО «Виннер».

3. Разработать мероприятия по улучшению процесса контроля в менеджменте ООО «Виннер».

Практическая значимость исследования складывается в том, что предложенные рекомендации могут быть применены в практике в ООО «Виннер».

Методы исследования: анализ, диагностика, сопоставление.

Глава 1. Теоретические аспекты эффективного контроля деятельности предприятия

1.1. Понятие контроля в менеджменте

Контроль, в качестве функции управления, является процессом, при котором достигаются поставленные цели, реализовываются принятые управленческие решения. Под процессом контроля, с одной стороны, понимается процесс, при котором устанавливаются стандарты, определяются фактически достиг­нутые результаты и их отклонения от нормы; а с другой — процесс, при котором происходит мо­ниторинг, как выполняются управленческие решения и оцениваются дос­тигнутые результаты. Результат осуществленного контроля - основа­ние для корректирующих действий по отношению к принятым ранее решениям, если обнаружены значительные отклонения от намеченных планов реализации решения. Следовательно, под контролем понимается процесс сравнения полученных результатов с запланированными и, если необходи­мо, проводятся соответствующие корректирующие мероприятия.

Совершенствование управленческого реше­ния происходит постепенным образом, основываясь на предыдущих результа­тах реализации, с помощью корректировок и уточнений (рис. 1).

Внесение изменений

Контроль

Реализация

Разработка управленческого решения

Оценка

Окончание

Рисунок 1 - Процесс контроля управленческого решения по результатам^[1]

В основе контроля по упреждению - стандарты, нормы, пра­вила и осуществление данного контроля может происходить до начала или в ходе разработки и реализации решений.

Контроллинг — направление управленческой практики, в состав которого входят административный контроль, технологический контроль, ревизия и аудит.

Административный контроль является постоянном на­блюдением, как разрабатывается и реализуется управленческое решение, соблюдаются сроки и качество.

Технологический контроль — контроль над используемыми технологиями, которые применяются в ходе разработки и реализации решений.

Ревизия — документальный фискальный анализ результатов реализации решения.

Аудит - документальный анализ результатов реализации решения, который занимается определением уровня его соответствия критериям определенного плана.

Процессы принятия решений, планирование и контроль неразрывно связаны друг с другом. В основе этой связи лежат предназначе­ние, миссия и цели управляемой системы. Формируют требования к контро­лю руководство, а также все заинтересованные стороны. Задача данных требований - регламентирование состава исследуемой информации, струк­туры отчетов и ответственности за сбор информации, исследование данных и принятие решений. Разработка эффективной системы контроля характеризуется:

• тщательным планированием всех мероприятий, которые проводятся, чтобы достичь цели;
• оценкой ресурсов и времени, которые необходимы, чтобы выполнять наме­ченные планы;
• сопоставлением достигнутых результатов в совокупности с использованными ресур­сами с учетом временных характеристик;
• корректировкой планов по затратам, касающихся временных и материальных категорий, который необходим, чтобы выполнять оставшуюся работу;
• периодическим сопоставлением полученных результатов в совокупности с затратами с планом и бюджетом.

1.2. Система контроля деятельности предприятия

Эффективную систему контроля должны характеризовать такие черты, как: четко отлаженный механизм координации, коммуникации, гибкость, экономичность, своевременность^[2].

Коммуникация. Процесс передачи информации - осно­ва эффективного контроля. Контроль будет эффективен, если информация, которая лежит в основе системы, является адекватной, своевременной и точной. Эффективная информационная система оказывает серьезное влияние на разработку управленческих решений и оценку результатов их реализации.

Сотрудники должны обладать информацией о содержании требований, которые предъявляются к задаче, для успешного ее выполнения и осуществления в дальнейшем самоконтроля. Нередко, причиной неэффективной работы является отсутствие у руководителя актуальной информации. Быструю и эффективную обработку информации о результатах работы может обеспечить использование современных информационно-коммуника­ционных технологий.

Координация контроля является важным условием, влияющим на его эффективность. Контроль – средство, координирующее выполнение задачи сотрудниками или разными функциональными подразделениями, способствующее кон­центрации сотрудников на достижение общих целей компании. Результатами деятельности любой организации нельзя назвать результа­ты работы одного отдельного сотрудника или подразделения, а также отметим, что не всегда существует взаимосвязь между задачами разных подразделений или сотрудников.

Своевременностью контроля называют проведение его в нужный момент. Систематические на­блюдения за результатами делают возможным принятие корректирующих мер в ходе реализации решений и достижение намеченной цели. Если обнаруживаются какие-либо отклонения от намеченного пла­на работы принимаются меры, чтобы их исправить или устранить. Но, стоит отметить, что если контролировать чрезмерно или бесконечно проверять, то снижается уровень эффективности и увеличивается срок реализации управленческого ре­шения.

Гибкость системы контроля характеризуется возможностью изменений стандартов и потенциальных корректирующих действий в ходе реа­лизации управленческого решения.

Экономичность контроля. В случае уровень затрат на контроль выше уровня создаваемых им преимуществ, то нужно от него отказаться. То есть, уровень преимуществ от контроля должен превосходить уровень временных, финансовых и человеческих ресурсов для его проведения. Работа системы контроля должна запускаться, только когда возникают замет­ные отклонения фактических результатов от плановых значений.

Четко структурированные планы – это основа контроля. Если план достаточно часто обновляется и не применяется процеду­ра контроля изменений, то может произойти утрата контроля над реализацией решений.

Эффективная система отчетности. Характеризуется необходимостью брать за основу единые подходы и критерии в процессе формирования отчетов, касающихся хода вы­полнения работ. Методы, по которым они подготавливаются и формируются, должны быть ясны, определены и достаточно просты. Все виды отчетов должны определяться четкими временными интервалами.

Система анализа фактических показателей и тенденций выявляет соответствие текущей ситуации к запланированной, и если это соответствие отсутствует, то позволяет определить на сколько серьезны последствия выявленных откло­нений.

Ориентиром процесса контроля является повышение уровня вероятности дос­тижения целей. Теория управления определяет тесную взаимосвязь процессов принятия решений и контроля, следовательно, еще на этапе планирования нужна разработка способа соотнесения пла­нов с действительной ситуацией. Определение целей – это не только ча­сть процесса планирования, но и начало процесса контроля.

В процессе контроля происходит следующее: его содержательной составляющей определяется, что будет выполнено; организационной — кто и в какой последовательности будет осуществлять контроль; технологи­ческой составляющей определяется набор методик и технологи, который будет использо­ваться.

Цель контроля – обеспечить соответствие утвержден­ного решения и процесса его исполнения, предотвратить вероят­ные недоработки и проблемы, выявить отклонения от заданной про­граммы, поставленных целей и задач, сроков, которые установлены.

Суть контроля раскрывается с помощью реализуемых им функций: ди­агностики состояния дел, ориентирования, стимулирования, коррек­тировки действий, распространения опыта, осуществления надзора.

Функция диагностики представляет собой выявление действительного состояния дел; с помощью функции ориентирования указываются проблемы, на которые в данный момент нужно обратить особое внимание; функция стимулирования - выявить и вовлечь в ра­боту все временные, денежные, человеческие ресурсы.

Когда реализуется управленческое решение, сравниваются фактические и запланированные результаты, руководству важно определение соответствия фактических результатов к установленным стандартам. При выявлении явных расхождений, руководитель должен понять, уровень их допустимости. Затем руководителем оце­ниваются фактические результаты, т. е. анализирует качество приня­того решения. Этот этап процесса контроля характеризуется деятельностью, касающейся проведения следующих мероприятий: установлением масштаба допустимых отклонений, оценкой фактических результатов, информи­рованием о результатах, оценкой результатов.

В ходе реализации управленческого решения не всегда точно соблюдаются критерии выбора. Так, на основе отдельных характеристик происходит определение интервала допустимых отклонений, в котором их можно считать несущественными. Поэтому размер интер­вала обладает крайне важной ролью. Если интервал возможных отклонений достаточно большой, то могут возникнуть необратимые последствия. Если размер интервала небольшой, то руководитель должен проявить реакцию на каждую ситуацию не­значительного отклонения, что вызовет крупные финансовые и вре­менные затраты, и эффективность контроля снижается^[3].

Очень важна методика измерения фак­тических результатов, которые получаются в ходе реализации решений. Необходимо корректное определение типов шкал, единиц измерения значе­ний у контролируемых параметров и выбор частоты и точности изме­рений.

Важной ролью обладает и передача информации в ходе контроля. Если информация несвоевременна и неточна, то уровень ее ценности сильно снижается. Информации должна отличаться наглядностью, что является залогом свободного понимания смысла контролируемых процессов и принятия адекватных действий. Основными трудно­стями, которые связаны с передачей информации, являются:

• искажение сообщений при межличностном общении и в процессе прохождения по каналам передачи данных;
• информационные перегрузки, которые могут стать причиной подавления восприятия и мышления руководящих сотрудников, которые обрабатывают большие объе­мы информации;
• сложная организационная структура, которая мешает проходить информации и повышает вероятность ее искажения.