Файл: Офис упра­вления проектами: фун­кции, структура, особ­енности формирования.pdf

-разработка и внедрение «умных» (smart) и простых стандартизированных процессов управления проектами, программами, портфе­лями, позволяющих осуществлять мониторинг состояния и прогресса, выявлять и регулиро­вать отклонения и проблемы, вместе с тем не создавая излишней бюрократической работы и не узурпируя функции руководителей;

-формирование культуры управления проектами и улучшение практик управления знаниями в компании.

Опыт создания офиса управления проек­тами передовых компаний позволяет выделить следующие ключевые области концентрации усилий: формирование единого согласованно­го подхода к управлению всеми проектами и программами, назначение квалифицированных руководителей проектов, применение согласо­ванных инструментов оценки результативно­сти работы руководителей проектов и бизнес- единиц, развитие и поддержка профессиональ­ного сообщества в области управления проек­тами, управление знаниями, опытом и лучши­ми практиками [15, С. 67].

Развитие методологии управления про­ектами в условиях роста неопределенности и сложности как проектов, так и создаваемых в ходе их осуществления систем привело к воз­никновению в научной области управления проектами относительно новых направлений: управление сложностью и управление измене­ниями, - а соответственно, и к разработке но­вых практических руководств [7, С. 137].

В отечественной науке управление слож­ностью (или теория сложности) больше изве­стно как синергетика или теория самооргани­зации сложных систем. Развитие теории и методологии данного направления в рамках биологии, химии, физики, информатики, в со­циально-экономических науках привело к воз­никновению палитры бизнес-моделей, осно­ванных на самоорганизации, к числу которых отнесем краудсорсинг и краудфандинг. Несо­мненным достоинством данных моделей стоит отметить их самовоспроизводимость, глубо­кую вовлеченность участников, возможность интеграции редких и разрозненных компетен­ций и способностей.

Использование принципов самоорганиза­ции и краудсорсинга позволило создать успеш­ные модели как в бизнесе, так и для под­держки социально-значимых проектов и решения городских проблем.

Все отмеченные выше направления - соз­дание офиса управления проектами, инициа­ция проектов улучшения городской среды, реа­лизация моделей самоорганизации - объеди­няет необходимость управления изменениями. Недостаточно высокая доля успешных проек­тов, отмечаемая аналитиками и исследовате­лями, обусловливает необходимость интеграции управления проектами и измене­ниями. В теории и практике управле­ния изменениями разработано избыточное ко­личество моделей, диапазон которых варьиру­ется от классических моделей запланированных изменений (К. Левин, Дж. Коттер, модели орга­низационного развития) до моделей самораз- вивающихся изменений (И. Нонака, П. Сенге, М. Коэн, Дж. Марч). Для обеспечения эффек­тивных преобразований инициативы «сверху вниз» (усилия, предпринимаемые руководст­вом компании и нацеленные на определение общего курса перемен), «снизу вверх» (ини­циативы команды сотрудников, участвующих в реализации локальных пилотных проектов) и по горизонтали (усилия межфункциональных команд при участии экспертов) должны быть интегрированы, развиваться одновремен­но и таким образом, чтобы взаимно усиливать друг друга. [16]

Ре­шение отмеченных проблем городской среды невозможно в рамках отдельно взятого проек­та или программы, а экономическое состояние города не позволяет финансировать масштаб­ные инициативы. Вместе с тем низкая социаль­ная активность населения не оставляет надеж­ды на спонтанную самоорганизацию граждан в решении проблем города. В настоящей рабо­те авторы считают, что адаптация успешного опыта создания офисов управления проектами в передовых отечественных и зарубежных ком­паниях позволит создать офис управления про­ектами улучшения городской среды как центр компетенций, экспертизы и совершенства в об­ласти разработки и реализации проектов, на­правленных на улучшение городской среды.

Концепция разработки офиса основана на применении междисциплинарного комплекс­ного подхода, сочетающего элементы систем­ной методологии управления проектами, ме­тоды управления изменениями в части балан­сирования инициатив «сверху вниз», «снизу вверх» и экспертных, а также институциональ­ной теории для исследования институциональ­ной динамики создаваемого офиса. Исследова­ние базируется на использовании методологи­ческого конструирования и моделирования.

2.3 Основные этапы создания офиса управления проектами по улучшению городской среды в городе Омске

Разработка офиса управления проек­тами улучшения городской среды в городе Омске. Исследование успешного опыта созда­ния и функционирования офисов управления проектами и их эмпирически выявленных фор­матов (конфигураций) позволило сформулиро­вать следующие функции предлагаемого к соз­данию офиса управления проектами улучше­ния городской среды:

-аналитическая и методическая поддерж­ка проектов улучшения городской среды;

-взаимодействие с городской админист­рацией и казенными учреждениями города с це­лью формирования заказов на подобные про­екты и проектных команд для их реализации;

-формирование и ведение архива ини­циатив улучшения городской среды, включая описание успешного опыта реализованных про­ектов в России и за рубежом;

-ведение базы данных городских инициа­тив, в том числе посредством работы офиса;

-ведение базы данных волонтеров;

-проведение мероприятий, направленных на популяризацию проектного управления, ак­тивизацию волонтерского движения, инициа­цию проектов улучшения городской среды.

Уникальность данного офиса заключается в интеграции и адаптации хорошо зарекомен­довавших себя моделей проектно-ориентиро­ванного управления, самоорганизации и краудсорсинга, балансирования ини­циатив в управлении изменениями:

1. Идея создания офиса базируется на функционале проектного офиса компании как центра аккумуляции, обработки и приращения знаний в области управления проектами, ин­формационно-аналитического сервиса для ру­ководства компании и информационно-мето­дического сервиса для проектных команд. Кон­цепция офиса управления проектами активно используется в компаниях, внедривших про­ектное управление. Эта идея переносится на уровень местного самоуправления, адаптиру­ется в масштабах города и для конкретного класса проектов - проектов улучшения город­ской среды.
2. В основу создания офиса заложены принципы самоорганизации и краудсорсинга. Подобные площадки, где встречаются авторы идей и потенциальные исполнители, довольно хорошо представлены в России и за рубежом, доказали свою эффективность.
3. Офис подразумевает активное сотруд­ничество с городской администрацией и казен­ными учреждениями для формирования меж- функциональных команд. Вузы давно выстрои­ли подобные связи для организации практики студентов и их трудоустройства. В предлагае­мом офисе данная форма приобретает более широкие масштабы, поскольку позволяет со­брать в рамках команды студентов и специа­листов разного функционала. Инициативы «сверху вниз» предполагают координируемую органами власти целенаправленную деятель­ность по улучшению городской среды, ини­циативы «снизу вверх» реализуются за счёт волонтерского движения граждан и компаний города, «экспертная» составляющая предпола­гает помощь экспертов-консультантов. По мне­нию авторов настоящей статьи, описанные вы­ше проблемы города не могут быть решены ка­ким-то одним способом, необходимо баланси­рование инициатив. Создаваемый офис управ­ления проектами улучшения городской среды и выступает центром интеграции инициатив и «сверху вниз», поскольку предполагает взаи­модействие с городской администрацией и ка­зенными учреждениями в части получения за­казов, и «снизу вверх», поскольку привлекает авторов идей и волонтеров для их реализации, и экспертных - в лице команды создаваемого офиса. У одного из авторов статьи есть подоб­ный опыт работы с проектами региональных исполнительных органов власти в рамках Пре­зидентской программы подготовки управлен­ческих кадров.

В результате каждый компонент идеи, обоснованию которой посвящена настоящая статья, не нов, имеет аналоги. Однако бизнес- модель проекта, интегрирующая и адаптирую­щая три хорошо зарекомендовавшие себя мо­дели, представляется уникальной.

По мнению авторов, в результате созда­ния данного офиса будут инициированы и реа­лизованы проекты по заказам городской адми­нистрации и на основе идей волонтеров, в том числе в первый год работы офиса планируется реализовать не менее трех проектов. Кроме то­го, будут инициированы и реализованы проек­ты, хорошо зарекомендовавшие себя в других регионах и странах, благодаря доступу к архи­ву инициатив улучшения городской среды. В долгосрочной перспективе это приведёт к рос­ту мотивации участия в проектах улучшения городской среды, собственно улучшению го­родской среды, замедлению оттока активного населения из города.

Команда проекта по созданию офиса под руководством одного из авторов статьи отли­чается высоким профессионализмом и вклю­чает в себя специалистов в области управле­ния проектами, бизнес-планирования, медиа­коммуникаций, социальной работы, юриспру­денции, финансового менеджмента. Следует особо подчеркнуть, что офис создается исклю­чительно на добровольческих началах, вся ра­бота по созданию и поддержанию работы офи­са осуществляется командой проекта безвоз­мездно, поскольку основными мотивами явля­ются профессиональная самореализация и во­лонтерство. Планируемые к реализации услуги по информационно-методическому сопровож­дению и курированию проектов будут предос­тавляться бесплатно.

Срок, необходимый для создания и запус­ка офиса, составляет 1 год. План мероприятий по созданию офиса и их результаты отражены в табл. 1.

Таблица 1- План работ по созданию офиса управления проектами улучшения городской среды в городе Омске

Бюджет проекта создания офиса нахо­дится в стадии разработки и будет зависеть от размера привлеченных командой спонсорских средств.

Исходя из сформулированных функций и будущих результатов работы данного офи­са, можно выделить его следующих активных стейкхолдеров:

• Авторы и инициаторы идей проектов улучшения городской среды смогут получить информационно-методическую поддержку и консультационные услуги по разработке и реа­лизации проектов, помощь в формировании ко­манды, найти единомышленников, собрать ко­манду для реализации своего проекта, обме­няться мнениями.
• Волонтеры получат возможность найти объект приложения своих сил, энергии и про­чих ресурсов. Офис будет способствовать во­влечению молодёжи, которая ищет возмож­ность самовыражения, но пока в силу возраста не обладает достаточным уровнем знаний для реализации проектов. Активизация студенче­ской молодежи будет происходить и благода­ря большему предложению новых интересных проектов, когда носители идей смогут полу­чить поддержку.
• Студенты, обучающиеся по профиль­ным направлениям, таким как «Управление проектами», «Государственное и муниципаль­ное управление», «Организация работы с мо­лодежью», «Социальная работа» и пр., смогут получить опыт участия и руководства конкрет­ными проектами.
• Городские органы исполнительной власти и органы местного самоуправления получат помощь в решении проблем. Город­ские департаменты получат возможность реа­лизовать проекты в сфере своего круга обя­занностей силами волонтеров, курируемых профессионалами в области управления про­ектами. Офис должен стать эффективным пу­тем к взаимопониманию между обществом и властью, что будет способствовать становле­нию цивилизованного социально развитого общества.

В числе пассивных стейкхолдеров отме­тим жителей города, поскольку создание офи­са приведет к инициации и реализации проек­тов улучшения городской среды.

Рассмотрим критерии успешности созда­ния офиса управления проектами улучшения городской среды:

1. положительная динамика количества реализованных проектов улучшения городской среды;
2. востребованность информационно-ме­тодических материалов - заявки на обучаю­щие семинары, количество скачиваний, про­смотров и пр.;
3. положительная динамика размещён­ных на сайте офиса идей проектов улучшения городской среды;
4. положительная динамика зарегистри­рованных на сайте волонтеров для участия в проектах улучшения городской среды, а также соотношения количества зарегистрированных волонтеров, принявших участие хотя бы в од­ном из проектов, к общему числу зарегистри­рованных волонтеров.