Файл: Проект и организационная структура компании (Оценка эффективности организационных систем).pdf

Бюрократическая (механистическая) модель. За ней структура организации опирается на систему формальной власти. Выделяют следующие черты бюрократической организации: наличие четкого распределения уровней и должностей, назначение на которые должно происходить на основе экспертного заключения; основой организации является логическая схема развития, которая обеспечивает единство в выполнении заданий; организация устоявшуюся иерархию должностей; менеджеры придерживаются определенной дистанции в отношении подчиненных; прием на работу и карьера в организации опираются на профессиональную подготовку. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение.

В бюрократической модели заложена потенциал проявления при определенной ситуации таких негативных явлений, как жесткость, некомпетентность, волокита, неэффективность и бессмысленность правил. Свои преимущества (универсальность, предсказуемость и производительность) бюрократическая система может реализовать при следующих условиях: известны общие цели и задачи организации; работа в организации может делиться на отдельные операции; общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы можно было реализовать ее на основе централизованного планирования; выполнения работы ииидивидом может достоверно измеряться; денежное вознаграждение мотивирует работника; власть руководителя признается как законная.^[10]

Бихевиористские (органическая, поведенческая) модель. Эта модель появилась в контексте функционирования школы человеческих отношений. Она основывается на развитии групп в организации и процессов человеческих взаимоотношений. Процесс определения целей является децентрализованным и заключается в групповой ответственности. Процесс коммуникации предполагает свободное движение информации в организации. Процесс принятия решений происходит на всех уровнях организации через групповое обсуждение.

Понятие "органический подход" впервые ввели Т. Варне и Д. Стакер в книге "Управление инновациями" (1961 г.). По их вызначением, органической такая структура, которая в большей степени базируется на бригадной работе, обладает гибкостью и меньше связана с правилами, характерными для традиционной иерархической построения управления. В более поздних работах органическую структуру стали рассматривать как модель, которая может существенно повлиять на развитие экономики.

Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффективность в условиях, когда используется не рутинная технология (высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и представляет собой сложное и динамичное внешнее окружение. Характеристики и условия эффективного применения механистического и органического подходов в проектировании организации представлены в Таблице 1:

Таблица 1. Характеристика и условия эффективного использования механистического и организационного подходов к проектированию организации

Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям. Если механистический подход ориентирует организацию на высокие структурированные роли, то описание работы по органического подхода может состоять всего из одной фразы: "Делайте то, что вы считаете необходимым для выполнения работы". По органического подхода из-за отсутствия ясных оценок и стандартов работником больше движет само-мотивация и внутренняя вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.

2.2. Процесс организационного проектирования

Проектирование как процесс состоит из функционально связанных этапов по созданию проекта:

- Предпроектные работы;

- Техническое проектирование;

- Рабочее проектирование.

На предпроектной этапе предполагается проведение прикладных исследований, анализ возможных вариантов решения проектных задач, осуществления подготовки исходных данных, то есть установление целей, задач, объектов и объемов работ, проведение расчетов о наличии необходимых ресурсов на их выполнение, определение состава исполнителей, подготовка технического задания , проведение предварительной оценки эффективности проектных решений.

На этапе технического проектирования предусматривается обоснование окончательного комплекса организационных решений, дает полное представление о организационные нововведения, которые предусматриваются в моделируемой или вновь проектируемой системе.^[11]

На этапе рабочего проектирования осуществляется выпуск полного комплекта рабочей документации; завершает весь комплекс работ по проектированию экспертиза организационных проектов.

В самом общем виде относительно производственных систем организационный проект включает следующие разделы:

1. Общесистемный описание объекта проектирования: общая характеристика; производственная и организационная структуры; численность персонала; оценки эффективности проектных решений.

2. Организационные решения, принадлежащих к подсистеме производства: производственный процесс в пространстве; производственный процесс во времени; разделение труда в основном, вспомогательном и обслуживающих производствах; формы организации труда; организация обслуживания рабочих мест; уровень механизации и автоматизации труда; меры безопасности.

3. Организационные решения, относящиеся к управляющей подсистемы в целом: структура; методы управления; технологии управления; коммуникации; численность и состав персонала; функциональное разделение труда.

4. Организационные решения, принадлежащих к отдельным функциям управления: технико-экономическое, оперативно-производственное планирование и управление; линейное управление; материальное обеспечение; маркетинг; учет; обслуживания.

5. Организационные решения, принадлежащих к подготовке производства: технические, экономические, организационные, социальные аспекты на различных этапах создания и освоения нововведений.

6. Организационные решения по п. 1-5, относящихся к структурных подразделений низшего уровня.

Представлены разделы и состав организационного проекта могут быть детализированы по отдельным задачами и процедурами соответствии с конкретными условиями проектирования. Например, организационные решения, принадлежащих к построению производственного процесса в пространстве и времени, при дальнейшей конкретизации включают проектирование зданий, сооружений, производственных помещений, размещения оборудования, схем построения производственных и информационных потоков. При проектировании организационных решений по отдельным функциям управления детализируется описание каждой функциональной подсистемы, разрабатываются положения о подразделениях, их структура и штатное расписание, рекомендации по технологии принятой решений методами обработки информации.

Разумеется, приведенный в качестве примера содержание организационного проекта не является обязательным для исполнения. Он может быть изменен в зависимости от конкретизации целей проектирования, условий функционирования системы, сложности, новизны, отраслевой принадлежности объектов проектирования. Но основной принцип подхода остается, и содержание его сводится к тому, что объективная необходимость организационного проектирования существует в гораздо больших объемах, чем это считается сегодня, и этот вид организационной деятельности должен осуществляться комплексно, системно, охватывая широкий спектр целенаправленных мер, а не разрозненные, локальные мероприятия.^[12]

В процессе проектирования структуры организации выделяют три этапа.

1. Анализ организационной структуры, действует. Он призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, то есть насколько организационная структура является рациональной с точки зрения установленных критериев оценки.

К критериям оценки обычно относят принципы управления:

- Соотношение между централизацией и децентрализацией;

- Объем контрольных функций, установленный для каждого уровня управления; анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, распределение полномочий и ответственности);

- Анализ функций управления (способы и технология принятия управленческих решений, принципы и методы мотивирования работников)

- Оценка деятельности (изменение технологии, углубление межорганизационный сотрудничества, внедрение инноваций).

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины очень медленного повышения эффективности управления.

2. Проектирование организационных структур. Социальная организация - чрезвычайно сложная система, включающая ряд подсистем: производственную (технологическую), экономическую, социальную, информационную, административную. Одни подсистемы поддаются рациональному проектированию, а другие (например, социально-психологические) вследствие большого количества переменных, которые нельзя описать только рациональными величинами, требуют диалектического подхода к качественному и количественному описанию их функций и задач. Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управления. Ее сущность заключается в количественно качественном подходе к оценке организационных структур, сочетании формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов, экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных проектов.

3. Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации задач, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых решений.

2.3. Методы проектирования организации

Совершенствования управления и повышения эффективности деятельности организации зависят от развития методов проектирования организационных структур.

Это связано с такими моментами:

- В новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требования рыночных отношений;

- В сферу управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами;

- При создании структуры следует опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

- В процессе проектирования сложного механизма - механизма управления - следует полагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированным критерием оптимальности. Эта проблема имеет многокритериальный характер. Поэтому она может быть решена на основе сочетания научных методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.