Файл: Документирование и инвентаризация (Основные правила составления и оформления документов).pdf

Глава 2 Понятие, виды и порядок проведения инвентаризации

2.1 Сущность, значение и виды инвентаризации

Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является его реальность и точность информации. Для выполнения указанных требований предприятия проводят инвентаризацию ценностей и обязательств.

Инвентаризация (от лат. opis) - проверка наличия и состояния имущества в натуре при последующем сопоставлении полученных данных с учетными показателями. Однако в настоящее время на предприятиях возникли новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но также подлежат инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, поскольку ей подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета, как нематериальные активы, финансовые вложения, займы и др.[6, с.126]

Инвентаризация имеет большое контрольное значение и является необходимым дополнением к документации. Она позволяет учитывать те явления, которые не находят отражения в первичных документах, ибо не поддаются повседневному учету. Это - потери, возникшие по естественным причинам (усушка, распыл, раструска и т.п.), неточности при приеме или отпуске ценностей (промеры, просчеты, провесы, пересортица), ошибки в учете (в подсчетах, при неправильном отражении документальных данных в счетах), хищения, обвесы, обмеры, обсчеты.

Цель инвентаризации - обеспечение достоверности и полноты учетных данных.

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление наличия нематериальных активов, материальных ценностей и денежных средств (основных средств, материалов, товаров и т.д.) в натуре;
• контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление материальных ценностей с просроченным сроком хранения, частично потерявших свое первоначальное качество;
• выявление неиспользованных материальных ценностей с целью их последующей реализации;
• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
• проверка реальности оценки учтенных на балансе материальных ценностей, денежных средств в кассах, на счетах учреждения банка, денежных средств в пути;
• выявление реальной дебиторской задолженности и обязательств. [4, с.327]

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в установленные сроки, а в случаях смены материально ответственных лиц - в день приема-передачи ценностей (дел).

Кроме того, инвентаризация проводится:

• при установлении фактов кражи, ограбления, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - немедленно по установлении таких фактов;
• при пожаре или стихийных бедствиях (наводнения, землетрясения и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
• при переоценке материальных активов;
• при передаче, разделении или ликвидации предприятия (экономического субъекта);
• по требованию проверяющих органов.

В зависимости от полноты охвата проверкой ценностей инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация предусматривает проверку всех видов имущества и состояния расчетов. Проводят ее, как правило, в конце года с тем, чтобы обеспечить полноту отражения всех хозяйственных операций в годовом отчете.

Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды материальных ценностей и денежных средств в определенных местах хранения. К частичной относится, к примеру, инвентаризация материалов или товаров у отдельного материально ответственного лица, инвентаризация денежных средств в кассе.

В зависимости от способа проведения и характера инвентаризации бывают плановые (объявленные, назначенные), внеплановые (внезапные) и ликвидационные.

Плановые (объявленные, назначенные) проводятся по заранее составленному графику. К плановым относятся и годовые инвентаризации, которые имеют большое значение для предприятий. Они проводятся в соответствии с планом, составленным руководителем и учетной политикой предприятия, а также перед составлением годовой бухгалтерской отчетности с целыо обеспечения реальности ее показателей. До представления годового отчета на основании утвержденных руководителями предприятия результатов инвентаризации должны быть внесены соответствующие записи в учетные регистры на конкретных счетах.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся по мере необходимости по распоряжению или требованию администратора, собственника, контролирующих и судебных органов, в случае стихийных бедствий, при переоценке ценностей, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

Ликвидационные инвентаризации связаны с закрытием предприятия или фирмы и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемого предприятия, как правило, имеются долги, которые нужно оплатить.

На администрацию предприятия возлагается большая ответственность за своевременное и правильное проведение инвентаризации и выявление ее результатов. Она обязана создать все условия для этого.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру в натуре, пересчету и т.д. все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, отдельных товарно-материальных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету, взвешиванию один или несколько видов товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации используют при осмотре объемов фактически выполненных работ для выявления их реальности, установления сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Подобные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время на их выполнение. Однако они не гарантируют безусловной объективности в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью его размер. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию. Классификация инвентаризаций представлена на схеме (Приложение А).

Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности.

Главные бухгалтеры совместно с руководителями подразделений и служб обязаны тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

2.2 Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация влияет на нормальный ход производства, отражается на ритмичности хозяйственных процессов, потому ее необходимо проводить только в случае действительной необходимости. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).

Инвентаризации присущи следующие этапы:

1. Подготовка.
2. Непосредственное проведение.
3. Выявление и отражение результатов.

Подготовка инвентаризации предусматривает создание необходимых условий для ее нормального проведения. С этой целью предпринимают определенные организационные и бухгалтерские меры.

Организационные меры предусматривают:

1. четкое определение объекта и сферы охвата инвентаризацией имущества (товары, материалы, деньги, задолженность и т.д.);
2. издание приказа о проведении инвентаризации ответственными работниками, в котором указывается состав комиссии, ее председатель, место проведения, начало и окончание инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за исполнением приказов. Одновременно с контрольным пломбиром он вручается комиссии перед началом проведения инвентаризации;
3. создание условий для работы инвентаризационной комиссии;
4. принятие комиссией необходимых организационных мер. [2, с.608]

При формировании инвентаризационной комиссии в ее состав необходимо включать опытных работников, хорошо знающих инвентаризуемые ценности, методы их оценки и учет. Запрещается в качестве председателя комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц назначать одного и того же работника два раза подряд.

Комиссии осуществляют инвентаризацию нематериальных и материальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств непосредственно в местах хранения и производства по каждому материально ответственному лицу отдельно.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ценностей комиссия обязана:

• обеспечить при проведении инвентаризации явку всех ее членов;
• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• снять остатки наличия денежных средств в кассе и потребовать составление на день инвентаризации отчета по кассе;
• установить выручку текущего дня по показаниям счетчиков кассового аппарата, сдать выручку в центральную кассу торгового предприятия;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
• получить от материально ответственных лиц подписку со следующим содержанием:

- за какими ценностями несет ответственность и где они расположены;

- имеются ли ценности без оправдательных документов;

- имеются ли ценности, по которым выписаны соответствующие документы, но еще не отпущены.

• получить последний (на момент инвентаризации) реестр приходных и расходных документов или отчеты о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств;
• завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам о движении товаров и тары, с указанием "до инвентаризации" (дата), что должно служить бухгалтерским основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Бухгалтерские меры включают:

• 1. отражение на счетах бухгалтерского и аналитического учета всех экономических операций, что имели место, до инвентаризации;
  2. проверку правильности и точности отражения на счетах экономических операций путем сопоставления бухгалтерских данных с данными оперативного учета (учетные регистры, карточки аналитического учета);
  3. составление оборотной ведомости по товарам, материалам и другим ценностям с целью установления количества и суммы, числящихся по учетным данным на день инвентаризации. [10, с.375]

Непосредственное проведение инвентаризации предусматривает осуществление определенных работ, которые включают подсчет, пересчет и запись в инвентаризационные описи. Наличие ценностей при этом определяется путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Нельзя допускать беспорядочного перехода проверки от одного вида товара к другому.

При инвентаризации большого количества весовых товаров, материалов, готовой продукции составляют ведомости отвесов.

В конце рабочего дня или по окончании перевески данные ведомостей сличаются и выведенный итог вносится в описи.

Тара записывается отдельно по видам и целевому назначению (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.)

Наличие имущества, находящегося на ответственном хранении или арендованного, не может быть установлено путем физического пересчета, поэтому за основу берут данные бухгалтерского учета, имеющиеся в бухгалтерии.

Данные, установленные при инвентаризации, отражаются в инвентаризационной описи. Инвентаризационная опись - это первичный учетный документ, отражающий наличие ценностей, выявленных в процессе инвентаризации.

Описи составляются отдельно по местам хранения, по материально ответственным лицам, по испорченным, просроченным ценностям. Отдельные инвентаризационные описи составляются также на имущество, находящееся па ответственном хранении или арендованное.

Описи могут быть заполнены как средствами автоматизации, так и ручным способом.

На каждой странице инвентаризационной описи указываются порядковые номера и наименование ценностей, их общее количество, вне зависимости от единицы измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.).

Количество товаров, материалов, находящихся в неповрежденной упаковке поставщика в виде исключения может быть определено на основании приходных документов при обязательной проверке в натуре (по выбору) части этих ценностей.